Firmy w Polsce, a szczególnie z branż takich jak produkcja, logistyka i HoReCa coraz częściej decydują się na zatrudnienie pracowników tymczasowych. Dzięki temu rozwiązaniu, przedsiębiorstwa mogą uzupełniać obsadę bez konieczności budowania stałej kadry. Te rozwiązanie jest szczególnie korzystne przy nagłym wzroście zamówień, sezonowości, rotacji lub inne potrzebie zwiększenia zespołu.
Niestety, ale część firm często popełnia błędy po podpisaniu umowy z agencją pracy. Najczęstszym z nich jest mylne założenie, że podpisanie umowy z agencją przenosi na nią całą odpowiedzialność za pracownika. W tym artykule wyjaśniamy, za co odpowiada agencja pracy tymczasowej, za co odpowiada pracodawca użytkownik i co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z agencją.
Spis treści
Czym jest praca tymczasowa?
Za co odpowiada agencja pracy tymczasowej?
Kim jest pracodawca użytkownik?
Za co odpowiada pracodawca użytkownik?
Agencja pracy tymczasowej a pracodawca użytkownik – tabela obowiązków
Kto odpowiada za BHP pracownika tymczasowego?
Pracownicy tymczasowi z zagranicy – dodatkowe obowiązki i ryzyka
Jakich prac nie można powierzyć pracownikowi tymczasowemu?
Ile czasu można korzystać z pracy tego samego pracownika tymczasowego?
Ryzyka współpracy z nieprofesjonalną agencją
Checklista przed podpisaniem umowy z agencją
Czym jest praca tymczasowa?
Praca tymczasowa nie jest “wypożczeniem pracownika”. Ten model zatrudnienia jest szczegółowo opisany w ustawie o zatrudaniu pracowników tymczasowych. Zgodnie z jej treścią, tego typu praca oznacza wykonywanie zadań o charakterze sezonowym, okresowy lub doraźnym na rzecz pracodawcy użytkownika. Jednocześnie muszą to być zadania, których terminowe wykonanie przez własnych pracowników nie byłoby możliwe. Mogą to również być zadania należące do obowiązków nieobecnego pracownika.
Taki model współpracy najczęściej sprawdza się w przedsięborstwach, które muszą szybko reagować na zmienną liczbę zamówień. Mowa zatem głównie o produkcji, logistyce, przetwórstwie, sektorze HoReCa, pakowaniu, sortowaniu, kompletacji zamówień czy szeroko pojętej pracy sezonowej.
W pracy tymczasowej występują trzy strony:
- agencja pracy tymczasowej,
- pracownik tymczasowy albo osoba skierowana do pracy tymczasowej,
- pracodawca użytkownik, czyli firma korzystająca z pracy tej osoby.
Należy zwrócić uwagę na fakt, że treści ustawy nie mówi jedynie o osobach zatrudnionych przez agencję na podstawie umowy o pracę. W określonych przypadkach agencja może również kierować do pracy tymczasowej osoby na podstawie umowy prawa cywilnego.
Natomiast zagadnienie jest skomplikowane i nie należy go upraszczać.Część zasad dotyczących pracy tymczasowej obejmuje również osoby kierowane na podstawie umów cywilnoprawnych, ale nie każdy obowiązek pracowniczy działa identycznie jak przy umowie o pracę. Dlatego przy takim modelu trzeba szczególnie uważnie ocenić podstawę prawną i faktyczny sposób wykonywania pracy.
To istotne zwłaszcza od strony ryzyka kontroli. Ogromne znaczenie ma nie sama nazwa umowy, ale to, jak praca faktycznie wygląda: kto wydaje polecenia, kto kontroluje czas pracy, gdzie praca jest wykonywana i czy dana osoba działa w warunkach typowych dla stosunku pracy. Odnosi się to w szczególności do nowych praw, które otrzymali kontrolerzy Państwowej Agencji Pracy.
Za co odpowiada agencja pracy tymczasowej?
