Obowiązek wizowy coraz mocniej wpływa na funkcjonowanie polskiego rynku pracy. Dla firm oznacza to nowe wyzwania związane z dostępnością pracowników i organizacją procesów kadrowych. Warto przyjrzeć się, jak te zmiany kształtują realia zatrudnienia i czego mogą spodziewać się przedsiębiorcy w najbliższych latach.

Obowiązek wizowy w praktyce biznesowej.
Strategie radzenia sobie z nowymi wyzwaniami.
Główne zagrożenia dla firm.
Wiza – przeszkoda czy narzędzie kontroli?
Wnioski dla HR i operacji.
Luka kadrowa i realia polskiego rynku pracy.
Rosnąca rola cudzoziemców mimo dodatkowych formalności.

Wprowadzenie: wizy w centrum uwagi rynku pracy

Od dłuższego czasu, obowiązek wizowy nie jest już jedynie tematem politycznym. Wpływa on w znacznym stopniu na

• dostępność pracowników,
• czas pomiędzy ofertą pracą,
• rozpoczęciem wykonywania obowiązków służbowych,
• na ryzyko przestojów wynikających z błędów formalnych np. w składanych dokumentach.

Warto zaznaczyć, że w kraju nad Wisłą, wciąż wzrasta popyt na pracę cudzoziemców, a zaobserwować możemy to patrząc na liczby pracujących obcokrajowców. Pracodawcy w produkcji, logistyce czy budownictwie w praktyce planują dziś rekrutacje nie w ujęciu tygodni, ale całych cykli legalizacji i przyjazdu.

Główny Urząd Statystyczny podsumowuje skalę zjawiska wprost:

„W ostatnim dniu lutego 2025 r. pracę w Polsce wykonywało 1057,4 tys. cudzoziemców, tj. o 5,3% więcej niż w lutym 2024 r.”  (GUS, Cudzoziemcy wykonujący pracę w Polsce w lutym w 2025 r.)

Dynamika liczby cudzoziemców wykonujących pracę w Polsce według płci
Źródło: Główny Urząd Statystyczny

Co tak naprawdę oznaczają te dane?

Nawet w przypadku wprowadzania dodatkowych formalności (wiza, odpowiedni tytuł pobytowy), skala zatrudnienia cudzoziemców nadal rośnie.

Z tego powodu, HR nie może traktować obowiązku wizowego jako bariery, lecz jako dodatkowy krok w procesie, który należy zaplanować. Obranie takiej drogi, zwiększa szansę na utrzymanie dotychczasowych działań firmy, bez obawy o nagłą utratę tempa.

Warto również odnotować fakt, że od firm wymaga się obecnie innego podejścia do zarządzania personelem.

Nowoczesne podejście do rozwiązania problemu

Jeszcze nie tak dawno temu, wystarczyło znaleźć kandydata i podpisać z nim umowę.

Obecnie ta ścieżka jest wydłużona o kolejne kamienie milowe, a punktem krytycznym jest całym cykl legalizacji. Działy HR muszą ściśle współpracować z prawnikami i operacjami, gdyż wymagają tego skomplikowane wizowe procedury.

Do tego obrazu warto również dodać partnerów zewnętrznych takich jak np. agencje pracy. Jeśli pracodawca jest w stanie wbudować formalności w harmonogram swojej pracy, to agencje są w stanie w znacznym stopniu przyspieszyć ten proces. 

Obowiązek wizowy wpływa najmocniej na branże takie jak rolnictwo czy turystyka - w nich planowanie krótkoterminowe stało się niewystarczające, a firmy są zmuszone do planowania kadry pracowniczej nawet z wyprzedzeniem kilkumiesięczny.

O ryzykach

Należy pamiętać również o tym, że Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna otrzymały nowe kompetencje w zakresie weryfikacji legalności zatrudnienia.

Przedsiębiorstwa, które nie traktują nowych obowiązków dotyczących wiz i zezwoleń poważnie, ryzykują

• karami finansowymi,
• utratą wiarygodności w oczach klientów,
• zamknięciem działalności.

Z powyższych powodów, obowiązek wizowy nie może być traktowany jako część biurokracji, a element strategii biznesowego bezpieczeństwa.

Przedsiębiorstwa, które nie traktują nowych obowiązków dotyczących wiz i zezwoleń poważnie, ryzykują nie tylko karami finansowymi, ale też utratą wiarygodności w oczach klientów, a nawet zamknięciem działalności. Z powyższych powodów, obowiązek wizowy nie może być traktowany jako część biurokracji, a element strategii biznesowego bezpieczeństwa. 

Wiza jako bariera i filtr

Postawmy sprawę jasno.

