W celu znalezienia idealnego kandydata, przedsiębiorcy często rozszerzają listę wymagań dotyczących pracownika. Może to spowodować ograniczenie liczby osób, które będą chętne do podjęcia rozmowy. Kwalifikacje zawodowe, znajomość języka, prawo jazdy czy też doświadczenie, powinny wynikać z rzeczywistych potrzeb stanowiska. Racjonalne oddzielenie wymagań koniecznych od preferowanych, może w znacznym stopniu ułatwić znalezienie osób gotowych do podjęcia pracy.

Spis treści

1. Wymagania konieczne, preferowane i możliwe do nauczenia
2. Doświadczenie, język, prawo jazdy i certyfikaty
3. Czego można nauczyć pracownika na miejscu?
4. Jak nadmiar wymagań ogranicza pulę kandydatów?
5. Jak zweryfikować profil kandydata przed rekrutacją?
6. FAQ

1. Kiedy profil kandydata staje się zbyt wąski?

Zbyt szeroka gama obowiązkowych kryteriów znacznie skraca listę potencjalnych kandydatów. Może ona zniechęcać nie tylko osoby nieposiadające wystarczających kwalifikacji, ale również te, które je posiadają. Skoro na proste stanowisko wymagane jest tak wiele, to dlaczego kandydat ma nie szukać oferty, w której wymagane jest od niego mniej za taką samą stawkę i w takim samym zawodzie?

Warto więc na to wszystko spojrzeć z dwóch perspektyw. Dwa lata doświadczenia, znajomość języka, prawo jazdy, określony certyfikat i wcześniejsza praca na podobnym stanowisku mogą wyglądać rozsądnie osobno. Natomiast, gdy to wszystko połączymy, zobaczymy jak w kilku wymaganiach zawęziliśmy profil kandydata.

Nie chodzi o obniżanie wymagań za wszelką cenę. W przypadku, gdy konkretne kwalifikacje zawodowe, uprawnienia lub umiejętności są potrzebne, aby wykonywać pracę prawidłowo i bezpiecznie, to muszą one pozostać obowiązkowe. Jednakże warto pamiętać o tym, żeby sprawdzać, czy niektóre wymagania faktycznie wynikają ze stanowiska. Jeżeli nastąpiły jakieś zmiany i nastąpiła deaktualizacja, warto to uwzględnić w procesie tworzenia profilu kandydata.

Kiedy warto ponownie przeanalizować, które kryteria są obowiązkowe? 

Jeżeli nie jesteś w stanie określić, dlaczego doświadczenie jest niezbędne, to jest dobry sygnał, aby to przemyśleć istotność tego doświadczenia. Jaką wiedzę w przykładowe dwa lata musiałby nabyć kandydat, aby móc pracować w Twojej firmie? Jeśli wymagany jest konkretny poziom znajomości języka, to warto sprawdzić, w jakich sytuacjach, będzie on faktycznie używany. 

Weryfikacja jest tym istotniejsza im bardziej jest ograniczona dostępność do kandydatów z odpowiednimi kompetencjami. Jak wynika z materiału PARP opublikowanego w czerwcu 2026 roku:

„75 proc. małych i średnich firm w Unii Europejskiej ma trudności ze znalezieniem pracowników posiadających potrzebne umiejętności.”

Na podstawie tego jednego cytatu można jasno stwierdzić, że złym pomysłem jest wpisywanie dodatkowych wymagań, bez konkretnego uzasadnienia. 

2. Wymagania konieczne, preferowane i możliwe do nauczenia

Jeszcze przed rozpoczęciem rekrutacji pracowników warto podzielić wymagania na trzy grupy. W pierwszej z nich powinny znaleźć się kryteria, dzięki którym praca będzie odbywać się w sposób bezpieczny i prawidłowy. Druga grupa to doświadczenie i zestaw umiejętności, których brak nie decyduje o wykluczenia kandydata. Ostatnia grupa to wiedza, którą osoba może np. w trakcie wdrożenia lub podczas pełnienia swoich obowiązków.

Rodzaj wymagania	Przykład	Decyzja
Konieczne	Uprawnienie potrzebne do samodzielnego wykonywania zadania	Kandydat musi posiadać je przed rozpoczęciem pracy
Preferowane	Doświadczenie na podobnym stanowisku	Zwiększa dopasowanie, ale jego brak nie musi wykluczać
Do nauczenia	Obsługa konkretnego skanera lub systemu wewnętrznego	Można przekazać podczas wdrożenia

Każdy z elementów profilu kandydata, można łatwo zweryfikować za pomocą trzech poniższych pytań:

• Czy bez tej umiejętności pracownik może bezpiecznie rozpocząć pracę?
• Czy można nauczyć jej w rozsądnym czasie?
• Co się stanie stanie, jeśli kandydat nie posiada jej pierwszego dnia?

Dzięki udzielonym odpowiedziom, jesteśmy w stanie łatwiej stworzyć precyzyjniejszy opis stanowiska pracy. W ten sposób kandydat od początku widzi, czego firma rzeczywiście wymaga, a które kompetencje będą jedynie dodatkowym atutem.

3. Doświadczenie, język, prawo jazdy i certyfikaty

Jednym z kryteriów, które jest najłatwiej zawyżyć jest z pewnością doświadczenie zawodowe. Zapis „minimum dwa lata doświadczenia” nie wyjaśnia, jakie kompetencje pracownika mają z tego doświadczenia wynikać. Zdarza się, że osoba pracująca przez kilka miesięcy przy szybkiej kompletacji zamówień może być lepiej przygotowana do pracy, niż z kilkuletnim stażem przy znacznie prostszych zadaniach.

W podobny sposób należy oceniać wymagania dotyczące języka. Gdy w celu wykonywania pracy, osoba musi rozumieć techniczne instrukcje, komunikować zagrożenia lub współpracować z zespołem, który posługuje się tym językiem, to faktycznie istotne może być określenie jego poziomu. Natomiast w przypadku prostszych stanowisko, może wystarczyć podstawowa komunikacja, połączona z odpowiednim wdrożeniem.

W przypadku prawa jazdy, analiza powinna zostać przeprowadzona całkowicie oddzielnie. Nawet jeśli zakład pracy znajduje się w miejscu słabo skomunikowanym, brak uprawnień do prowadzenia pojazdów nie powinien skreślać kandydata. Inaczej wygląda sytuacja kierowcy, a inaczej pracownika produkcji, któremu samochód jedynie ułatwia dojazd.

W identyczny sposób należy podchodzić do certyfikatów oraz uprawnień zawodowych. W przypadku, gdy są niezbędne do samodzielnego wykonywania zadań, powinny pozostać kryterium obowiązkowym. Natomiast może zdarzyć się, że znajomość konkretnego urządzenia, programu lub wewnętrznej procedury nie będzie tak istotna i może należeć do umiejętności zdobywanych po zatrudnieniu.

4. Czego można nauczyć pracownika na miejscu?

Pracodawcy często zapominają, że niektórych brakujących kompetencji, można nauczyć pracownika już po rekrutacji. W przypadku prostych czynności jak np. obsługa skanera, standard pakowania, sposób raportowania czy organizacja stanowiska, nie warto rezygnować z człowieka, który odpowiada nam pod innymi względami.

To dlatego, że często w takich przypadkach większe znaczenie ma dokładność, zdolność do nauki i odpowiednie podstawy niż to, czy kandydat już wcześniej wykonywał podobne czynności.

Znaczenie rozwoju kompetencji podkreśla również analiza PARP dotycząca reskillingu i upskillingu z 2026 roku:

„Szkolenia wewnętrzne i działania upskillingowe ograniczają konieczność kosztownych rekrutacji zewnętrznych, a także skracają czas potrzebny na obsadzanie wakatów.”

Oczywiście nie oznacza to zatrudniania osób bez odpowiednich podstaw. Zmienia się jednaksposób oceny. Zamiast pytać wyłącznie, czy kandydat wykonywał wcześniej dokładnie tę samą pracę, firma może sprawdzić, czy jego kwalifikacje zawodowe i dotychczasowe doświadczenie pozwalają szybko uzupełnić brakującą wiedzę.