Odpowiedzialność agencji pracy tymczasowej opiera się głównie na formalnym wymiarze zatrudnienia. Do jej zadań należy zawarcie umowy z pracownikiem tymczasowym, obsługa dokumentacji, wypłata wynagrodzenia oraz prowadzenie rozliczeń kadrowo-płacowych.
Zgodnie z ustawą agencja zatrudnia pracowników tymczasowych na podstawie umowy o pracę na czas określony. W określonych przypadkach może również kierować do pracy tymczasowej osoby na podstawie umowy prawa cywilnego.
Do podstawowych obowiązków agencji należą między innymi:
- Do podstawowych obowiązków agencji należą między innymi:
- zawarcie umowy z pracownikiem tymczasowym,
- określenie w umowie pracodawcy użytkownika i okresu wykonywania pracy na jego rzecz,
- określenie rodzaju pracy, wymiaru czasu pracy i miejsca jej wykonywania,
- wypłata wynagrodzenia,
- rozliczenie urlopu albo ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
- prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
- przekazanie pracownikowi informacji umożliwiających bezpośredni kontakt z agencją,
- wydanie świadectwa pracy,
- obsługa ubezpieczeniowa i kadrowo-płacowa.
Co ważne, do obowiązków agencji należy również ustalenie warunków współpracy z pracodawcą użytkownikiem. Nim pracownik pojawi się w pracy, strony są powinny ustalić na piśmie rodzaj pracy, wymagania kwalifikacyjne, przewidywany okres wykonywania pracy, wymiar czasu pracy i miejsce jej wykonywania.
To wręcz kluczowy etap, ponieważ w głównej mierze to on decyduje o przebiegu współpracy. Jego pominięcie lub zlekceważenie może doprowadzi do niejasności dotyczących zakresu obowiązków, grafiku wynagrodzenia, BHP albo odpowiedzialności za konkretne sytuacje na stanowisku pracy.
Kim jest pracodawca użytkownik?
Definicja pracodawcy użytkownika znajduje się w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.
„pracodawca użytkownik – pracodawcę lub podmiot niebędący pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy wyznaczający pracownikowi skierowanemu przez agencję pracy tymczasowej zadania i kontrolujący ich wykonanie;”
To zdecydowanie jeden z najważniejszych fragmentów całego tematu. Należy pamiętać, że pracodawca użytkownik nie jest formalnym pracodawcą danego pracownika tymczasowego, ale to on odpowiada za organizację jego codziennej pracy. Również wskazuje zadania, miejsce pracy, przełożonych, harmonogram i sposób wykonywania obowiązków.
Ustawa wyjaśnia to jeszcze mocniej w art. 14 ust. 1:
„pracodawca użytkownik wykonuje obowiązki i korzysta z praw przysługujących pracodawcy, w zakresie niezbędnym do organizowania pracy z udziałem pracownika tymczasowego”
Ujmując temat prościej – pracodawca użytkownik nie jest pasywnym odbiorcą osoby „dostarczonej” przez agencję. Posiada on konkretny zakres odpowiedzialności, który jest niemożliwy do przeniesienia na agencję za pośrednictwem samej umowy handlowej.
To jedno z największych zagrożeń dla firm podejmujących współpracę z agencją. Na etapie rozpoczynania współpracy należy precyzyjnie ustalić konkretne kwestie. Do wspomnianych kwestii należy między innymi: kto odpowiada za szkolenie, środki ochrony, ewidencję czasu pracy, grafik, informowanie o ryzyku zawodowym i reakcję na wypadek. Niestety, ale problemy z brakiem precyzyjnej komunikacji pojawiają się najczęściej wraz z wizytą kontroli w firmie.
Za co odpowiada pracodawca użytkownik?
Tak jak wspominaliśmy na samym początku – pracodawca użytkownik nie może być stroną bierną w tej relacji. Odpowiada on za to, co się faktycznie dzieje w miejscu wykonywania pracy. To bardzo ważne dla firm produkcyjnych, logistycznych, magazynowych i hotelowych, bo większość ryzyk operacyjnych pojawia się właśnie tam: na hali, przy taśmie, na rampie, w chłodni, przy wózkach, w kuchni hotelowej albo w pokojach obsługiwanych przez housekeeping.
