Prawda jest brutalna. Brak jednego pracownika niesie za sobą szereg konsekwencji, ponieważ to realne straty finansowe, opóźnienia w produkcji, zakłócenia w całym łańcuchu operacyjnym i przeciążenie zespołu. W wielu przedsiębiorstwach produkcyjnych oraz logistycznych ten nieobsadzony przez jeden dzień wakat może oznaczać przestoje, a w rezultacie niewywiązanie się z kontraktów i niezadowolenie klientów. A mimo to koszt ten bywa często bagatelizowany i często niezauważalny, ponieważ początkowo “w tabelach się wszystko zgadza”. Warto więc zastanowić się, czy koszt braku pracownika przewyższa podniesienie stawki, jakie są tego długofalowe skutki oraz jak można temu zapobiec przez optymalizację zatrudnienia i outsourcing.
Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na bezpośrednie koszty wakatu, czyli przestoje w produkcji i logistyce. Wydajność całej linii może ulec wyraźnemu spadkowi, ze względu na jedno nieobsadzone stanowisko. Oczywistym faktem jest to, że przestoju w produkcji oznacza utraconą sprzedaż lub opóźnione dostawy. Warto również tutaj wspomnieć o dodatkowych nadgodzinach, które są zlecane w trybie nagłym. Wiązać się to będzie oczywiście z dodatkowymi kosztami, które pracodawca musi ponieść. Podwyżki mogą kształtować się z 20 zł za godzinę na 25 zł lub 30 zł, a mówimy tutaj wciąż o jednym pracowniku, gdzie jak wiemy, jeden pracownik nie będzie w stanie wypełnić dwóch etatów, więc trzeba będzie podzielić pracę na kolejnych. Oczywiście to nie koniec, ponieważ w ostatecznym rozrachunku pojawia się również niemały koszt wdrożenia nowej osoby. W jego skład wchodzą szkolenia, wdrożenie i zwiększony nadzór nad nowy pracownikiem. Statystycznie, jest to zazwyczaj 1–2 tygodnie wypłaty pełnej stawki plus koszt nadzoru ze strony bardziej doświadczonych pracowników. W praktyce oznacza to wydatek sięgający od 3 000 do 6 000 zł na osobę.
Pośrednie koszty są mniej widoczne, ale równie dotkliwe. Koszt rotacji pracowników według danych z bibliotekanauki.pl może sięgać od 30% do nawet 200% ich rocznego wynagrodzenia. Raport NBP szacuje, że roczny koszt rotacji w Polsce to 6 miliardów złotych, co odpowiada 0,35% PKB. Utrata know-how, dezorganizacja, frustracja zespołu i wzrost absencji chorobowej to naturalne konsekwencje braku stabilności kadrowej. Z badań wynika, że w firmach o wysokiej rotacji wzrasta liczba błędów operacyjnych aż o 17% i notuje się o 30% wyższą liczbę reklamacji.
Opierając się na przykładzie, będziemy w stanie lepiej zobrazować przedstawione wyżej koszty. Magazyn zatrudniający 50 pracowników przy miesięcznej rotacji na poziomie 5% (czyli przyjmując średni poziom rotacji w firmach fizycznych i produkcyjnych – od 40% do 60% rocznie, co daje 3,3–5% miesięcznie) traci średnio 2,5 osoby miesięcznie. Oznacza to, że co miesiąc jest konieczne znalezienie i wdrożenie nowych pracowników, aby utrzymać bieżącą wydajność. Przy przeciętnym wynagrodzeniu 5 843 zł brutto i koszcie rotacji na poziomie 50% rocznego wynagrodzenia, każda utrata pracownika kosztuje około 35 058 zł. Oznacza to miesięczne koszty rotacji rzędu 87 645 zł, a roczne – aż 1 051 740 zł. Nawet pozornie niewielkie przerwy są kosztowne: 2 dni przestoju zmiany to strata równa około 3 900 zł, a nadgodziny zastępcze mogą kosztować kolejne 1 040 zł. W sumie daje to 4 940 zł bez uwzględnienia długofalowego wpływu na morale i jakość pracy. W przypadku awarii, gdy wymagany jest pełny zespół, opóźnienie o 24 godziny może wygenerować dodatkowe kary umowne (np. za przekroczenie terminu dostawy, niedotrzymanie warunków SLA lub opóźnienie w realizacji zlecenia) sięgające nawet 10 000 zł – szczególnie w branży e-commerce i FMCG.