Przykładowo pracownik może mieć doświadczenie magazynowe, ale ni eznać konkretnego modelu skanera stosowanego przez firmę. Nie powinno to być powodem, aby odrzucić jego kandydaturę już na samym początku procesu.

5. Jak nadmiar wymagań ogranicza pulę kandydatów?

Zadaniem obowiązkowych filtrów jest eliminacja osób, które nie będą w stanie dopasować się do wymagań przedsiębiorstwa. Połączenie wielu filtrów, działa zdecydowanie mocniej. Przykłady można mnożyć: kandydat może posiadać odpowiednie doświadczenie zawodowe, ale nie mieć prawa jazdy. Inny może znać wymagany język i posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe, lecz wcześniej pracował na podobnym, a nie identycznym stanowisku.

Jaki będzie rezultat? Firma może mimowolnie odrzucić osoby, które wykonywałyby prawidłowo swoją pracę, ale nie spełniają jednego wymagania. Spowoduje to wydłużenie procesu rekrutacyjnego, koncentrację na rzadkim profilu kandydata oraz znaczne zwiększenie kosztów. 

Nie chodzi o usunięcie wymagań z ogłoszenia. Chodzi o pozostawienie obowiązkowymi tych, które rzeczywiście decydują o możliwości wykonywania pracy, a pozostałe przesunięcie do kryteriów preferowanych lub elementów wdrożenia.

6. Jak zweryfikować profil kandydata przed rekrutacją?

Dobrą praktyką jest ponowna analiza profilu kandydata, jeszcze przed rozpoczęciem rekrutacji. Przypominamy – przy każdym kryterium warto ustalić, co pracownik musi umieć pierwszego dnia, czego może nauczyć się podczas wdrożenia, które wymagania wynikają z bezpieczeństwa oraz jaki będzie rzeczywisty skutek braku danej umiejętności.

W Intraservis nie zajmujemy się tylko rekrutacją pracowników. Do naszych usług należy również legalizacja zatrudnienia, koordynacja oraz obsługa kadrowo-płacowa. Pomagamy również klientom rozdzielać wymagania konieczne i preferowane oraz zwracamy uwagę na kryteria, które mogą nadmiernie ograniczać pulę kandydatów. Weryfikujemy również realny opis stanowiska pracy, zakres obowiązków i warunki wykonywania zadań, aby ustalony profil odpowiadał temu, czego firma rzeczywiście potrzebuje.

Dzięki naszemu doświadczeniu, jesteśmy w stanie określić, które umiejętności pracownik powinien posiadać w trakcie rekrutacji, a które może nabyć po rozpoczęciu pracy. W przypadku gdy początkowe wymagania wobec kandydatów znacząco ograniczają możliwość znalezienia odpowiednich osób, omawiamy z klientem, które kryteria można zmienić bez wpływu na bezpieczeństwo i prawidłowe wykonywanie obowiązków.

Skontaktuj się z nami i wspólnie przygotujmy profil stanowiska, który nie eliminuje dobrych kandydatów na starcie.

FAQ

Jak określić wymagania wobec kandydata?

Punktem wyjściowym powinno być ustalenie realnego zakresu obowiązków. W następnym kroku należy oddzielić wymagania konieczne od kryteriów preferowanych oraz umiejętności, które kandydat jest w stanie nabyć podczas wdrożenia.

Czy doświadczenie zawodowe zawsze powinno być wymagane?

Nie. Doświadczenie zawodowe powinno pozostać kryterium obowiązkowym wtedy, gdy bez niego kandydat nie będzie w stanie bezpiecznie lub prawidłowo wykonywać pracy. Jeżeli stanowisko polega na pracy, której można nauczyć podczas wdrożenia, doświadczenie należy umieścicić w wymaganiach preferowanych.

Czy warto wymagać znajomości języka od pracowników produkcji lub magazynu?

Jest to zależne od stanowiska. Poziom języka powinien zależeć od częstotliwości oraz istotności komunikacji jak np. szkolenie, instrukcje, kontakt z przełożonym czy zgłaszanie zagrożeń.

Jak zbyt wysokie wymagania wpływają na rekrutację?

Każde dodatkowe obowiązkowe kryterium, znacznie zmniejsza pulę dostępnych kandydatów. Przy zbyt wąskim profilu kandydata rekrutacja może trwać dłużej i kosztować więcej. Wtedy też firma często odrzuca osoby, które np. po odpowiednim wdrożeniu byłyby w stanie prawidłowo wykonywać pracę.

Nieobecność w pracy nie zawsze wynika z choroby lub braku motywacji u pracowników. Zdarza się, że grafik pracy był przekazany w sposób nieprawidłowy. Może też zdarzyć się, że pracownik otrzymał inną wersję harmonogramu, nie zauważył zmiany lub nie został poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem. Firma powinna ustalić, kiedy publikuje harmonogram pracy, kto przekazuje go pracownikom, gdzie znajduje się aktualna wersja i jak obsługiwane są późniejsze zmiany. Szczególnego przygotowania wymaga grafik pracowników tymczasowych, nocne zmiany, weekendowe oraz te związane z transportem organizowanym dla pracowników.

Spis treści

Z jakim wyprzedzeniem przekazywać grafik pracy?
Jak przekazywać harmonogram pracy pracownikom?
Potwierdzanie grafiku i zmian last minute
Grafik zmianowy, transport i praca w weekendy
Najczęstsze błędy w grafiku pracowników
Jak Intraservis reaguje na problemy z obecnością?
FAQ

1. Z jakim wyprzedzeniem przekazywać grafik pracy?

Grafik pracy powinien być przekazywany możliwie wcześnie i według stałej zasady. To naturalne, że pracownicy potrzebują czasu, aby zaplanować dojazd, odpoczynek, opiekę nad dziećmi i inne obowiązki poza pracą.

W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę zastosowanie mają przepisy dotyczące rozkładu czasu pracy. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę zastosowanie mają przepisy dotyczące rozkładu czasu pracy. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia:

„Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca ma obowiązek przekazać rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.”

Powyższy cytat nie oznacza, że każda firma musi publikować identyczne grafiki pracy. W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych, logistycznych i przetwórczych, liczba osób potrzebnych na zmianie może być zależna od zamówień, dostaw lub planów produkcji.
Istotne jest jednak, aby pracownicy znali zasady obowiązujące w konkretnym projekcie.

Stały termin publikacji harmonogramu

Jednym z dobrych rozwiązań jest ustalenie, że harmonogram pracy jest przekazywany w określonym dniu i o stałej godzinie. Takie rozwiązanie sprawia, że pracownik wie, kiedy powinien sprawdzać plan zmian, a osoba, która jest odpowiedzialna za jego publikację ma konkretny termin na zebranie informacji.

Powinno zostać również określone miejsce, w którym pracownik jest w stanie sprawdzić aktualny grafik pracowniczy. Warto również zadbać o informacje dotyczące tego w jaki sposób są przekazywane aktualizacje oraz kto będzie odpowiadać na pojawiające się pytania.

Stały termin publikacji nie sprawi, że absencja zostanie całkowicie wyeliminowana. Ograniczy natomiast sytuacje, w których zespół będzie korzystał np. z wcześniejszych wersji harmonogramu. Raport Międzynarodowej Organizacji Pracy wskazuje, że przewidywalne grafiki pomagają pracownikom zachować lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym, podczas gdy nieprzewidywalne harmonogramy mają odwrotny skutek. 

2. Jak przekazywać harmonogram pracy pracownikom?

Nawet prawidłowo ułożony harmonogram czasu pracy nie będzie spełniał swojej funkcji, jeżeli pracownicy nie wiedzą, która wersja jest aktualna. Najwięcej zamieszania powstaje w przypadku, gdy informacje są przekazywane przez kilka osób, a w dodatku każda korzysta z innego kanału komunikacji.