Do najważniejszych obowiązków pracodawcy użytkownika należą:
- wyznaczanie zadań pracownikowi tymczasowemu,
- kontrolowanie wykonywania pracy,
- zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu jej wykonywania,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy,
- prowadzenie ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową,
- przekazywanie agencji informacji potrzebnych do prawidłowego zatrudnienia i rozliczeń,
- informowanie o warunkach BHP na danym stanowisku,
- dostarczenie odzieży i obuwia roboczego,
- zapewnienie środków ochrony indywidualnej,
- zapewnienie napojów i posiłków profilaktycznych, gdy wymagają tego przepisy,
- przeprowadzenie szkoleń BHP,
- ocena ryzyka zawodowego i informowanie o tym ryzyku,
- ustalanie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy,
- umożliwienie wykorzystania urlopu wypoczynkowego, jeżeli okres pracy u danego pracodawcy użytkownika obejmuje 6 miesięcy lub dłużej.
Wniosek jest prosty – współpraca z agencją pracy tymczasowej nie zrzuca odpowiedzialności z firmy za realną organizację pracy. Oczywiście agencja może przejąć i uporządkować wiele obowiązków formalnych, ale nie przejmie fizycznie nadzoru nad tym, czy pracownik na hali otrzymał właściwe instrukcje, czy zna zagrożenia stanowiskowe, czy ma środki ochrony i czy jego czas pracy jest prawidłowo ewidencjonowany przez firmę, w której faktycznie pracuje.
Agencja pracy tymczasowej a pracodawca użytkownik – tabela obowiązków
| Obszar | Agencja pracy tymczasowej | Pracodawca użytkownik |
| Umowa z pracownikiem | Zawiera umowę i prowadzi dokumentację | Przekazuje agencji warunki pracy, stanowisko, miejsce i wymagania |
| Wynagrodzenie | Wypłaca wynagrodzenie i prowadzi rozliczenia | Przekazuje dane potrzebne do prawidłowego rozliczenia |
| Organizacja pracy | Kieruje pracownika do pracodawcy użytkownika | Wyznacza zadania i kontroluje ich wykonanie |
| BHP | Ma obowiązki formalne jako pracodawca | Zapewnia bezpieczne warunki w miejscu pracy, szkolenia, środki ochrony i ocenę ryzyka |
| Ewidencja czasu pracy | Korzysta z danych do rozliczeń | Prowadzi ewidencję czasu pracy |
| Limit 18/36 miesięcy | Musi kontrolować okres skierowania | Musi prowadzić ewidencję osób i kontrolować korzystanie z pracy tej samej osoby |
| Cudzoziemcy | Obsługuje legalność zatrudnienia w modelu APT | Musi zapewnić zgodność faktycznej pracy z ustaleniami i dokumentami |
| Wypadek przy pracy | Uczestniczy w obsłudze formalnej | Ustala okoliczności i przyczyny wypadku w miejscu pracy |
| Komunikacja z pracownikiem | Zapewnia kontakt z agencją | Organizuje codzienne wdrożenie i nadzór na stanowisku |
Kto odpowiada za BHP pracownika tymczasowego?
Do nieporozumień we współpracy z agencją często dochodzi w obszarze BHP. Błędne jest założenie, że skoro pracownik jest “z agencji”, to agencja jest w całości odpowiedzialna za BHP. Takie stwierdzenie jest zbyt dużym uproszczeniem.
Oczywiście, agencja jest formalnym pracodawcą i co do zasady to po jej stronie mogą występować określone obowiązki organizacyjne związane z BHP. Jednak pracodawca użytkownik również ma własne obowiązki, ponieważ to na jego terenie pracownik tymczasowy faktycznie wykonuje pracę.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje:
„Pracodawca użytkownik także ma obowiązki w zakresie działania służb prewencyjnych”
PIP wskazuje również, że pracodawca użytkownik ma obowiązek wyznaczyć osobę sprawującą nadzór nad bezpieczeństwem i higieną pracy wszystkich osób świadczących pracę na jego terenie, w tym pracowników tymczasowych, oraz informować agencję i pracowników o działaniach zapobiegających zagrożeniom zawodowym.