Wiza to nie tylko dokument uprawniający do wjazdu na teren danego państwa. Wiza nie jest wyłącznie dokumentem wjazdowym. Jej cel musi być ściśle powiązany z planowanym zatrudnieniem – w innym wypadku, praca obcokrajowca będzie uznana w świetle prawa za nielegalną.

Sama obecność pracownika w Polsce nie wystarczy, jeśli nie posiada odpowiedniego tytułu pobytowego. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej stawia sprawę jasno:

„Podejmowanie pracy przez cudzoziemców – obywateli państw trzecich – jest możliwe w przypadku posiadania przez nich dokumentu dopuszczającego do rynku pracy (zezwolenia na pracę, zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi) oraz odpowiedniego tytułu pobytowego, uprawniającego do wykonywania pracy w Polsce” (MRiPS).

Natomiast Państwowa Inspekcja Pracy przypomina o konsekwencjach:

„Na podstawie art. 84 ust. 1 ustawy osoba odpowiedzialna za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi podlegać będzie karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł [...]” (PIP).

Co z tego wynika?

Reasumując powyższe informacje, możemy dojść do wniosku, że obowiązek wizowy ma podwójny charakter:

• Z jednej strony jest to administracyjna bariera, która skutecznie wydłuża proces oraz dodatkowo obciąża działy HR.
• Z drugiej jednak strony, możemy uważać ten obowiązek jako pewnego rodzaju filtr jakości, którego celem nie wyeliminowanie nielegalnych ścieżek i wzmocnienie prawnych działań przedsiębiorstwa.

Firmy nie chcą bezczynnie czekać na nowego pracownika, dlatego coraz więcej z nich zaczyna stosować specjalne procedury, które stanowią coś w rodzaju ”pre-onboardingu”. 

W ramach tego “programu”, gdy kandydat czeka na uzyskanie wizy, otrzymuje zbiór informacji na temat pracy, którą będzie wykonywał i przechodzi wstępne szkolenie online, a w tym czasie firma przygotowuje dla niego oraz innych kandydatów zakwaterowanie.

Jest to sposób na radzenie sobie z trudnościami, które powstały w wyniku zmian prawnych, a jednocześnie nowy i działający pomysł, na minimalizację ryzyka rezygnacji kandydata, ponieważ od pierwszego dnia pracy wie co ma robić i czego się spodziewać.

Niedobory pracowników i dane z rynku

Spadek liczby urodzeń, emigracja i wiele innych czynników sprawia, że nie możemy rozpatrywać deficytu pracowników w Polsce jako krótkotrwałego zjawiska.

Ostatnie lata pokazały, że firmy w logistyce, produkcji i budownictwie bardzo mocno opierają swoją działalność o pracę cudzoziemców. Fakty są takie, że bez ich obecności w naszym kraju, wiele procesów operacyjnych nie byłoby zrealizowanych w odpowiednich terminach. 

O czym mówią statystyki?

Mimo tego, dane GUS wciąż pokazują, że luka kadrowa jest wyraźna, a skoro Polacy nie chcą podejmować części pracy, konieczne jest planowanie zatrudnienia z uwzględnieniem formalności wizowych.

„W ostatnim dniu lutego 2025 r. pracę w Polsce wykonywało 1057,4 tys. cudzoziemców, tj. o 5,3% więcej niż w lutym 2024 r. W porównaniu do poprzedniego miesiąca ich liczba zwiększyła się o 1,2%.”
(Źródło: GUS, „Cudzoziemcy wykonujący pracę w Polsce w lutym w 2025 r.”, 12.08.2025)

Patrząc na te dane z perspektywy biznesu, popyt na pracę wykonywaną przez przybyszów z innych krajów stale rośnie, pomimo wprowadzania nowych i uciążliwych barier formalnych. Z drugiej jednak strony, pomimo ich skomplikowania, potwierdza to fakt, że procesy wizowe nie stanowią blokady systemowej, lecz element, który przedsiębiorstwa trzeba uwzględnić w swoich harmonogramach.

Cudzoziemcy w Polsce: trend wzrostowy mimo wiz

Wprowadzenie obowiązku wizowego nie zahamowało napływu obcokrajowców, a dane pokazuje nie tylko wzrost, ale również stopniowe zróżnicowanie w strukturach zatrudnienia. Zmiany zachodzą również w profilach pracowników - możemy zaobserwować zdecydowanie większy udział osób, które są zatrudnione na umowach cywilnoprawnych oraz zwiększoną liczbę kobiet, które podjęły zatrudnienie w Polsce.