Jedna osoba odpowiedzialna

Przedsiębiorstwo powinno jasno określić, jaka osoba jest odpowiedzialna za grafik pracowników. Dotyczy to również informacji kto przekazuje grafik zespołowi oraz kto będzie wprowadzać zmiany. Wszystkich tych zadań nie musi wykonywać jedna osoba, ale podział obowiązków powinien być wyraźny i wszystkim znany.

Jeżeli pracownik otrzymuje różne harmonogramy pracy od kierownika, brygadzisty i działu hr, to ewentualna absencja nie jest jego winą. Jeżeli kilka osób może samodzielnie zmieniać godziny pracy, trudno później ustalić, która informacja obowiązywała.

Jeden główny kanał komunikacji

Możliwości ustanowienia podstawowego kanału komunikacji jest sporo. Do najpopularniejszych zalicza się aplikacja pracownicza, komunikacja mailowa lub utworzona grupa na komunikatorze. Warto jednak pamiętać, że wybór narzędzia nie jest aż tak istotny, jak korzystanie z niego w sposób konsekwentny. 

Papierowy grafik pracy wywieszony w zakładzie może być dodatkowym źródłem informacji, ale nie powinien być jedynym sposobem komunikacji. W przypadku gdy pracownik przebywał na urlopie w dniu wywieszenia papierowego grafiku pracy, może nie zobaczyć zmian, które zostały wprowadzone od czasu jego obecności.

Najbardziej ryzykowny jest model, w którym podstawowy harmonogram znajduje się w aplikacji, zmiany wysyłane są przez SMS, a kolejne ustalenia przekazywane ustnie. W takim układzie pracownik może znać wszystkie wiadomości i nadal nie wiedzieć, o której godzinie ma rozpocząć pracę.
`

3. Potwierdzanie grafiku i zmian last minute

Jeżeli do pracownika została wysłana wiadomość, że nastąpiły zmiany w grafiku pracy zmianowej, należy uzyskać potwierdzenie odbioru. Jest to szczególnie ważne podczas zmian nocnych, prac weekendowych i transporcie organizowanym. 

Ważnym jest, aby odróżnić potwierdzenie przeczytania wiadomości od zaakceptowania nowej zmiany. Odpowiedź „otrzymałem” nie oznacza, że pracownik jest dostępny o zmienionej godzinie.

Przy zmianach last minute komunikat powinien zawierać:

1. dokładną datę i nowe godziny pracy,
2. informację, którą wcześniejszą zmianę zastępuje,
3. aktualne zasady transportu (jeśli jest zapewniany),
4. termin i sposób potwierdzenia dostępności.

Zamiast wiadomości „jutro przychodzisz później” pracownik powinien otrzymać precyzyjny komunikat np.:

Zmiana grafiku na 14 maja: zamiast zmiany 6.00-14.00 proponowana jest zmiana 14.00-22.00. Transport odjeżdża z dotychczasowego miejsca o 12.50. Potwierdź proszę do godziny 18.00, czy możesz przyjść.

Firma nie może automatycznie zakładać, że pracownik zaakceptuje zmianę. Przedsiębiorstwo powinno spodziewać się odmowy. W przypadku korzystania z arkuszy lub systemów pomocne jest również oznaczenie daty i godziny aktualizacji. Przy prostszych projektach wystarczy jednoznaczny komunikat wskazujący, która wersja harmonogramu pracy obowiązuje.

4. Grafik zmianowy, transport i praca w weekendy

W przypadku grafiku zmianowego, jego ułożenie powinno być ściśle powiązane z możliwościami dotarcia do miejsca pracy – szczególnie w godzinach nocnych i podczas weekendów. Ważne jest to również w przypadku miejsc znacznie oddalonych od transportu publicznego.

Zmiana godziny rozpoczęcia pracy bez aktualizacji przejazdu może bezpośrednio doprowadzić do nieobecności. Pracownik może potwierdzić gotowość do pracy, ale nie mieć świadomości o braku możliwości dotarcia na miejsce. 

Zmiany nocne i weekendowe

W przypadku zmian, które obejmują godzinę 24:00 w trakcie zmiany, należy pamiętać o tym, żeby zawsze podawać pełną datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia zmiany. 

Bezpieczny zapis wygląda następująco:

Rozpoczęcie zmiany: sobota 14 maja, godzina 22.00. Zakończenie: niedziela 15 maja, godzina 6.00.

Taki zapis ułatwia jednoznaczne przypisanie zmiany do odpowiedniego dnia. Zgodnie z definicją Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej praca zmianowa polega na wykonywaniu pracy według ustalonego rozkładu przewidującego zmianę pory pracy poszczególnych pracowników po określonej liczbie godzin, dni lub tygodni.

5. Najczęstsze błędy w grafiku pracowników

Niewłaściwie przekazany grafik pracowników tymczasowych może generować absencje, których dałoby się uniknąć. Najczęściej nie wynika to z jednego poważnego błędu, ale z kilku drobnych niespójności.

Błąd	Możliwy skutek	Rozwiązanie
Grafik przekazany zbyt późno	Pracownik nie organizuje dojazdu lub obowiązków prywatnych	Stały termin publikacji
Kilka wersji harmonogramu	Pracownik przychodzi na niewłaściwą zmianę	Jedna obowiązująca wersja
Różne kanały komunikacji	Część zespołu nie zauważa zmiany	Jeden główny kanał
Brak potwierdzenia	Firma zakłada, że pracownik zna grafik	Potwierdzenie odbioru
Odczytanie uznane za zgodę	Pracownik zna zmianę, ale nie może jej przyjąć	Osobne potwierdzenie dostępności
Brak aktualizacji transportu	Pracownik nie dociera do zakładu	Jednoczesna zmiana grafiku i przejazdu
Nieprecyzyjny zapis nocnej zmiany	Błędna interpretacja dnia rozpoczęcia	Pełna data i godzina
Brak weryfikacji dostępności	Pracownik zostaje wpisany na niemożliwy termin	Aktualizacja dostępności przed ułożeniem grafiku

Dobrze przygotowany grafik pracowniczy powinien być spójny z organizacją pracy w całym zakładzie. Pracownicy tymczasowi nie powinni otrzymywać mniej uporządkowanych informacji tylko dlatego, że formalnie zatrudnia ich agencja.

6. Jak Intraservis reaguje na problemy z obecnością?

Za przygotowanie grafiku pracy, organizację zmian i bieżące zarządzanie pracą odpowiada przede wszystkim pracodawca użytkownik. To firma zna plan produkcji, liczbę stanowisk i zapotrzebowanie na poszczególnych zmianach.

Intraservis reaguje przede wszystkim wtedy, gdy pracownik nie pojawia się w pracy. Kontaktujemy się z nim, ustalamy przyczynę nieobecności, sprawdzamy jego dalszą dostępność i przekazujemy informacje klientowi.

Jeżeli podobne sytuacje powtarzają się, zwracamy uwagę na okoliczności, w których dochodzi do absencji. Mogą one dotyczyć późnego przekazywania zmian, niespójnych wersji harmonogramu, problemów z transportem albo braku potwierdzenia dostępności.

Dobrze zorganizowany harmonogram pracy nie wyeliminuje każdej absencji. Ogranicza jednak sytuacje, w których pracownik nie przychodzi dlatego, że otrzymał nieaktualny grafik, nie potwierdził zmiany albo nie miał możliwości dojazdu.

7. FAQ

Jak najlepiej przekazywać harmonogram pracy?

Najlepiej wskazać jeden główny kanał komunikacji oraz jasno określić, kto przekazuje harmonogram i kto może go zmieniać. Pracownik powinien zawsze wiedzieć, gdzie znajduje się aktualna wersja.

Czy pracownik powinien potwierdzić otrzymanie grafiku?

Potwierdzenie jest szczególnie ważne po zmianie godzin, przy pracy nocnej lub weekendowej oraz wtedy, gdy pracownik korzysta z transportu organizowanego. Przy zmianach last minute należy potwierdzić nie tylko odbiór wiadomości, ale także dostępność.

Co powinien zawierać komunikat o zmianie grafiku?