Oznacza to, że obowiązki BHP nie są „po jednej stronie”. Agencja i pracodawca użytkownik muszą posiadać wiedzę w kwestii, kto za co odpowiada. Ale codzienne bezpieczeństwo na stanowisku pracy jest ściśle związane z miejscem, w którym praca faktycznie się odbywa.
To szczególnie ważne w branżach takich jak produkcja, logistyka, magazyny, przetwórstwo, hotelarstwo czy gastronomia. Nawet jeśli pracownik tymczasowy posiada doświadczenie, ale nie zna konkretnej hali, konkretnej linii, układu magazynu, stref załadunku, czy zasad poruszania się po obiekcie, istnieje duże ryzyko wypadku.
Dlatego PIP podkreśla znaczenie szkoleń BHP po stronie pracodawcy użytkownika. W przypadku pracowników tymczasowych szkolenia powinny być przeprowadzone w sposób, który realnie przygotowuje ich do pracy w danym miejscu, a nie tylko formalnie zamyka dokumentację.
Pracodawca użytkownik posiada większą wiedzę na temat zagrożeń, organizacji pracy, przepisów i zasad BHP w danym zakładzie niż agencja pracy. Dlatego te na nim spoczywa większa odpowiedzialność.
Samo podpisanie umowy z agencją nie zabezpiecza firmy, jeśli na hali nikt nie wie, kto odpowiada za szkolenie, środki ochrony, ewidencję, zgłaszanie wypadków i codzienny nadzór nad stanowiskiem.
Pracownicy tymczasowi z zagranicy – dodatkowe obowiązki i ryzyka
W przypadku zatrudniania pracowników z zagranicy sprawa staje się dodatkowo skomplikowana. W takim przypadku należy zadbać również o legalność pobytu, legalność pracy, zgodność dokumentów, język umowy i faktyczny model wykonywania pracy.
Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Jednym z kluczowych wymogów jest zawarcie umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy. Jeżeli cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, treść umowy musi zostać przedstawiona w wersji dla niego zrozumiałej.
To bardzo ważne w praktyce. W przypadku pracowników z Ukrainy, Gruzji, Mołdawii, Filipin, Kolumbii, Uzbekistanu czy innych krajów nie wystarczy „mieć dokument”. Musi zgadzać się dosłownie wszystko: podmiot powierzający pracę, podstawa zatrudnienia, miejsce wykonywania pracy, rodzaj pracy i faktyczne warunki wykonywania obowiązków.
W przypadku cudzoziemca kierowanego do innego podmiotu przepisy odnoszą się do sytuacji, w której cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej. To oznacza, że dokumentacja musi odzwierciedlać trójstronny charakter relacji.
Ryzyko jest poważne, bo sankcje są dotkliwe:
„Kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł.”
Należy wspomnieć, że kara może być naliczana za każdego cudzoziemca. Błąd formalny przy kilkuosobowym lub kilkunastoosobowym zespole może zmienić się z “niewielkiej” pomyłki administracyjnej w ogromną karę finansową.
Dlatego tak istotne jest, aby zatrudniając pracowników z zagranicy, współpracować z agencją pracy, która ma uporządkowane procedury legalizacji, dokumentacji, komunikacji i rozliczeń. Pozwoli to oszczędzić czas, stres i pieniądze.
Jakich prac nie można powierzyć pracownikowi tymczasowemu?
Praca tymczasowa to prawdziwa elastyczność, o której tak głośno się mówi. Natomiast trzeba pamiętać, że nie może być ona stosowana do każdego rodzaju zadań.
