Rekrutacja pracowników nie jest jedyną usługą, którą świadczy dobra agencja pracy. W modelu pracy tymczasowej to agencja jest pracodawcą osoby kierowanej do klienta, dlatego odpowiada również za część formalności związanych z zatrudnieniem, wynagrodzeniem i dokumentacją. Pomimo znaczącej ilości obowiązków, które przejmuje agencja, to nie stanowią one całości. Wciąż po stronie pracodawcy użytkownika stoi organizacja pracy, wyznaczanie zadań oraz odpowiedzialność za obowiązki związane z warunkami wykonywania pracy. Zakres natomiast zależy od wybranej usługi – inaczej wygląda przy APT, a inaczej przy jednorazowej rekrutacji pracownika bezpośrednio do firmy.
W artykule
- Jak wybrana usługa zmienia zakres odpowiedzialności agencji?
- Co agencja robi przed zatrudnieniem pracownika?
- Kto zajmuje się umową, wynagrodzeniem i dokumentacją?
- Jak wygląda legalizacja zatrudnienia cudzoziemców?
- Które obowiązki nadal pozostają po stronie klienta?
- Co dzieje się po rozpoczęciu pracy?
- FAQ
1. Nie każda usługa agencji oznacza ten sam zakres odpowiedzialności
Warto na początku wyjaśnić, że określenie “agencja pracy” może obejmować różne modele współpracy i nie w każdym z nich podział obowiązków wygląda tak samo.
W przypadku modelu APT Intraservis Group rekrutuje pracowników, zatrudnia ich, prowadzi obsługę kadrowo-płacową i kieruje do wykonywania pracy u pracodawcy użytkownika. Intraservis może dodatkowo prowadzić formalności związane z legalizacją zatrudnienia oraz zapewniać koordynację, zakwaterowanie i transport, jeśli wymaga tego dany projekt.
Inaczej wygląda to w przypadku usługi rekrutacyjnej. Agencja odpowiada za poszukiwanie oraz selekcję kandydatów, weryfikuje ich doświadczenie, kwalifikacje i uprawnienia, ale ostatecznie pracownik jest zatrudniony bezpośrednio przez klienta.
Najszerszy zakres jest prezentowany w usłudze FlexHire360, który łączy rekrutację z koordynacją, legalizacją, obsługą kadrowo-płacową oraz wybranymi elementami logistyki pracowników.
Powyższe przykłady jasno pokazują, że przed określeniem, „za co odpowiada agencja”, należy najpierw ustalić model współpracy. W dalszej artykułu części skupiamy się głównie na pracy tymczasowej.
2. Rekrutacja zaczyna się od wymagań, a nie od publikacji ogłoszenia
Rekrutacja pracowników należy do jednego z podstawowych zadań, ale należy pamiętać, że samo pozyskanie aplikacji stanowi jedynie część całego procesu. Przed rekrutacją należy na początku wraz z klientem ustalić, nie tylko jakie są jego oczekiwania wobec pracownika. Znaczenie mają również zadania jakie będzie wykonywać nowozatrudniona osoba, warunki pracy, system zmianowy, termin rozpoczęcia, wymagane doświadczenie, uprawnienia czy poziom znajomości języka. Dopiero na tej podstawie agencja może rozpocząć poszukiwania i weryfikowanie kandydatów zgodnie z ustalonym profilem.
Szerzej opisaliśmy te informacje w artykule dotyczącym briefu rekrutacyjnego dla agencji pracy.
Dobra agencja pracy nie skupia się wyłącznie na dostarczaniu CV do klienta. Jej rolą jest znalezienie pracownika, który będzie dopasowany do realnych warunków stanowiska i będzie w stanie rozpocząć pracę w wyznaczonym przez klienta terminie.
Nie każde wymaganie musi przy tym oznaczać wcześniejsze doświadczenie na identycznym stanowisku. Jeżeli część kompetencji można zdobyć podczas wdrożenia, warto uwzględnić to już podczas określania profilu kandydata. Ten temat szerzej rozwijaliśmy przy w artykule Jak przygotować stanowisko dla pracownika bez doświadczenia.
