Agencja pracy ma możliwość zrekrutowania dużej liczby pracowników na przysłowiowy poniedziałek o 6 rano. Jednakże, jeżeli firma w tym samym czasie ma tylko jedną osobę, która wydaje odzież roboczą, dwóch pracowników prowadzących szkolenia i gotowych jedynie 20 stanowisk, to zaczyna się problem. W takim przypadku, nie zawiniła rekrutacja. Tak duża grupa nowych pracowników wymaga szczególnej uwagi oraz zaplanowanego dnia.
W artykule
- Co musi być gotowe przed przyjazdem nowej grupy
- Ilu pracowników zakład może przyjąć jednego dnia
- Gdzie powstają wąskie gardła podczas pierwszej zmiany
- Jak przygotować szkolenia, wyposażenie i dostęp do pracy
- Jaką rolę przed startem mają liderzy zmian
- Jak podzielić przygotowania między firmę i agencję pracy
- FAQ
1. Potwierdzona grupa to dopiero połowa przygotowań
Przyjmijmy, że przedsiębiorstwo zgłosiło zapotrzebowanie na 40 nowych osób do produkcji. Agencja wywiązała się ze swoich obowiązków, przeprowadziła rekrutację, zweryfikowała kandydatów i potwierdziła grupę gotową do rozpoczęcia pracy w ustalonym terminie. Firma natomiast również miała swoje zadanie do wypełnienia.
Każda z tych osób po wejściu na teren zakładu musi przecież otrzymać wymagane wyposażenie, przejść odpowiednie szkolenia, wiedzieć gdzie znajduje się stanowisko oraz jak uzyskać dostęp do niezbędnych narzędzi. W przypadku zatrudnienia grupy np. pięciu osób, cały proces będzie przebiegać prawdopodobnie sprawnie. Natomiast w przypadku zatrudnienia 20, 30 lub 50 nowych pracowników, wcześniej przyjęty sposób organizacji pierwszego dnia, może nie być już odpowiedni.
Dlatego tak duża rekrutacja powinna być również traktowana poważnie ze strony firmy. Samo ustalenie liczby pracowników i terminu startu nie wystarczy – warto również sprecyzować maksymalną liczbę osób, które można prawidłowo przeszklić pierwszego dnia.
Ten etap naturalnie łączy się z wcześniejszym przygotowaniem briefu rekrutacyjnego dla agencji pracy. Sama informacja „potrzebujemy 40 osób od poniedziałku” nie określa jeszcze, czy firma jest przygotowana na jednoczesne rozpoczęcie pracy przez całą grupę.
2. Przepustowość wdrożenia może ograniczyć liczbę osób rozpoczynających pracę
Żeby wszystko dobrze zaplanować, najłatwiej jest spojrzeć na pierwszy dzień pracownika jako na serię punktów, które wspomniany pracownik musi przejść. W niektórych miejscach pracy wydanie odzieży dla 40 osób może trwać bardzo długo. Następnie ta sama grupa musi trafić do szatni, a następnie na szkolenie i do litera, by ostatecznie wejść na przygotowane stanowisko.
Jeśli jeden z etapów jest w stanie maksymalnie obsłużyć jedynie 10 osób, a pozostali muszą czekać, to właśnie ten punkt etapów jest w stanie obsłużyć 10 osób, a pozostałe 30 musi czekać, to właśnie ten punkt określa realną przepustowość całego startu.
Dobrym przykładem jest wydawanie odzieży. Jeśli przygotowanie jednej osoby zajmuje około 10 minut i cały proces prowadzi jedno stanowisko, obsługa 40 pracowników zajmie ponad sześć godzin. Podobna sytuacja może wystąpić przy wydawaniu identyfikatorów, skanerów, narzędzi czy dostępu do systemów.
Zatem rozwiązanie, które polega na starcie większej liczby osób jednocześnie, nie zawsze jest najlepsze. Czasami lepszą decyzją jest podzielenie grupy na mniejsze, które rozpoczną szkolenie tego samego dnia, ale w różnych godzinach. Wprowadzenie można też rozłożyć na kilka dni, jeżeli liczba trenerów lub dostępnych stanowisk nie pozwala na prawidłowe wdrożenie całej grupy jednocześnie.
Duże znaczenie w onboardingu ma uporządkowanych i zaplanowany proces wdrażania nowych osób – pozostawianie ich adaptacji przypadkowym działaniom już po rozpoczęciu pracy, nigdy nie jest dobrą decyzją.
3. Pierwszego dnia pracownik powinien zastać gotowe miejsce pracy
Przy większym starcie łatwo skupić się na samym doprowadzeniu grupy na halę. Tymczasem ważne jest również to, co dzieje się w momencie, gdy pracownik dociera już do swojego stanowiska.
