„Potrzebujemy 20 pracowników produkcji od przyszłego poniedziałku”. Wydawać by się mogło, że ta informacja jest wystarczająca, aby rozpocząć proces rekrutacji. Rzeczywistość jednak jest inna. Agencja pracy nie wie, jakie konkretnie zadania będą mieli pracownicy, w jakich warunkach, jak będzie wyglądać grafik oraz jakie są konkretne wymagania.
Aby rekrutacja była pomyślna, należy uporządkować brief rekrutacyjny. Dzięki temu, oferta będzie skierowana do odpowiedniej grupy kandydatów, co ograniczy liczbę nietrafionych zgłoszeń. Jak zatem stworzyć dobry brief rekrutacyjny? Dowiedz się tego czytając poniższy artykuł.
Spis treści
Czym jest brief rekrutacyjny?
Informacje wymagane przed rekrutacją
Stanowisko i warunki pracy
Kandydat, grafik i wynagrodzenie
Transport, zakwaterowanie i wdrożenie
Brief rekrutacyjny w Intraservis
1. Czym jest brief rekrutacyjny?
Brief rekrutacyjny ma za zadanie uporządkować wszystkie informacje dotyczące zapotrzebowania kadrowego. Z tego względu informacje dotyczące jedynie liczby pracowników i daty rozpoczęcia pracy nie wystarczą. Brief musi przekazać informacje, dzięki którym uda się znaleźć ludzi będących w stanie dopasować się do stanowiska, grafiku i warunków pracy.
Przykład zbyt ogólnego briefu:
Potrzebujemy 20 pracowników produkcji. Praca zmianowa. Start od poniedziałku.
Z powyższym briefem agencja zna teoretyczną nazwę stanowiska, liczbę osób i termin. Jednakże brakuje informacji o tym, czy jest to praca na linii produkcyjnej, przy pakowaniu, montażu czy kontroli jakości. Brak tutaj również informacji o temperaturze, wymaganiach fizycznych czy o godzinach zmian.
Przykład konkretniejszego briefu:
Potrzebujemy 20 pracowników do pakowania produktów w zakładzie produkcyjnym w Poznaniu. Projekt rozpoczyna się 15 września i potrwa co najmniej trzy miesiące. Praca odbywa się od poniedziałku do piątku w systemie trzyzmianowym, po 8 godzin dziennie. Do obowiązków należy praca stojąca przy linii, kontrola jakości opakowań oraz układanie gotowych produktów na paletach. Stanowisko nie wymaga wcześniejszego doświadczenia ani dodatkowych uprawnień, ale wymaga sprawności manualnej i gotowości do pracy w temperaturze około 10°C. Wynagrodzenie wynosi 35 zł brutto za godzinę, z dodatkiem za pracę nocną i możliwością płatnych nadgodzin. Przed rozpoczęciem pracy pracownicy przechodzą szkolenie BHP i instruktaż stanowiskowy. Firma zapewnia odzież ochronną, rękawice oraz transport z dwóch wskazanych miejscowości.
Im dokładniejszy opis, tym łatwiej jest rozpocząć dobrze skonstruowaną rekrutację. Każda informacja w mniejszym lub większym stopniu pozwala określić, kto może rzeczywiście podjąć taką pracę.
Reasumując: brief powinien jasno przedstawiać stanowisko i nie pomijać elementów mogących wpłynąć na decyzję kandydata. Ma to być konkretny opis miejsca pracy i zadań z nim związanych, a nie przedstawienie idealnego pracownika.
2. Informacje wymagane przed rekrutacją
W przypadku pracy tymczasowej, część informacji przekazywanych agencji wynika bezpośrednio z przepisów. Zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych pracodawca użytkownik uzgadnia z agencją między innymi rodzaj pracy, wymagane kwalifikacje, przewidywany okres wykonywania pracy, wymiar czasu pracy oraz miejsce jej wykonywania.
Ustawa posługuje się między innymi sformułowaniami:
„rodzaj pracy, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu”
oraz:
„wymagania kwalifikacyjne konieczne do wykonywania pracy”
Warto zwrócić szczególną uwagę na słowo “konieczne”, ponieważ ma ono duże znaczenie. W przypadku, gdy doświadczenie, sprecyzowane umiejętności lub język nie są potrzebne do prawidłowego i bezpiecznego wykonywania obowiązków, brak którejś z wymienionych cech nie powinien powodować automatycznego odrzucenia kandydata.
Przed rozpoczęciem procesu firma powinna przekazać agencji co najmniej:
- liczbę potrzebnych osób,
- rodzaj i miejsce pracy,
- planowany termin rozpoczęcia,
- przewidywany czas trwania projektu,
- wymiar czasu pracy,
- wymagane kwalifikacje,
- zasady wynagradzania,
- informacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.
To formalna podstawa. Trafna rekrutacja wymaga jednak bardziej szczegółowego opisu rzeczywistego stanowiska.