Warto też pamiętać, że koszt przerwy to nie tylko pieniądze – to też utrata tempa, pogorszenie organizacji i większe napięcie w zespole.
Co zatem jest bardziej opłacalne - podniesienie stawki czy ponoszenie kosztu braku pracownika? Rozważmy sytuację, w której firma decyduje się na 10-procentową podwyżkę wynagrodzenia. Dla 50 pracowników zarabiających średnio 5 843 zł brutto miesięcznie daje to roczny koszt podwyżek na poziomie 350 580 zł. Tymczasem przy rotacji na poziomie 5% firma traci rocznie około 1 051 740 zł (przy koszcie rotacji wynoszącym 50% rocznego wynagrodzenia). Różnica jest trzykrotna. Redukcja rotacji do 2% poprzez poprawę warunków zatrudnienia mogłaby ograniczyć te koszty do około 420 696 zł, czyli nadal mniej niż podwyżka. Nawet przy wyższej stawce finansowy bilans okazuje się korzystniejszy.
Warto również zaznaczyć, że firmy, które w kontrolowany sposób podnoszą stawki, częściej przyciągają lepszych kandydatów, którzy z kolei szybciej osiągają pełną wydajność pracy. Oszczędność z tego tytułu w dużych zespołach sięga nawet kilkuset tysięcy złotych rocznie.
Co więcej, dane z rynku pracy pokazują, że już niewielka zmiana w wynagrodzeniu podstawowym może znacząco zwiększyć retencję pracowników, zwłaszcza na stanowiskach o niskim progu wejścia. Z badań PARP wynika, że niskie wynagrodzenie to jedna z dominujących przyczyn rotacji wśród pracowników fizycznych. Natomiast firmy, które oferowały stawki wyższe o zaledwie 5–10% względem średniej rynkowej, notowały o 38% niższą rotację w pierwszych sześciu miesiącach zatrudnienia.
Warto zaznaczyć, że wspomniana podwyżka nie musi dotyczyć wszystkich pracowników – wystarczy skupić się na stanowiskach krytycznych operacyjnie lub tych z największą fluktuacją. Można też przemyśleć zastosowanie mechanizmów elastycznych, takich jak premie frekwencyjne, dodatki sezonowe lub zachęty za dłuższy staż, jednakże w tych przypadkach należy jasno opisać zasady otrzymywania dodatkowego wynagrodzenia. Tego rodzaju działania są nie tylko mniej kosztowne niż ciągła rekrutacja, ale zwiększają dodatkowo zaangażowanie pracowników i ich poczucie przynależności do firmy.
Podjęcie decyzji o podniesieniu stawki nie oznacza automatycznie wzrostu kosztów – szczególnie gdy skompensowana jest przez zmniejszenie rotacji, niższe wydatki na rekrutację, szybsze wdrożenia i lepszą jakość pracy. Krótkoterminowa inwestycja w lepsze warunki może przełożyć się na długoterminową stabilność, większą przewidywalność operacyjną i lepsze wyniki finansowe.
Aby zapobiegać przerwom w zatrudnieniu, należy zwrócić uwagę na kluczowy aspekt, którym z pewnością jest optymalizacja zatrudnienia. Outsourcing pracowników pozwala utrzymać rezerwy i szybką reakcję w przypadku nieobecności. Ważna jest również automatyzacja procesów rekrutacyjnych i uproszczenie procedur wdrożeniowych. Dużą rolę odgrywa również regularne sprawdzanie wskaźników takich jak rotacja, absencja i czas wdrożenia nowej osoby - pozwalaja to kontrolować i przewidywać potrzeby kadrowe. Coraz większą popularność zyskują w firmach programy „early warning”, których zadaniem jest raportowanie ryzyka kadrowe z tygodniowym wyprzedzeniem.
Istotne jest również dobre przygotowanie od strony organizacyjnej. Warto mieć listę kandydatów „na zapas”, współpracować z agencją, która może szybko wysłać pracownika na zmianę, oraz szkolić ludzi tak, by mogli zastępować się nawzajem w razie potrzeby.
Wdrożenie prostych rozwiązań może stanowić skuteczne ubezpieczenie od kosztów wakatu.