Zgodnie z ustawą pracownikowi tymczasowemu nie można powierzyć między innymi:
- pracy szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie Kodeksu pracy,
- pracy na stanowisku, na którym jest zatrudniony pracownik pracodawcy użytkownika uczestniczący w strajku,
- pracy tego samego rodzaju co praca wykonywana przez pracownika zwolnionego z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie ostatnich 3 miesięcy, jeżeli spełnione są warunki opisane w ustawie,
- określonych prac ochroniarskich wymagających uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową lub środki przeznaczone do obezwładniania osób.
Oczywiście nie każda praca na produkcji, w magazynie czy w logistyce jest automatycznie pracą szczególnie niebezpieczną, jednakże każde stanowisko powinno zostać ocenione przed rozpoczęciem współpracy.
Profesjonalna agencja powinna zapytać o rzeczywisty zakres obowiązków, środowisko pracy, ryzyka stanowiskowe, wymagane uprawnienia i warunki organizacyjne. Dzięki temu firma nie uruchamia rekrutacji w modelu, który od początku może być problematyczny.
Ile czasu można korzystać z pracy tego samego pracownika tymczasowego?
Praca tymczasowa jest obarczona limitem czasu, przez jaki pracownik tymczasowy może wykonywać pracę dla jednego pracodawcy użytkownika.
Agencja może skierować danego pracownika tymczasowego do jednego pracodawcy użytkownika maksymalnie na 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Ten sam limit dotyczy również pracodawcy użytkownika. Firma nie może korzystać z pracy tej samej osoby przez okres dłuższy niż przewidziany w ustawie, nawet jeśli współpracuje z różnymi agencjami.
Ustawa przewiduje jednak wyjątek, w sytuacji zastępstwa nieobecnego pracownika – wtedy okres może być dłuższy. Tego wyjątku nie można jednak stosować automatycznie do każdej dłuższej współpracy. Właśnie dlatego pracodawca użytkownik musi prowadzić ewidencję osób wykonujących pracę tymczasową. Bez niej trudno kontrolować, czy limit nie został przekroczony.
Ryzyka współpracy z nieprofesjonalną agencją
Rozpoczęcie współpracy z agencją pracy to nie jest jedynie decyzja kadrowa. Ta decyzja dotyczy również kwestii prawnych, operacyjnych i organizacyjnych.
Do najczęstszych problemów podczas współpracy z nieprofesjonalną agencją można zaliczyć: brak wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, brak numeru KRAZ w dokumentach, ogłoszeniach i ofertach, niejasny podział obowiązków BHP, brak pisemnych ustaleń przed skierowaniem pracownika do pracy, błędne rozliczanie czasu pracy, brak kontroli limitu 18/36 miesięcy, błędy w legalizacji pracy cudzoziemców, brak umowy w wersji zrozumiałej dla cudzoziemca, przerzucanie odpowiedzialności między agencją a firmą użytkownikiem w przypadku wypadku, rotacji albo absencji.
Agencja zatrudnienia musi posiadać wpis do rejestru agencji zatrudnienia. Prowadzenie działalności bez wymaganego wpisu grozi grzywną.
Rejestr agencji zatrudnienia jest jawny, a sprawdzenie numeru KRAZ przed podpisaniem umowy zajmuje dosłownie chwilę. Te kilka minut poświęcone na wykonanie tej czynności pozwala wyeliminować jedno z najbardziej oczywistych ryzyk.
Warto również śledzić zmiany w uprawnieniach Państwowej Inspekcji Pracy. Od 8 lipca 2026 r. wchodzi w życie nowelizacja ustawy o PIP. Nie jest to główny temat pracy tymczasowej, ale pokazuje, że coraz większe znaczenie ma rzeczywisty sposób wykonywania pracy, a nie tylko nazwa umowy.
Dla firm oznacza to, że współpraca z agencją powinna być uporządkowana nie tylko „na papierze”, ale też operacyjnie. Dokumenty, grafik, BHP, zakres obowiązków, ewidencja, legalizacja i codzienna komunikacja muszą tworzyć jeden spójny proces.