Powinien wskazywać dokładną datę, nowe godziny pracy, zmianę, którą zastępuje, zasady transportu oraz termin potwierdzenia obecności.

Jak transport wpływa na grafik pracy zmianowej?

Godziny przejazdów powinny odpowiadać godzinom rozpoczęcia i zakończenia zmian. Aktualizacja grafiku bez sprawdzenia transportu może sprawić, że pracownik nie będzie w stanie dotrzeć do zakładu.

„Potrzebujemy 20 pracowników produkcji od przyszłego poniedziałku”. Wydawać by się mogło, że ta informacja jest wystarczająca, aby rozpocząć proces rekrutacji. Rzeczywistość jednak jest inna. Agencja pracy nie wie, jakie konkretnie zadania będą mieli pracownicy, w jakich warunkach, jak będzie wyglądać grafik oraz jakie są konkretne wymagania.

Aby rekrutacja była pomyślna, należy uporządkować brief rekrutacyjny. Dzięki temu, oferta będzie skierowana do odpowiedniej grupy kandydatów, co ograniczy liczbę nietrafionych zgłoszeń. Jak zatem stworzyć dobry brief rekrutacyjny? Dowiedz się tego czytając poniższy artykuł.

Spis treści

Czym jest brief rekrutacyjny?
Informacje wymagane przed rekrutacją
Stanowisko i warunki pracy
Kandydat, grafik i wynagrodzenie
Transport, zakwaterowanie i wdrożenie
Brief rekrutacyjny w Intraservis

1. Czym jest brief rekrutacyjny?

Brief rekrutacyjny ma za zadanie uporządkować wszystkie informacje dotyczące zapotrzebowania kadrowego. Z tego względu informacje dotyczące jedynie liczby pracowników i daty rozpoczęcia pracy nie wystarczą. Brief musi przekazać informacje, dzięki którym uda się znaleźć ludzi będących w stanie dopasować się do stanowiska, grafiku i warunków pracy.

Przykład zbyt ogólnego briefu:

Potrzebujemy 20 pracowników produkcji. Praca zmianowa. Start od poniedziałku.

Z powyższym briefem agencja zna teoretyczną nazwę stanowiska, liczbę osób i termin. Jednakże brakuje informacji o tym, czy jest to praca na linii produkcyjnej, przy pakowaniu, montażu czy kontroli jakości. Brak tutaj również informacji o temperaturze, wymaganiach fizycznych czy o godzinach zmian. 

Przykład konkretniejszego briefu:

Potrzebujemy 20 pracowników do pakowania produktów w zakładzie produkcyjnym w Poznaniu. Projekt rozpoczyna się 15 września i potrwa co najmniej trzy miesiące. Praca odbywa się od poniedziałku do piątku w systemie trzyzmianowym, po 8 godzin dziennie. Do obowiązków należy praca stojąca przy linii, kontrola jakości opakowań oraz układanie gotowych produktów na paletach. Stanowisko nie wymaga wcześniejszego doświadczenia ani dodatkowych uprawnień, ale wymaga sprawności manualnej i gotowości do pracy w temperaturze około 10°C. Wynagrodzenie wynosi 35 zł brutto za godzinę, z dodatkiem za pracę nocną i możliwością płatnych nadgodzin. Przed rozpoczęciem pracy pracownicy przechodzą szkolenie BHP i instruktaż stanowiskowy. Firma zapewnia odzież ochronną, rękawice oraz transport z dwóch wskazanych miejscowości. 

Im dokładniejszy opis, tym łatwiej jest rozpocząć dobrze skonstruowaną rekrutację. Każda informacja w mniejszym lub większym stopniu pozwala określić, kto może rzeczywiście podjąć taką pracę.

Reasumując: brief powinien jasno przedstawiać stanowisko i nie pomijać elementów mogących wpłynąć na decyzję kandydata. Ma to być konkretny opis miejsca pracy i zadań z nim związanych, a nie przedstawienie idealnego pracownika. 

2. Informacje wymagane przed rekrutacją

W przypadku pracy tymczasowej, część informacji przekazywanych agencji wynika bezpośrednio z przepisów. Zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych pracodawca użytkownik uzgadnia z agencją między innymi rodzaj pracy, wymagane kwalifikacje, przewidywany okres wykonywania pracy, wymiar czasu pracy oraz miejsce jej wykonywania.

Ustawa posługuje się między innymi sformułowaniami:

„rodzaj pracy, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu”

oraz:

„wymagania kwalifikacyjne konieczne do wykonywania pracy”

Warto zwrócić szczególną uwagę na słowo “konieczne”, ponieważ ma ono duże znaczenie. W przypadku, gdy doświadczenie, sprecyzowane umiejętności lub język nie są potrzebne do prawidłowego i bezpiecznego wykonywania obowiązków, brak którejś z wymienionych cech nie powinien powodować automatycznego odrzucenia kandydata. 

Przed rozpoczęciem procesu firma powinna przekazać agencji co najmniej:

1. liczbę potrzebnych osób,
2. rodzaj i miejsce pracy,
3. planowany termin rozpoczęcia,
4. przewidywany czas trwania projektu,
5. wymiar czasu pracy,
6. wymagane kwalifikacje,
7. zasady wynagradzania,
8. informacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.

To formalna podstawa. Trafna rekrutacja wymaga jednak bardziej szczegółowego opisu rzeczywistego stanowiska.

3. Stanowisko i warunki pracy

Pod stanowiskami takimi jak: „pracownik produkcji”, „magazynier” albo „pracownik hotelowy”, kryje się wiele różnych zadań. Zdarza się, że dwie osoby zatrudnione na stanowisku o takiej samej nazwie będą pracować w innych warunkach, co oznacza potrzebę posiadania innych umiejętności. 

Brief powinien również opisywać konkretne zadania, które będą wykonywane w ramach obowiązków. W przypadku produkcji może to być montaż, sortowanie, pakowanie, obsługa linii albo kontrola jakości. Jeśli chodzi o magazyny, może to być np. praca ze skanerem, kompletacja, rozładunek, obsługa wózka czy przenoszenie towaru. Warto też wspomnieć o hotelarstwie – inne wymagania dotyczą kuchni, housekeepingu i recepcji.

Przy opisie stanowiska należy zatem uwzględnić:

1. pozycję stojącą lub siedzącą,
2. powtarzalność czynności,
3. podnoszenie lub przenoszenie ciężarów,
4. tempo linii albo normy magazynowe,
5. temperaturę,
6. hałas,
7. kontakt z żywnością lub środkami chemicznymi,
8. używane maszyny i narzędzia,
9. obowiązkową odzież i środki ochrony.

CIOP-PIB wskazuje, że przy analizie stanowiska trzeba ustalić między innymi zadania, sposób wykonywania czynności, czas ich trwania, używane urządzenia, występujące zagrożenia oraz stosowane środki ochrony. Podobny poziom szczegółowości pomaga agencji zrozumieć, kogo faktycznie powinna szukać.

Jeśli chodzi o tempo pracy, to powinno one być jasno określone. Osoba radząca sobie dobrze w spokojnym pakowaniu ręcznym, nie koniecznie odnajdzie się w pracy przy szybkiej linii produkcyjnej. Natomiast osoba z doświadczeniem magazynowym, może nie chcieć zmieniać branży na taką z wysoką normą kompletacji. Zatem brak tej informacji powoduje zwiększenie puli kandydatów, ale jest to sztuczny obraz. Brak tej informacji przesuwa moment weryfikacji na pierwszy dzień pracy i może spowodować potrzebę ponownego szukania pracowników.

Jak pokazują badania European Working Conditions Survey 2024, jakość pracy jest zależna od czasu pracy, jej intensywności, warunków fizycznych i środowiska. Eurofound wskazuje również, że powiązanie z jakością wykonywanych zadań ma również motywacja, zaangażowanie oraz intencja odejścia.

4. Kandydat, grafik i wynagrodzenie

Niezwykle istotne jest, aby podzielić wymagania dotyczące pracownika tymczasowego na te konieczne oraz na te mile widziane. 