3. W modelu APT agencja jest pracodawcą pracownika tymczasowego
Informacja zawarta w tytule tego punktu, jest jedną z najważniejszych różnic pomiędzy pracą tymczasową a zwykłą usługą rekrutacyjną. W tym modelu współpracy, pracownik wykonuje obowiązki w firmie klienta, ale jego pracodawcą jest agencja pracy tymczasowej. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że do obowiązków agencji jako pracodawcy należą między innymi zawarcie umowy, zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego, wypłata wynagrodzenia oraz odprowadzanie składek i podatków.
Dzięki temu rozwiązaniu, klient nie musi samodzielnie tworzyć stosunku pracy z każdym pracownikiem tymczasowym. Niezmiennie wymaga się natomiast, aby firma przekazała agencji informacje, które są niezbędne do prawidłowego zatrudnienia i rozliczania pracy.
Mowa między innymi o warunkach na stanowisku, wymiarze czasu pracy oraz zasadach wynagradzania. Do zadań pracodawcy użytkownika należy również prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego. Sposób przekazywania tych danych agencji może natomiast zależeć od ustaleń przyjętych w konkretnym projekcie.
W Intraservis w ramach modelu APT obsługa kadrowo-płacowa obejmuje także naliczanie wynagrodzeń, podatki oraz rozliczenia ZUS.
4. Przy zatrudnianiu cudzoziemców dochodzą dodatkowe formalności
W przypadku, gdy brani są pod uwagę również pracownicy zagraniczni, zakres obsługi może zostać rozszerzony o legalizację zatrudnienia cudzoziemców. Co ważne, rodzaj wymaganych dokumentów nie jest taki sam dla każdej osoby. Zależy między innymi od obywatelstwa i indywidualnej sytuacji pracownika, dlatego formalności trzeba oceniać dla konkretnego przypadku, a nie według jednego schematu dla wszystkich kandydatów.
W usługach Intraservis obsługa może obejmować przygotowanie i prowadzenie procedur związanych z dokumentami umożliwiającymi legalne wykonywanie pracy oraz, zależnie od sytuacji, legalizacją pobytu. W modelach obejmujących szerszą obsługę Intraservis zajmuje się również monitorowaniem dokumentacji i koordynacją pracowników.
Legalizacja jest więc dodatkowym zakresem usługi, a nie elementem, który w identycznej formie występuje w każdej rekrutacji.
5. Pracodawca użytkownik nadal organizuje pracę na miejscu
Niestety, ale wciąż istnieje przeświadczenie, że skoro pracownik został zatrudniony przez agencję, firma korzystająca z jego pracy nie ma już wobec niego obowiązków. W modelu APT tak to nie działa.
Pracodawca użytkownik organizuje wykonywanie pracy, wyznacza pracownikowi zadania i kontroluje ich realizację. Odpowiada również za określone obowiązki BHP w miejscu pracy, w tym zapewnienie bezpiecznych warunków, wymaganej odzieży i środków ochrony indywidualnej, przeprowadzenie szkolenia BHP oraz ocenę ryzyka zawodowego.
Dla uproszczenia podział najważniejszych zadań w klasycznym modelu APT można przedstawić następująco:
| Obszar | Agencja pracy tymczasowej | Pracodawca użytkownik |
| Rekrutacja | prowadzi rekrutację i selekcję zgodnie z ustalonym profilem | przekazuje wymagania dotyczące stanowiska i warunków pracy |
| Zatrudnienie | zawiera umowę z pracownikiem tymczasowym | korzysta z pracy osoby skierowanej przez agencję |
| Wynagrodzenie | nalicza i wypłaca wynagrodzenie, rozlicza składki i podatki | przekazuje informacje niezbędne do prawidłowego ustalenia warunków wynagradzania |
| Organizacja pracy | pozostaje pracodawcą pracownika | wyznacza zadania i nadzoruje ich wykonanie |
| Czas pracy | wykorzystuje dane potrzebne do rozliczenia zatrudnienia | prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego |
| BHP na stanowisku | zachowuje obowiązki wynikające ze swojej roli pracodawcy | zapewnia warunki BHP, szkolenia, ocenę ryzyka, odzież i wymagane środki ochrony |
Tabela dotyczy pracy tymczasowej. Przy jednorazowej usłudze rekrutacyjnej sytuacja jest inna – po zakończeniu procesu rekrutacyjnego kandydat zostaje zatrudniony bezpośrednio przez klienta.