Nowa osoba nie powinna zaczynać pierwszej zmiany od czekania na narzędzia, szukania materiałów albo ustalania, z którego urządzenia może korzystać. Stanowisko powinno być przygotowane tak, żeby po zakończeniu formalności i szkolenia można było od razu przejść do właściwego wdrożenia w pracę.
W zależności od procesu może to oznaczać między innymi:
- przygotowane narzędzia i materiały,
- sprawny skaner, terminal lub inne urządzenie,
- aktywny dostęp do potrzebnego systemu,
- oznaczone miejsce pracy,
- dostęp do instrukcji lub standardu wykonywania zadania,
- gotowy produkt, materiał lub zlecenie, na którym pracownik będzie się uczył,
- jasną informację, które czynności może wykonywać samodzielnie, a które dopiero po dodatkowym przeszkoleniu.
To szczególnie ważne przy większej liczbie nowych osób. Gdy sytuacja dotyczy tylko jednej osoby, która czeka przykładowo na przygotowanie stanowiska, to proces można łatwo poprawić. Jednakże, gdy dotyczy to 30 pracowników, firma traci znaczną część pierwszej zmiany jeszcze zanim właściwe wdrożenie się rozpocznie.
Gotowość stanowiska nie dotyczy również wyłącznie fizycznego miejsca przy linii czy w magazynie. Pracownik musi wiedzieć, jak wygląda prawidłowo wykonane zadanie i według jakiego standardu będzie oceniana jego praca.
Jeżeli nowa grupa rozpoczyna pakowanie, warto wcześniej przygotować przykładowy poprawnie zapakowany produkt, instrukcję kolejności czynności czy sposób oznaczania błędów. W magazynie może to być sposób obsługi skanera, lokalizacja stref oraz zasady postępowania z niezgodnością.
W artykule o przygotowaniu stanowiska dla pracownika bez doświadczenia szerzej omawialiśmy znaczenie prostych instrukcji i jasnego standardu pracy. Przy starcie większej grupy zasada pozostaje ta sama, ale skala jest inna – ten sam poziom przygotowania trzeba zapewnić jednocześnie dla wielu stanowisk.
4. Szkolenia trzeba planować razem z datą startu
Przy dużej grupie jednym z najważniejszych ograniczeń może być liczba osób, które firma jest w stanie prawidłowo przeszkolić.
Nie wystarczy więc wiedzieć, że szkolenie zostanie przeprowadzone. Trzeba wiedzieć również kto je poprowadzi, dla ilu osób jednocześnie i ile czasu będzie potrzebne przed skierowaniem ludzi do pracy.
W przypadku pracowników tymczasowych PIP wyjaśnia, że szkolenie BHP, w tym instruktaż stanowiskowy, organizuje pracodawca użytkownik, ponieważ to właśnie on zna zagrożenia, organizację pracy oraz zasady obowiązujące w konkretnym zakładzie.
Sam instruktaż stanowiskowy nie powinien sprowadzać się do przekazania dokumentu do podpisu. Państwowa Inspekcja Pracy opisuje szkolenie stanowiskowe jako proces obejmujący m.in. pokaz sposobu wykonywania pracy, próbne wykonanie czynności przez pracownika oraz samodzielną pracę pod nadzorem.
Przy jednej nowej osobie organizacja takiego procesu zwykle nie stanowi dużego problemu. Przy 40 osobach sytuacja wygląda inaczej.
Jeżeli firma ma dwóch pracowników mogących prawidłowo przeprowadzić instruktaż i każdy z nich jest w stanie przejąć ograniczoną liczbę osób, to właśnie dostępność trenerów może określić rzeczywistą wielkość grupy rozpoczynającej pracę.
W takim przypadku start 40 osób o jednej godzinie nie sprawi, że wszystkie 40 szybciej znajdzie się na stanowisku.
5. Lider zmiany powinien wiedzieć o grupie jeszcze przed jej pojawieniem się na hali
Przygotowanie sprzętu, dokumentów i szkoleń nadal nie rozwiązuje całego problemu. Po ich zakończeniu ktoś musi przejąć nowych pracowników. Lider zmiany powinien wcześniej wiedzieć:
- ilu nowych pracowników trafi do jego zespołu,
- na jakie stanowiska mają zostać skierowani,
- które osoby będą wymagały dodatkowego wsparcia,
- ilu doświadczonych pracowników można zaangażować w ich pierwsze godziny pracy.