„W analizowanej populacji cudzoziemców większość stanowili mężczyźni ‒ ich udział wyniósł 59,8% i było to o 0,3 p. proc. więcej niż w lutym 2024 r. i 0,1 p. proc. więcej niż miesiąc wcześniej. W stosunku do lutego 2024 r. wśród cudzoziemców wykonujących pracę zwiększyła się zarówno liczba kobiet, jak i mężczyzn – odpowiednio o 4,4% i 5,8%.”
(Źródło: GUS, „Cudzoziemcy wykonujący pracę w Polsce w lutym w 2025 r.”, 12.08.2025)

„Najliczniejszą grupą obcokrajowców wykonujących pracę w Polsce byli obywatele Ukrainy. Według stanu na 28 lutego 2025 r. było ich 708,9 tys., tj. o 2,7% więcej niż w analogicznym miesiącu poprzedniego roku oraz więcej o 1,0% niż w styczniu 2025 r.”
(Źródło: GUS, „Cudzoziemcy wykonujący pracę w Polsce w lutym w 2025 r.”, 12.08.2025)

Biorąc pod uwagę powyższe dane, obowiązek wizowy głównie formalizuje procesy i wpływa na ich strukturę, jednakże nie wpływa negatywnie na skalę zatrudnienia. Ze względu na “cięższą drogę” kandydaci, którym udało przejść się procedurę w pełni, są bardziej zmotywowani i chętni do podjęcia stabilnej pracy.

To pozytywnie wpływa również na zmniejszenie liczby rezygnacji i rotacji w pierwszych tygodniach zatrudnienia, co odgrywa kluczową rolę dla działów HR oraz w firmach, które działają w branżach sezonowych.

Podsumowanie i rekomendacje

Pomimo początkowych obaw, dziś możemy jasno stwierdzić, że pomimo dodatkowych utrudnień, obowiązek wizowy nie ma obecnie negatywnego wpływu na liczbę nowych, zagranicznych pracowników.

Jednakże trzeba przyznać, że w sposób wyraźny zmienił on system, odpowiedzialny za przyjmowanie na rynek obcokrajowców. W efekcie, jest on zdecydowanie bardziej sformalizowany i wymagający, lecz jednocześnie również bardziej stabilny.

Jakie firmy są w grupie ryzyka

Na negatywne skutki zmian, najbardziej są narażone firmy związane z branżami o wysokiej sezonowości oraz dużej rotacji, takie jak:

• rolnictwo,
• logistyka,
• budownictwo
• produkcja.

W nich każdy dzień opóźnienia oznacza duże straty finansowe, a niewystarczająca liczba pracowników powoduje, że funkcjonująca kadra musi wykonywać więcej obowiązków w takim samym czasie.

Firmy, które są w stanie zsynchronizować procesy rekrutacyjne z procedurami wizowymi, z pewnością zyskają przewagę w postaci stabilniejszych zespołów, mniejszej rotacji i niższych kosztów związanych z nieprzewidzianymi przerwami w pracy.

Rekomendujemy zatem, aby przedsiębiorstwa nie tylko reagowały na nowo wprowadzone przepisy, ale również jest wykorzystywały w sposób aktywny.

Coś co początkowo było postrzegane jako bariera, dziś jest dodatkowym mechanizmem selekcji, który pomaga na odsiew kandydatów chcących omijać prawo i zostawia tych, którzy są gotowi przejść pełną ścieżkę legalizacji. 

Warto również pamiętać, że przepisy będą ewoluować, a kolejne zmiany mogą wprowadzać dodatkowe wymogi lub uproszczenia. Dlatego ważne jest monitorowanie regulacji, współpraca z wyspecjalizowanymi partnerami i budowanie wewnętrznych kompetencji w obszarze compliance.

Sprawdź, jak Intraservis może pomóc Twojej firmie.

FAQ

Czy obowiązek wizowy zmniejszył liczbę cudzoziemców w Polsce?

Nie. Według GUS w lutym 2025 r. pracowało w Polsce 1 057,4 tys. cudzoziemców – o 5,3% więcej niż rok wcześniej. To pokazuje, że mimo formalności, ich liczba wciąż rośnie.

Dlaczego mówi się, że wiza to bariera i filtr?

Bo wydłuża proces zatrudnienia, ale jednocześnie eliminuje próby pracy nielegalnej. Daje firmom większą pewność, że zatrudniają zgodnie z prawem.

Jak firmy powinny się przygotować?

Trzeba planować rekrutację z wyprzedzeniem i traktować wizę jako część procesu. Pomaga np. „pre-onboarding” – szkolenia online i przygotowanie zakwaterowania w czasie, gdy pracownik czeka na wizę.

Które branże są najbardziej narażone?

Logistyka, produkcja, budownictwo i rolnictwo. Tam brak ludzi szybko przekłada się na opóźnienia i dodatkowe koszty.

Co grozi firmom za nielegalne zatrudnienie?

Kontrole PIP i Straży Granicznej, wysokie kary finansowe, a także utrata wiarygodności wobec klientów. Dlatego obowiązek wizowy warto traktować jako element strategii bezpieczeństwa firmy.