Zatem do wymagań koniecznych można zaliczyć uprawnienie do obsługi określonego urządzenia, prawo jazdy, aktualne badanie sanitarno-epidemiologiczne albo umiejętność komunikacji w konkretnym języku. Doświadczenie na podobnym stanowisku może być natomiast “mile widziane”, jeżeli firma jest przygotowana do wdrożenia osoby bez praktyki.

Takie rozróżnienie chroni proces przed niepotrzebnym zawężeniem grupy kandydatów. Jeżeli każdy element trafi do kategorii „obowiązkowe”, agencja może odrzucić osoby, które byłyby zdolne do wykonywania pracy po krótkim przeszkoleniu.

Ustalenia dotyczące grafiku również muszą być precyzyjne. Informacja “praca zmianowa” nie jest wystarczająca, ponieważ agencja pracy powinna znać:

1. godziny każdej zmiany,
2. liczbę dni pracy w tygodniu,
3. zasady pracy nocnej i weekendowej,
4. sposób ustalania grafiku,
5. możliwość zmian w harmonogramie,
6. planowaną liczbę godzin,
7. zasady dotyczące nadgodzin.

Informacja dotycząca podstawowej stawki nie będzie wystarczająca. Brief powinien również zawierać dane o premii, dodatkach nocnych i zmianowych, zasadach rozliczenia nadgodzin oraz ewentualne koszty ponoszone przez pracownika ze względu na transport lub zakwaterowanie.

Jeżeli pojawią się niedopowiedzenia w tych obszarach, to dojdzie do rozbieżności między oczekiwaniami a ofertą. Te informacje kandydat musi znać przed zaakceptowaniem pracy, a nie dopiero po pierwszym rozliczeniu.

Obszar briefu	Co przekazać agencji
Zapotrzebowanie	Liczba osób, termin rozpoczęcia i czas trwania projektu
Stanowisko	Zadania, tempo, normy i wymagania fizyczne
Organizacja pracy	Grafik, zmiany, przerwy i miejsce wykonywania pracy
Kandydat	Wymagane doświadczenie, uprawnienia i język
Wynagrodzenie	Stawka, premie, dodatki, nadgodziny i potrącenia
Logistyka	Transport i zakwaterowanie
Rozpoczęcie pracy	Wdrożenie, osoba kontaktowa i koordynacja

5. Transport, zakwaterowanie i wdrożenie

Zdarza się, że kwestia zakwaterowania oraz transportu do pracy jest organizowana po zakończeniu rekrutacji. To duży błąd, a w szczególności gdy mówimy o pracownikach zagranicznych, ponieważ te kwestie mogą okazać się decydujące.

Agencja pracy powinna wiedzieć:

1. czy firma zapewnia transport,
2. z jakich miejscowości organizowany jest dojazd,
3. ile trwa podróż,
4. czy godziny przejazdów odpowiadają wszystkim zmianom,
5. czy dostępne jest zakwaterowanie,
6. gdzie znajduje się miejsce zakwaterowania,
7. jakie są jego koszty i zasady,
8. ile osób mieszka w pokoju,
9. jak pracownik dociera z miejsca zamieszkania do zakładu.

Biorąc pod uwagę możliwość zatrudnienia pracowników zagranicznych, należy w briefie sprecyzować język komunikacji. Ogromne znaczenie ma nie tylko język podczas rozmowy rekrutacyjnej, ale przede wszystkim język instrukcji, szkolenia BHP, poleceń lidera i dokumentów przekazywanych pracownikowi.

Pierwszy dzień powinien mieć wyznaczoną osobę odpowiedzialną za przyjęcie nowej grupy. Agencja pracy musi wiedzieć, gdzie pracownicy mają się zgłosić, kto odbierze ich na miejscu i jak będzie wyglądało wdrożenie.

Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że:

„zarówno instruktaż ogólny jak i instruktaż stanowiskowy oraz szkolenia okresowe powinny być kompleksowo przeprowadzone przez pracodawcę użytkownika”

PIP uzasadnia to między innymi wiedzą pracodawcy użytkownika o zagrożeniach, organizacji pracy oraz zasadach obowiązujących w danym zakładzie.

Dla agencji informacja o wdrożeniu ma znaczenie już podczas rekrutacji. Dzięki temu, można przekazać kandydatom, czego mogą spodziewać się pierwszego dnia i kto będzie odpowiadał na ich pytania po rozpoczęciu pracy.

6. Brief rekrutacyjny w Intraservis

W Intraservis przygotowanie rekrutacji zaczynamy od zebrania wszystkich informacji, które mają wpływ na dobór kandydatów, rozpoczęcie pracy i późniejszą stabilność obsady.

Ustalamy z klientem:

1. liczbę potrzebnych pracowników,
2. rodzaj pracy i dokładne miejsce jej wykonywania,
3. planowany termin rozpoczęcia,
4. przewidywany czas trwania projektu,
5. wymiar czasu pracy,
6. grafik i system zmianowy,
7. rzeczywisty zakres obowiązków,
8. tempo pracy i obowiązujące normy,
9. wymagania fizyczne,
10. warunki panujące na stanowisku,
11. wymagane kwalifikacje i uprawnienia,
12. wymagania językowe,
13. wynagrodzenie, dodatki, premie, nadgodziny i możliwe potrącenia,
14. zasady dotyczące transportu,
15. warunki zakwaterowania,
16. informacje dotyczące BHP,
17. sposób wdrożenia w pierwszym dniu,
18. osobę odpowiedzialną za przyjęcie pracowników,
19. zasady kontaktu i koordynacji po rozpoczęciu pracy.

Sprawdzamy również, które wymagania są rzeczywiście niezbędne, a które mogą pozostać jedynie mile widziane. To ważne, ponieważ zbyt szeroka lista warunków obowiązkowych może niepotrzebnie ograniczyć liczbę kandydatów. Ma to znaczenie szczególnie gdy dane doświadczenie, znajomość języka lub dodatkowe uprawnienie nie są niezbędne do prawidłowego wykonywania pracy.

Jeżeli firma korzystała wcześniej z pracowników tymczasowych, pytamy również o problemy, które pojawiały się w poprzednich rekrutacjach. Mogą to być szybkie rezygnacje, absencje, trudności z dojazdem, niedopasowanie do tempa pracy, nieporozumienia dotyczące grafiku lub brak jasnej komunikacji po rozpoczęciu zatrudnienia.

Na tej podstawie możemy przygotować rekrutację w sposób dopasowany do rzeczywistych warunków w firmie, a nie tylko do nazwy stanowiska.

Dobrze przygotowany brief pomaga:

1. ograniczyć liczbę niedopasowanych kandydatur,
2. skrócić etap doprecyzowywania zamówienia,
3. lepiej ocenić dostępność kandydatów,
4. przekazać kandydatom pełne warunki przed rozpoczęciem pracy,
5. ograniczyć ryzyko rezygnacji wynikających z niepełnych informacji,
6. lepiej przygotować pierwszy dzień pracy,
7. zwiększyć przewidywalność realizacji rekrutacji.

Należy zaznaczyć, że nawet najbardziej dopracowany brief rekrutacyjny nie gwarantuje znalezienie pracownika, który rozpocznie pracę i pozostanie w firmie. Pomaga natomiast maksymalnie ograniczyć błędy, które wychodzą na wierzch, gdy rekrutacja jest prowadzona na podstawie niepełnych informacji.

Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o potrzebach kadrowych Twojej firmy.

Powodów rotacji pracowników tymczasowych jest co najmniej kilka. Można mówić chociażby o innych warunkach niż te przedstawiane na rozmowie, problemach z dojazdem lub zakwaterowaniem. Zbyt częste wymiany pracowników stanowią duże obciążenie dla przedsiębiorstw. Nie chodzi jedynie o wakat, ale również o potrzebę ponownej rekrutacji, wdrożenia i dodatkowej presji na zespół.

Dowiedz się skąd bierze się rotacja pracowników tymczasowych i jakie działania należy wdrożyć, aby ograniczyć ją do minimum. Minimum, ponieważ całkowita eliminacja nie jest możliwa.