3. Stanowisko i warunki pracy
Pod stanowiskami takimi jak: „pracownik produkcji”, „magazynier” albo „pracownik hotelowy”, kryje się wiele różnych zadań. Zdarza się, że dwie osoby zatrudnione na stanowisku o takiej samej nazwie będą pracować w innych warunkach, co oznacza potrzebę posiadania innych umiejętności.
Brief powinien również opisywać konkretne zadania, które będą wykonywane w ramach obowiązków. W przypadku produkcji może to być montaż, sortowanie, pakowanie, obsługa linii albo kontrola jakości. Jeśli chodzi o magazyny, może to być np. praca ze skanerem, kompletacja, rozładunek, obsługa wózka czy przenoszenie towaru. Warto też wspomnieć o hotelarstwie – inne wymagania dotyczą kuchni, housekeepingu i recepcji.
Przy opisie stanowiska należy zatem uwzględnić:
- pozycję stojącą lub siedzącą,
- powtarzalność czynności,
- podnoszenie lub przenoszenie ciężarów,
- tempo linii albo normy magazynowe,
- temperaturę,
- hałas,
- kontakt z żywnością lub środkami chemicznymi,
- używane maszyny i narzędzia,
- obowiązkową odzież i środki ochrony.
CIOP-PIB wskazuje, że przy analizie stanowiska trzeba ustalić między innymi zadania, sposób wykonywania czynności, czas ich trwania, używane urządzenia, występujące zagrożenia oraz stosowane środki ochrony. Podobny poziom szczegółowości pomaga agencji zrozumieć, kogo faktycznie powinna szukać.
Jeśli chodzi o tempo pracy, to powinno one być jasno określone. Osoba radząca sobie dobrze w spokojnym pakowaniu ręcznym, nie koniecznie odnajdzie się w pracy przy szybkiej linii produkcyjnej. Natomiast osoba z doświadczeniem magazynowym, może nie chcieć zmieniać branży na taką z wysoką normą kompletacji. Zatem brak tej informacji powoduje zwiększenie puli kandydatów, ale jest to sztuczny obraz. Brak tej informacji przesuwa moment weryfikacji na pierwszy dzień pracy i może spowodować potrzebę ponownego szukania pracowników.
Jak pokazują badania European Working Conditions Survey 2024, jakość pracy jest zależna od czasu pracy, jej intensywności, warunków fizycznych i środowiska. Eurofound wskazuje również, że powiązanie z jakością wykonywanych zadań ma również motywacja, zaangażowanie oraz intencja odejścia.
4. Kandydat, grafik i wynagrodzenie
Niezwykle istotne jest, aby podzielić wymagania dotyczące pracownika tymczasowego na te konieczne oraz na te mile widziane.
Zatem do wymagań koniecznych można zaliczyć uprawnienie do obsługi określonego urządzenia, prawo jazdy, aktualne badanie sanitarno-epidemiologiczne albo umiejętność komunikacji w konkretnym języku. Doświadczenie na podobnym stanowisku może być natomiast “mile widziane”, jeżeli firma jest przygotowana do wdrożenia osoby bez praktyki.
Takie rozróżnienie chroni proces przed niepotrzebnym zawężeniem grupy kandydatów. Jeżeli każdy element trafi do kategorii „obowiązkowe”, agencja może odrzucić osoby, które byłyby zdolne do wykonywania pracy po krótkim przeszkoleniu.
Ustalenia dotyczące grafiku również muszą być precyzyjne. Informacja “praca zmianowa” nie jest wystarczająca, ponieważ agencja pracy powinna znać:
- godziny każdej zmiany,
- liczbę dni pracy w tygodniu,
- zasady pracy nocnej i weekendowej,
- sposób ustalania grafiku,
- możliwość zmian w harmonogramie,
- planowaną liczbę godzin,
- zasady dotyczące nadgodzin.
Informacja dotycząca podstawowej stawki nie będzie wystarczająca. Brief powinien również zawierać dane o premii, dodatkach nocnych i zmianowych, zasadach rozliczenia nadgodzin oraz ewentualne koszty ponoszone przez pracownika ze względu na transport lub zakwaterowanie.
Jeżeli pojawią się niedopowiedzenia w tych obszarach, to dojdzie do rozbieżności między oczekiwaniami a ofertą. Te informacje kandydat musi znać przed zaakceptowaniem pracy, a nie dopiero po pierwszym rozliczeniu.
| Obszar briefu | Co przekazać agencji |
| Zapotrzebowanie | Liczba osób, termin rozpoczęcia i czas trwania projektu |
| Stanowisko | Zadania, tempo, normy i wymagania fizyczne |
| Organizacja pracy | Grafik, zmiany, przerwy i miejsce wykonywania pracy |
| Kandydat | Wymagane doświadczenie, uprawnienia i język |
| Wynagrodzenie | Stawka, premie, dodatki, nadgodziny i potrącenia |
| Logistyka | Transport i zakwaterowanie |
| Rozpoczęcie pracy | Wdrożenie, osoba kontaktowa i koordynacja |
5. Transport, zakwaterowanie i wdrożenie
Zdarza się, że kwestia zakwaterowania oraz transportu do pracy jest organizowana po zakończeniu rekrutacji. To duży błąd, a w szczególności gdy mówimy o pracownikach zagranicznych, ponieważ te kwestie mogą okazać się decydujące.