Brak pracownika to nie tylko ryzyko operacyjne, ale również ryzyko naruszenia przepisów. Dlaczego? Ponieważ jeśli zespół jest niekompletny, może dojść do naruszeń czasu pracy, nieprzestrzegania zasad BHP lub braku odpowiedniego nadzoru. W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, takie sytuacje mogą skutkować karami administracyjnymi. W branży spożywczej czy logistycznej konsekwencje braku wymaganych certyfikatów lub przeszkolenia nowego pracownika mogą sięgać nawet 30 000 zł. Co więcej, przestoje narażają firmy także na utratę licencji, opóźnienia w realizacji ISO czy niewywiązanie się z norm HACCP (Analiza Zagrożeń i Krytycznych Punktów Kontroli ang. Hazard Analysis and Critical Control Points).
Brak wykwalifikowanych osób może również oznaczać niedopełnienie obowiązków wynikających z wewnętrznych procedur compliance, takich jak raportowanie incydentów, archiwizacja dokumentacji kadrowej czy przestrzeganie polityk wewnętrznych (np. polityki przeciwdziałania mobbingowi lub równemu traktowaniu). W praktyce oznacza to ryzyko naruszenia nie tylko przepisów krajowych, ale także wewnętrznych standardów korporacyjnych, co w przypadku firm zagranicznych może wiązać się z sankcjami finansowymi lub ograniczeniem współpracy z głównym kontrahentem.
Nie można też zapominać o ryzyku związanym z umowami handlowymi. Brak odpowiedniego personelu może skutkować niedotrzymaniem warunków SLA (Service Level Agreement), a tym samym narazić firmę na kary umowne lub utratę zaufania ze strony kluczowych klientów. W branżach wymagających certyfikacji (np. automotive, farmacja, żywność) niewystarczająca obsada może uniemożliwić przeprowadzenie audytu zewnętrznego, co będzie skutkować wstrzymaniem produkcji lub zakazem wprowadzania produktu na rynek.
W przypadku braku magazyniera, produkcja jest zmuszona czekać. W przypadku braku operatora, serwis techniczny również się opóźnia. Wspomniane przykłady pokazują, że brak pracownika nie dotyka tylko jednej zmiany, ale często znacząco wpływa na inne działy w firmie, które muszą nadrabiać obowiązki. W rezultacie, będzie to prowadzić do nadgodzin, konfliktów i błędów. Działy logistyki, serwisu i administracji będą notować więcej zgłoszeń, reklamacji i błędów ewidencyjnych. Z danych PIP wynika, że w 2023 roku ponad 43 000 pracowników złożyło skargi dotyczące warunków pracy, w tym wielu sygnalizowało nadmierne obciążenie obowiązkami — co bez wątpienia wiąże się z brakami kadrowymi.
Niewystarczająca liczba pracowników wpływa również na efektywność zarządzania – menedżerowie liniowi zamiast zajmować się rozwojem zespołów, koncentrują się na rozwiązywaniu bieżących problemów. Działy HR z kolei są zmuszone do nieustannej rekrutacji i onboardingu, kosztem projektów strategicznych. Nawet działy sprzedaży mogą odczuć skutki braków kadrowych w produkcji – opóźnienia w realizacjach zleceń obniżają wiarygodność handlową firmy, co może ostatecznie doprowadzić do utraty klientów lub renegocjacji umów. Patrząc na to z szerszej perspektywy, problemy kadrowe przekładają się więc nie tylko na jednostkowe stanowiska, ale na kondycję całej organizacji.
Firmy, które inwestują w stabilność, zyskują przewagę konkurencyjną. Mają mniejsze przestoje, lepsze morale zespołu i wyższe wskaźniki retencji. Załóżmy hipotetycznie, że firma produkcyjna zatrudniająca 200 pracowników redukuje rotację z 10% do 4%. Przy średnim koszcie rotacji może to oznaczać oszczędność rzędu 0,5 mln zł rocznie (na podstawie uproszczonego modelu kalkulacji kosztów). Tymczasem dane Polskiego Instytutu Ekonomicznego pokazują, że aż 41% MŚP nie ma strategii zatrzymania pracowników, mimo że braki kadrowe są jednym z ich głównych wyzwań.
Od czego zacząć? Proponujemy stworzenie rachunek rotacji, który uwzględni koszt braku pracownika, koszt wdrożenia i koszt rotacji. Inwestycja w stawkę, która zatrzyma ludzi, a nie tylko reaguj na kryzysy, również jest dobrym pomysłem. Zachęcamy również do współpracy z partnerem, który pozwoli Ci utrzymać operacyjną ciągłość bez przeciążania zespołu. Bo koszt wakatu to nie tylko liczba w Excelu – to realne, mierzalne i powtarzalne straty, których można uniknąć. Firmy, które dziś inwestują w stabilność zatrudnienia, jutro nie będą musiały inwestować w naprawianie kryzysu.