Jeżeli lider dowiaduje się na początku zmiany, że ma przejąć 20 nowych osób, trudno oczekiwać, że w tym samym momencie zorganizuje prawidłowe wdrożenie, utrzyma pracę dotychczasowego zespołu i zachowa normalną przepustowość procesu.
Dlatego trzeba brać pod uwagę nie tylko liczbę fizycznie dostępnych stanowisk, ale również liczbę ludzi, którzy są w stanie zaopiekować się nową grupą podczas pierwszej zmiany.
Ma to znaczenie również dla późniejszej adaptacji pracowników. Badania nad procesem organizacyjnego wdrażania nowych osób wskazują, że jasność roli, wsparcie społeczne oraz opanowanie zadań należą do ważnych elementów adaptacji pracownika.
Nie oznacza to, że można przypisać konkretny procent retencji do dobrze zorganizowanego pierwszego dnia. Pokazuje jednak, że sposób rozpoczęcia pracy wpływa na warunki, w których nowa osoba uczy się swojej roli i funkcjonowania w zespole.
Przy pracownikach zagranicznych dochodzi jeszcze komunikacja. Jeśli instrukcje lub informacje organizacyjne mają zostać przekazane w konkretnym języku, trzeba wcześniej ustalić, kto może to zrobić i czy potrzebne są dodatkowe materiały wizualne lub wsparcie koordynatora.
6. Agencja i pracodawca użytkownik potrzebują jednego planu startu
Przy większej grupie nie wystarczy ustalić, kto odpowiada za rekrutację, a kto za stanowisko pracy. Trzeba również połączyć oba procesy w jeden harmonogram.
| Obszar | Agencja pracy | Pracodawca użytkownik |
| Potwierdzenie grupy | rekrutacja i potwierdzenie kandydatów | określenie zapotrzebowania i terminów |
| Informacje przed startem | zebranie uzgodnionych danych od pracowników | określenie, jakie informacje są potrzebne |
| Organizacja pierwszego dnia | przekazanie pracownikom miejsca i godziny rozpoczęcia | organizacja wejścia oraz osób przejmujących grupę |
| Szkolenia BHP | przekazanie pracownikom informacji organizacyjnych | przeprowadzenie wymaganych szkoleń i instruktaży |
| Wyposażenie | przekazanie uzgodnionych danych potrzebnych do przygotowania | przygotowanie odzieży, ochrony, narzędzi i urządzeń |
| Stanowiska | rekrutacja zgodnie z ustalonym profilem | przygotowanie miejsc pracy i osób wdrażających |
Najważniejsze jest ustalenie realnej liczby osób, które zakład może przyjąć jednego dnia. Firma może potrzebować 60 pracowników i agencja może być w stanie ich zrekrutować. Jeżeli jednak zakład posiada warunki do prawidłowego wdrożenia 20 osób dziennie, rozsądniej będzie przygotować trzy zaplanowane starty niż jeden wspólny.
Takie podejście nie spowalnia projektu. Pozwala uniknąć sytuacji, w której duża część nowej grupy spędza pierwszy dzień na oczekiwaniu na odzież, szkolenie, sprzęt albo wolnego lidera. W Intraservis Group chcemy dlatego wiedzieć nie tylko, ilu pracowników firma potrzebuje i na kiedy, ale również ilu z nich może realnie rozpocząć pracę w poszczególnych terminach.
Jeżeli planujesz start większej grupy, powiedz nam, ilu pracowników potrzebujesz i kiedy mają rozpocząć pracę. Wspólnie możemy ustalić harmonogram rekrutacji oraz liczbę osób, które zakład będzie w stanie prawidłowo przyjąć i wdrożyć każdego dnia.
FAQ
Czy wszyscy pracownicy tymczasowi muszą rozpocząć pracę tego samego dnia?
Nie. Jeżeli liczba trenerów, dostępnych stanowisk, wyposażenia lub możliwości organizacyjnych jest ograniczona, lepszym rozwiązaniem może być podział startu na kilka grup albo kilka kolejnych dni.
Kto przeprowadza szkolenie BHP pracowników tymczasowych?
Zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy szkolenia BHP pracowników tymczasowych organizuje pracodawca użytkownik, ponieważ to on zna miejsce wykonywania pracy, występujące zagrożenia i organizację konkretnego stanowiska.
Co powinno być przygotowane przed pierwszym dniem większej grupy?
Przede wszystkim harmonogram wejścia, wymagane szkolenia, odzież i środki ochrony, identyfikatory, narzędzia lub urządzenia, dostęp do systemów, przygotowane stanowiska oraz osoby odpowiedzialne za przejęcie i wdrożenie nowych pracowników.