Spis treści

Rotacja pracowników tymczasowych
Najczęstsze przyczyny odejść
Pierwsza zmiana i wdrożenie
Cudzoziemcy, transport i zakwaterowanie
Jak zmniejszyć rotację?
Wsparcie Intraservis Group

1. Rotacja pracowników tymczasowych

Część firm traktuje szybkie odejścia pracowników tymczasowych jak naturalny stan rzeczy. Podejście na zasadzie “przyszedł, popracował kilka dni i zrezygnował, teraz szukamy nowego” jest bardzo kosztowne. 

Każda rezygnacja oznacza rozpoczęcie na nowo całego procesu. Zatem ponownie należy skontaktować z agencją, przeprowadzić selekcja, zorganizawać wejścia, szkolenia, dopasować grafiku, uzupełnić dokumenty i przekazać informacje liderowi. W produkcji, logistyce, magaznie czy hotelu dochodzi jeszcze presja na zespół, który musi utrzymać tempo mimo brakującej osoby.

GUS pokazał, że popyt na pracę w Polsce pozostaje realny. W informacji sygnalnej z 10 czerwca 2026 r. czytamy:

„W Polsce na koniec 1 kwartału 2026 r. było o 16,7% więcej wolnych miejsc pracy niż na koniec 4 kwartału 2025 r., a wskaźnik wolnych miejsc pracy wzrósł o 0,1 p. proc. do 0,81%.”

Na koniec 1 kwartału 2026 r. GUS odnotował 100,2 tys. wolnych miejsc pracy. Najwięcej było ich w przetwórstwie przemysłowym – 20,5 tys. Te statystyki są niezwykle cennymi informacjami dla firm, których działalność opiera się na systemie zmianowych, sezonowym lub krótkich terminach realizacji. 

Należy również zwrócić uwagę na rosnące koszty pracy. Według GUS w maju 2026 r. przeciętne zatrudnienie w sektorze przedsiębiorstw było o 0,9% niższe niż rok wcześniej, a przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto wzrosło nominalnie o 5,8% rok do roku.

Zatem koszt rotacji nie może być liczony wyłącznie przez stawkę godzinową. Do kosztów należy dodać również stracony czas kierownictwa i przełożonych, powtaraniu wdrożenia, przesuwaniu ludzi między stanowiskami i utracie stabilności grafiku.

2. Najczęstsze przyczyny odejść

Różnice pomiędzy oczekiwaniami a rzeczywistością mogą dać się we znaki zarówno pracownikowi jak i firmie. Jeżeli pracownik widział to wszystko inaczej lub co gorsza praca została mu przedstawiona w inny sposób – szybko odejdzie. To oczywiście problem dla przedsiębiorstwa, o którym pisaliśmy w poprzednim punkcie.

Pieniądze i stawka nie zawsze są przyczyną. O rezygnacji mogą decydować też pominięte lub zbyt ogólnie opisane czynniki. Mowa chociażby o trudności pracy, temperaturze, tempie, warunkach mieszkania czy komunikacji.

Z doświadczenia Intraservis wynika, że do najczęstszych przyczyn szybkich rezygnacji zalicza się: 

1. zbyt ogólny opis stanowiska,
2. inne tempo pracy niż kandydat zakładał,
3. brak jasnej informacji o zmianach i grafiku,
4. trudniejszy dojazd niż wynikało z rozmowy,
5. standard zapewnionego zakwaterowania,
6. niejasne zasady wynagrodzenia, dodatków albo potrąceń,
7. brak osoby, która przeprowadzi pracownika przez pierwszy dzień,
8. słaba komunikacja między firmą, agencją i pracownikiem,
9. brak reakcji na pierwszy sygnał niezadowolenia.

Tych problemów nie można “zasypać” dodatkowymi kandydatami. Według wstępnych wyników badań BAEL w 1 kwartale 2026 r. osoby aktywne zawodowo stanowiły 58,7% ludności w wieku 15-89 lat.

W tym samym opracowaniu GUS wskazuje, że w przetwórstwie przemysłowym pracowało 18,5% wszystkich pracujących, a w transporcie i gospodarce magazynowej 7,1%.

W praktyce oznacza to, że kandydaci oczywiście mogą być dostępni, ale nie każdy będzie pasował do konkretnego stanowiska. Wydaje się to oczywiste, ale innego typu osoby wymaga praca przy szybkiej linii produkcyjnej, a innej housekeeping w hotelu. Niestety, ale przedsiębiorcy często o tym zapominają. 

Jak wskazuje raport European Working Conditions Survey 2024 sporządzony przez Eurofound – jakość pracy ma wpłw na to, czy pracownik zostanie. 

„The EWCS confirms the positive association of some of the job quality indices with engagement, motivation, trust and cooperation, and the negative association with employees’ intention to quit their job.”

To zdanie dobrze odnosi się do pracy tymczasowej. Nie trzeba będzie długo czekać na rezygnację pracownika, jeśli widzi on chaos, brak informacji i niezgodność pomiedzy ofertą i rzeczywistością. Natomiast jeśli wie czego się spodziewać i posiada kontakt do osoby, której może się poradzić w nagłych sytuacjach – ryzyko odejścia zmniejsza się.

3. Pierwsza zmiana i wdrożenie

Pierwszy dzień w pracy często jest ważniejszy niż deklaracja kandydata o gotowości do pracy. Jest to spowodowane tym, że wtedy pracownik naprawdę widzi, jak wygląda zakład, zespół, tempo i sposób zarządzania na zmianie.

Pracownik może zacząć myśleć o odejściu jeszcze przed rozpoczęciem pierwszej zmiany. Jeśli nowa osoba np. nie wie do kogo i gdzie ma się zgłosić oraz kto odpowiada za pokazanie stanowiska, to firma otrzymuje ujemne punkty. Pracownik może w takiej sytuacji podejrzewać, że przyszłość będzie wyglądać podobnie i nikt nie będzie go wspierał. 

Samo w sobie wdrożenie nie musi być niezwykle rozbudowane. W pracy tymczasowej najczęściej wystarczą podstawy i konkrety. Zatem pracownik powinien wiedzieć:

1. którędy i gdzie ma wejść,
2. do kogo musi podejść,
3. kto jest liderem,
4. jakie są pierwsze zadania,
5. jak wygląda i ile trwa przerwa,
6. gdzie zgłosić problem,
7. jakie zasady BHP obowiązują na stanowisku,
8. z kim kontaktuje się po stronie agencji.

Podstawą jest oczywiście bezpieczeństwo. Nie jako podpis na liście, ale jako realne wprowadzenie do miejsca pracy. Na hali, w magazynie, przy załadunku, w kuchni hotelowej albo w housekeepingu pracownik musi wiedzieć, gdzie są ryzyka i jak ich unikać.

GUS podał w informacji z 10 czerwca 2026 r.:

„W 1 kwartale 2026 r. zgłoszono 17084 osoby poszkodowane w wypadkach przy pracy (o 19,3% więcej niż w 1 kwartale 2025 r.).”

Te dane nie dotyczą wyłącznie pracowników tymczasowych, więc nie należy ich tak interpretować. Pokazują jednak, że w pracy fizycznej BHP nie jest dodatkiem do procesu. Dla pracownika tymczasowego brak jasnych zasad bezpieczeństwa może być jednym z powodów, dla których nie chce wracać na kolejną zmianę.

Pierwsza zmiana nowych pracowników powinna być pilnowana przez osobę, która zna stanowisko lub dłuższy czas na nim pracuje. W przeciwnym wypadku, nawet dobrze dobrany kandydat może odpaść przez organizację, a nie przez brak chęci do pracy. 

4. Cudzoziemcy, transport i zakwaterowanie

W Intraservis temat rotacji pracowników z zagranicy jest szczególnie ważny, bo duża część projektów opiera się właśnie na cudzoziemcach. W tej grupie szybkie odejścia mają często inne źródła niż w przypadku pracowników lokalnych.