Agencja pracy powinna wiedzieć:
- czy firma zapewnia transport,
- z jakich miejscowości organizowany jest dojazd,
- ile trwa podróż,
- czy godziny przejazdów odpowiadają wszystkim zmianom,
- czy dostępne jest zakwaterowanie,
- gdzie znajduje się miejsce zakwaterowania,
- jakie są jego koszty i zasady,
- ile osób mieszka w pokoju,
- jak pracownik dociera z miejsca zamieszkania do zakładu.
Biorąc pod uwagę możliwość zatrudnienia pracowników zagranicznych, należy w briefie sprecyzować język komunikacji. Ogromne znaczenie ma nie tylko język podczas rozmowy rekrutacyjnej, ale przede wszystkim język instrukcji, szkolenia BHP, poleceń lidera i dokumentów przekazywanych pracownikowi.
Pierwszy dzień powinien mieć wyznaczoną osobę odpowiedzialną za przyjęcie nowej grupy. Agencja pracy musi wiedzieć, gdzie pracownicy mają się zgłosić, kto odbierze ich na miejscu i jak będzie wyglądało wdrożenie.
Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że:
„zarówno instruktaż ogólny jak i instruktaż stanowiskowy oraz szkolenia okresowe powinny być kompleksowo przeprowadzone przez pracodawcę użytkownika”
PIP uzasadnia to między innymi wiedzą pracodawcy użytkownika o zagrożeniach, organizacji pracy oraz zasadach obowiązujących w danym zakładzie.
Dla agencji informacja o wdrożeniu ma znaczenie już podczas rekrutacji. Dzięki temu, można przekazać kandydatom, czego mogą spodziewać się pierwszego dnia i kto będzie odpowiadał na ich pytania po rozpoczęciu pracy.
6. Brief rekrutacyjny w Intraservis
W Intraservis przygotowanie rekrutacji zaczynamy od zebrania wszystkich informacji, które mają wpływ na dobór kandydatów, rozpoczęcie pracy i późniejszą stabilność obsady.
Ustalamy z klientem:
- liczbę potrzebnych pracowników,
- rodzaj pracy i dokładne miejsce jej wykonywania,
- planowany termin rozpoczęcia,
- przewidywany czas trwania projektu,
- wymiar czasu pracy,
- grafik i system zmianowy,
- rzeczywisty zakres obowiązków,
- tempo pracy i obowiązujące normy,
- wymagania fizyczne,
- warunki panujące na stanowisku,
- wymagane kwalifikacje i uprawnienia,
- wymagania językowe,
- wynagrodzenie, dodatki, premie, nadgodziny i możliwe potrącenia,
- zasady dotyczące transportu,
- warunki zakwaterowania,
- informacje dotyczące BHP,
- sposób wdrożenia w pierwszym dniu,
- osobę odpowiedzialną za przyjęcie pracowników,
- zasady kontaktu i koordynacji po rozpoczęciu pracy.
Sprawdzamy również, które wymagania są rzeczywiście niezbędne, a które mogą pozostać jedynie mile widziane. To ważne, ponieważ zbyt szeroka lista warunków obowiązkowych może niepotrzebnie ograniczyć liczbę kandydatów. Ma to znaczenie szczególnie gdy dane doświadczenie, znajomość języka lub dodatkowe uprawnienie nie są niezbędne do prawidłowego wykonywania pracy.
Jeżeli firma korzystała wcześniej z pracowników tymczasowych, pytamy również o problemy, które pojawiały się w poprzednich rekrutacjach. Mogą to być szybkie rezygnacje, absencje, trudności z dojazdem, niedopasowanie do tempa pracy, nieporozumienia dotyczące grafiku lub brak jasnej komunikacji po rozpoczęciu zatrudnienia.
Na tej podstawie możemy przygotować rekrutację w sposób dopasowany do rzeczywistych warunków w firmie, a nie tylko do nazwy stanowiska.
Dobrze przygotowany brief pomaga:
- ograniczyć liczbę niedopasowanych kandydatur,
- skrócić etap doprecyzowywania zamówienia,
- lepiej ocenić dostępność kandydatów,
- przekazać kandydatom pełne warunki przed rozpoczęciem pracy,
- ograniczyć ryzyko rezygnacji wynikających z niepełnych informacji,
- lepiej przygotować pierwszy dzień pracy,
- zwiększyć przewidywalność realizacji rekrutacji.
Należy zaznaczyć, że nawet najbardziej dopracowany brief rekrutacyjny nie gwarantuje znalezienie pracownika, który rozpocznie pracę i pozostanie w firmie. Pomaga natomiast maksymalnie ograniczyć błędy, które wychodzą na wierzch, gdy rekrutacja jest prowadzona na podstawie niepełnych informacji.
Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o potrzebach kadrowych Twojej firmy.