Jeżeli firma przygotowuje się do przyjęcia większej liczby osób, dodatkowe kwestie związane z pierwszym dniem opisaliśmy w artykule: Jak przygotować firmę na start większej grupy pracowników.
6. Rola agencji nie musi kończyć się w dniu rozpoczęcia pracy
Znalezienie oraz zatrudnienie pracownika nie kończy współpracy w modelach, które obejmują bieżącą obsługę. W nich ujęta jest również pomoc koordynatora – może on pozostawać w kontakcie zarówno z klientem, jak i z pracownikami, pomagać w sprawach organizacyjnych oraz reagować na sytuacje pojawiające się już po rozpoczęciu pracy.
W zależności od projektu zakres może obejmować również zakwaterowanie, dojazdy, dalszą administrację zatrudnienia czy uzupełnianie obsady. Właśnie taki zakres koordynacji Intraservis uwzględnia w usługach APT oraz FlexHire360.
Przykładem może być sytuacja, w której po kilku dniach klient sygnalizuje trudność z wykonywaniem określonych zadań, a pracownik wskazuje, że nie zrozumiał sposobu organizacji pracy. Zamiast pozostawiać obie strony bez kontaktu po zakończonej rekrutacji, koordynator może pomóc ustalić, z czego wynika problem i jakie informacje trzeba doprecyzować.
Dlatego zakres współpracy z agencją warto ustalić przed rozpoczęciem projektu. Firma może potrzebować wyłącznie rekrutacji, pracowników w modelu APT albo szerszej obsługi obejmującej również formalności, legalizację i koordynację.
Powiedz nam, ilu pracowników potrzebujesz, na jakie stanowiska i od kiedy. Na tej podstawie możemy określić, który model współpracy odpowiada Twojej firmie i które elementy procesu możemy przejąć.
FAQ
Kto jest pracodawcą pracownika tymczasowego?
W modelu pracy tymczasowej pracodawcą jest agencja pracy tymczasowej. Pracownik wykonuje natomiast pracę u pracodawcy użytkownika, który organizuje jego pracę, wyznacza zadania i kontroluje ich wykonanie.
Za co odpowiada agencja pracy tymczasowej?
W modelu APT agencja odpowiada między innymi za zatrudnienie pracownika, zawarcie umowy, wypłatę wynagrodzenia oraz obowiązki związane z rozliczeniami pracodawcy. Zakres usług może być szerszy i obejmować rekrutację, legalizację cudzoziemców, koordynację czy organizację zakwaterowania i transportu.
Za co odpowiada pracodawca użytkownik?
Pracodawca użytkownik odpowiada między innymi za organizację i nadzór nad pracą, prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz określone obowiązki związane z BHP w miejscu wykonywania pracy, w tym szkolenia, ocenę ryzyka i wymagane środki ochrony.
Czy agencja pracy tylko rekrutuje pracowników?
Nie. Wszystko zależy od wybranej usługi. Przy jednorazowej rekrutacji głównym zadaniem agencji jest znalezienie i zweryfikowanie kandydatów, którzy następnie mogą zostać zatrudnieni bezpośrednio przez klienta. W modelu APT agencja jest pracodawcą pracownika tymczasowego i przejmuje również określone obowiązki związane z zatrudnieniem i obsługą kadrowo-płacową.