Według danych GUS w ostatnim dniu listopada 2025 r. pracę w Polsce wykonywało 1 138,0 tys. cudzoziemców, czyli o 6,4% więcej niż w listopadzie 2024 r. GUS wskazał również, że 439,4 tys. cudzoziemców realizowało wyłącznie umowy zlecenia i pokrewne. Najliczniejszą grupą byli obywatele Ukrainy – 769,7 tys., czyli 67,6% ogólnej liczby cudzoziemców wykonujących pracę w Polsce.

Te dane idealnie pokazują skalę o jakiej mowa, a przy tej grupie sama rekrutacja nie wystarczy. Szczególnie przy cudzoziemcach należy położyć nacisk na informacje, komunikację i kontakt przed rozpoczęciem pracy.

Opierając się na naszym doświadczeniu, możemy stwierdzić, że największe ryzyka pojawiają się w poniższych obszarach:

Komunikacja
Pracownik zagraniczny musi rozumieć, jaka jest stawka, jaki jest grafik, gdzie ma się zgłosić, kto jest koordynatorem i jak wygląda praca. Zbyt ogólne przekazanie informacji, niemal na pewno spowoduje szybkie pojawienie się nieporozumień.

Transport
Dojazd również istotnie wpływa na decyzję pracownika o pozostaniu w miejscu pracy. W przypadku długiej, skomplikowanej lub źle skoordynowanej ze zmianą trasy, pracownik może złożyć rezygnację pomimo tego, że inne warunki spełniają jego oczekiwania.

Zakwaterowanie
Ocenie pracownika zagranicznego podlega nie tylko stanowisko, ale również wszystko dookoła. Mowa zatem również o mieszkaniu, kosztach, zasadach i codziennej organizacji. Każdy z tych elementów ma ogromny wpływ na ogólną ocenę całości. 

Dokumenty i poczucie bezpieczeństwa
W przypadku zatrudniania cudzoziemców niepewność formalna to dodatkowe źródło stresu. Pojawia się on zarówno po stronie pracownika jak i przedsiębiorstwa, ponieważ błędy w dokumentacji, mogą prowadzić do ogromnych strat finansowych.

Pracownicy powinni wiedzieć, kto odpowiada za dokumenty, gdzie pytać o status sprawy i co zrobić, gdy pojawi się problem. Dlatego w projektach z pracownikami z zagranicy koordynacja ma bezpośredni wpływ na rotację. Szczególnie te osoby muszą wiedzieć, że po rozpoczęciu pracy nie zostaną same. Jeżeli natomiast chodzi o firmę, to musi ona wiedzieć, kto będzie reagować na absencję, konflikty, problemy z grafikiem, zmianę zakwaterowania albo pierwsze sygnał rezygnacji.

5. Jak zmniejszyć rotację?

Wprost należy przyznać, że całkowita rotacja pracowników tymczasowych nie jest możliwa. Można natomiast znacząco wpłynąć na liczbę rezygnacji, jeśli proces zostanie dobrze przygotowany przed pierwszą zmianą. Najważniejsze są konkretne działania.

1. Brief, który opisuje realną pracę
Sama nazwa stanowiska nie wystarczy. Agencja pracy, pomimo swojego doświadczenia musi wiedzieć, czy praca jest szybka, monotonna, ciężka fizycznie, zmianowa, w hałasie, w chłodni, w wysokiej temperaturze albo pod presją norm. To podstawowy, bez który selekcja kandydatów będzie w dużej części przypadkowa.

2. Uczciwa informacja dla kandydata
Najlepiej powiedzieć wprost, że praca jest wymagająca. Spowoduje to odsiew kandydatów i mniej rezygnacji po pierwszy dniu. Znajomość warunków pracy sprawi, że kandydaci będą podejmować bardziej świadomą decyzję.

3. Dopasowanie do stanowiska, nie tylko dostępność
Nie każdy, kto chce pracować, sprawdzi się w każdym środowisku. Inne cechy są potrzebne przy kompletacji zamówień, inne przy pracy na produkcji, inne w hotelu, inne przy prostych, ale powtarzalnych zadaniach.

4. Jasne zasady wynagrodzenia
Pracownik powinien rozumieć, ile zarobi, kiedy dostanie wypłatę, jakie są dodatki, co jest potrącane i jak rozliczane są roboczogodziny. W przypadku pojawienia się niejasności płacowych, zaufanie szybko spada do niskiego poziomu. 

5. Przygotowana pierwsza zmiana
Pierwszy dzień pracownika musi być solidnie przygotowany. Ktoś musi pracownika odebrać, pokazać stanowisko, wyjaśnić zasady i sprawdzić, czy wszystko jest zrozumiałe.

6. Kontakt po starcie
Największe ryzyko odejścia pojawia się zwykle na początku. Zatem należy sprawdzić, czy zakres obowiązków jest zgodny z ustaleniami, czy dojazd został zapewniony, czy pracownik rozumie grafik i czy nie ma pierwszych sygnałów rezygnacji.

7. Reakcja zanim pracownik zniknie z grafiku
Spóźnienia, niepewne odpowiedzi, frustracja, konflikt z liderem, problem z mieszkaniem – to istotne sygnały, które mogą wskazywać, że pracownik może wkrótce odejść. 

W celu zmniejszenia rotacji, należy przeprowadzić szereg działań. Najważniejsze, aby połączyć kilka elementów: brief, dobrą rekrutację, informacje, wdrożenia, koordynację i szybką reakcję. 

6. Wsparcie Intraservis Group

W przypadku współpracy z profesjonalną agencją pracy tymczasowej, jej rola nie powinna kończyć się wraz ze znalezieniem kandydatów. Krótki czas po rekrutacji decyduje, czy zatrudnieni pracownicy zostaną na swoim nowych stanowiskach. W Intraservis pomagamy ograniczyć rotację pracowników ulepszając cały proces.

W praktyce obejmuje to:

1. rozmowę i brief stanowiska przed rozpoczęciem rekrutacji,
2. opisanie realnych warunków pracy,
3. selekcję kandydatów pod tempo, grafik i wymagania,
4. jasną komunikację przed startem,
5. wsparcie przy legalizacji i dokumentach pracowników z zagranicy,
6. koordynację po rozpoczęciu pracy,
7. kontakt z pracownikami i klientem,
8. szybką reakcję przy absencji, problemach lub ryzyku odejścia.

Nie obiecujemy, że całkowicie wyeliminujemy rotację, ponieważ w przypadku pracy tymczasowej, taka deklaracja byłaby niewiarygodna. My zapewniamy lepszą kontrolę nad procesem, który prowadzi do rotacji. 

Współpraca z nami oznacza dla firm mniej przypadkowości, więcej informacji przed startem i lepsze działanie pracowników, którzy już zostali zrekrutowani. 

Jeżeli w Twojej firmie pracownicy tymczasowi odchodzą po kilku dniach, warto sprawdzić nie tylko samą rekrutację, ale cały proces: brief stanowiska, komunikację z kandydatem, organizację pierwszego dnia, koordynację i reakcję na pierwsze sygnały problemów.

Skontaktuj się z nami, a my sprawdzimy, które elementy współpracy warto uporządkować przed kolejnym projektem, sezonem albo zwiększeniem obsady.

Firmy w Polsce, a szczególnie z branż takich jak produkcja, logistyka i HoReCa coraz częściej decydują się na zatrudnienie pracowników tymczasowych. Dzięki temu rozwiązaniu, przedsiębiorstwa mogą uzupełniać obsadę bez konieczności budowania stałej kadry. Te rozwiązanie jest szczególnie korzystne przy nagłym wzroście zamówień, sezonowości, rotacji lub inne potrzebie zwiększenia zespołu.

Niestety, ale część firm często popełnia błędy po podpisaniu umowy z agencją pracy. Najczęstszym z nich jest mylne założenie, że podpisanie umowy z agencją przenosi na nią całą odpowiedzialność za pracownika. W tym artykule wyjaśniamy, za co odpowiada agencja pracy tymczasowej, za co odpowiada pracodawca użytkownik i co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z agencją.

Spis treści

Czym jest praca tymczasowa?
Za co odpowiada agencja pracy tymczasowej?
Kim jest pracodawca użytkownik? 
Za co odpowiada pracodawca użytkownik? 
Agencja pracy tymczasowej a pracodawca użytkownik – tabela obowiązków
Kto odpowiada za BHP pracownika tymczasowego?
Pracownicy tymczasowi z zagranicy – dodatkowe obowiązki i ryzyka
Jakich prac nie można powierzyć pracownikowi tymczasowemu?
Ile czasu można korzystać z pracy tego samego pracownika tymczasowego?
Ryzyka współpracy z nieprofesjonalną agencją
Checklista przed podpisaniem umowy z agencją

Czym jest praca tymczasowa?

Praca tymczasowa nie jest “wypożczeniem pracownika”. Ten model zatrudnienia jest szczegółowo opisany w ustawie o zatrudaniu pracowników tymczasowych. Zgodnie z jej treścią, tego typu praca oznacza wykonywanie zadań o charakterze sezonowym, okresowy lub doraźnym na rzecz pracodawcy użytkownika. Jednocześnie muszą to być zadania,  których terminowe wykonanie przez własnych pracowników nie byłoby możliwe. Mogą to również być zadania należące do obowiązków nieobecnego pracownika.

Taki model współpracy najczęściej sprawdza się w przedsięborstwach, które muszą szybko reagować na zmienną liczbę zamówień. Mowa zatem głównie o produkcji, logistyce, przetwórstwie, sektorze HoReCa, pakowaniu, sortowaniu, kompletacji zamówień czy szeroko pojętej pracy sezonowej.

W pracy tymczasowej występują trzy strony:

1. agencja pracy tymczasowej,
2. pracownik tymczasowy albo osoba skierowana do pracy tymczasowej,
3. pracodawca użytkownik, czyli firma korzystająca z pracy tej osoby.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że treści ustawy nie mówi jedynie o osobach zatrudnionych przez agencję na podstawie umowy o pracę. W określonych przypadkach agencja może również kierować do pracy tymczasowej osoby na podstawie umowy prawa cywilnego.

Natomiast zagadnienie jest skomplikowane i nie należy go upraszczać.Część zasad dotyczących pracy tymczasowej obejmuje również osoby kierowane na podstawie umów cywilnoprawnych, ale nie każdy obowiązek pracowniczy działa identycznie jak przy umowie o pracę. Dlatego przy takim modelu trzeba szczególnie uważnie ocenić podstawę prawną i faktyczny sposób wykonywania pracy.

To istotne zwłaszcza od strony ryzyka kontroli. Ogromne znaczenie ma nie sama nazwa umowy, ale to, jak praca faktycznie wygląda: kto wydaje polecenia, kto kontroluje czas pracy, gdzie praca jest wykonywana i czy dana osoba działa w warunkach typowych dla stosunku pracy. Odnosi się to w szczególności do nowych praw, które otrzymali kontrolerzy Państwowej Agencji Pracy.

Za co odpowiada agencja pracy tymczasowej?

Odpowiedzialność agencji pracy tymczasowej opiera się głównie na formalnym wymiarze zatrudnienia. Do jej zadań należy zawarcie umowy z pracownikiem tymczasowym, obsługa dokumentacji, wypłata wynagrodzenia oraz prowadzenie rozliczeń kadrowo-płacowych. 

Zgodnie z ustawą agencja zatrudnia pracowników tymczasowych na podstawie umowy o pracę na czas określony. W określonych przypadkach może również kierować do pracy tymczasowej osoby na podstawie umowy prawa cywilnego.

Do podstawowych obowiązków agencji należą między innymi:

1. Do podstawowych obowiązków agencji należą między innymi:
2. zawarcie umowy z pracownikiem tymczasowym,
3. określenie w umowie pracodawcy użytkownika i okresu wykonywania pracy na jego rzecz,
4. określenie rodzaju pracy, wymiaru czasu pracy i miejsca jej wykonywania,
5. wypłata wynagrodzenia,
6. rozliczenie urlopu albo ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
7. prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
8. przekazanie pracownikowi informacji umożliwiających bezpośredni kontakt z agencją,
9. wydanie świadectwa pracy,
10. obsługa ubezpieczeniowa i kadrowo-płacowa.

Co ważne, do obowiązków agencji należy również ustalenie warunków współpracy z pracodawcą użytkownikiem. Nim pracownik pojawi się w pracy, strony są powinny ustalić na piśmie rodzaj pracy, wymagania kwalifikacyjne, przewidywany okres wykonywania pracy, wymiar czasu pracy i miejsce jej wykonywania.

To wręcz kluczowy etap, ponieważ w głównej mierze to on decyduje o przebiegu współpracy. Jego pominięcie lub zlekceważenie może doprowadzi do niejasności dotyczących zakresu obowiązków, grafiku wynagrodzenia, BHP albo odpowiedzialności za konkretne sytuacje na stanowisku pracy.

Kim jest pracodawca użytkownik?

Definicja pracodawcy użytkownika znajduje się w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

„pracodawca użytkownik – pracodawcę lub podmiot niebędący pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy wyznaczający pracownikowi skierowanemu przez agencję pracy tymczasowej zadania i kontrolujący ich wykonanie;”

To zdecydowanie jeden z najważniejszych fragmentów całego tematu. Należy pamiętać, że pracodawca użytkownik nie jest formalnym pracodawcą danego pracownika tymczasowego, ale to on odpowiada za organizację jego codziennej pracy. Również wskazuje zadania, miejsce pracy, przełożonych, harmonogram i sposób wykonywania obowiązków. 

Ustawa wyjaśnia to jeszcze mocniej w art. 14 ust. 1:

„pracodawca użytkownik wykonuje obowiązki i korzysta z praw przysługujących pracodawcy, w zakresie niezbędnym do organizowania pracy z udziałem pracownika tymczasowego”

Ujmując temat prościej – pracodawca użytkownik nie jest pasywnym odbiorcą osoby „dostarczonej” przez agencję. Posiada on konkretny zakres odpowiedzialności, który jest niemożliwy do przeniesienia na agencję za pośrednictwem samej umowy handlowej. 

To jedno z największych zagrożeń dla firm podejmujących współpracę z agencją. Na etapie rozpoczynania współpracy należy precyzyjnie ustalić konkretne kwestie. Do wspomnianych kwestii należy między innymi: kto odpowiada za szkolenie, środki ochrony, ewidencję czasu pracy, grafik, informowanie o ryzyku zawodowym i reakcję na wypadek. Niestety, ale problemy z brakiem precyzyjnej komunikacji pojawiają się najczęściej wraz z wizytą kontroli w firmie.

Za co odpowiada pracodawca użytkownik?

Tak jak wspominaliśmy na samym początku – pracodawca użytkownik nie może być stroną bierną w tej relacji. Odpowiada on za to, co się faktycznie dzieje  w miejscu wykonywania pracy. To bardzo ważne dla firm produkcyjnych, logistycznych, magazynowych i hotelowych, bo większość ryzyk operacyjnych pojawia się właśnie tam: na hali, przy taśmie, na rampie, w chłodni, przy wózkach, w kuchni hotelowej albo w pokojach obsługiwanych przez housekeeping.

Do najważniejszych obowiązków pracodawcy użytkownika należą:

1. wyznaczanie zadań pracownikowi tymczasowemu,
2. kontrolowanie wykonywania pracy,
3. zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu jej wykonywania,
4. prowadzenie ewidencji czasu pracy,
5. prowadzenie ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową,
6. przekazywanie agencji informacji potrzebnych do prawidłowego zatrudnienia i rozliczeń,
7. informowanie o warunkach BHP na danym stanowisku,
8. dostarczenie odzieży i obuwia roboczego,
9. zapewnienie środków ochrony indywidualnej,
10. zapewnienie napojów i posiłków profilaktycznych, gdy wymagają tego przepisy,
11. przeprowadzenie szkoleń BHP,
12. ocena ryzyka zawodowego i informowanie o tym ryzyku,
13. ustalanie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy,
14. umożliwienie wykorzystania urlopu wypoczynkowego, jeżeli okres pracy u danego pracodawcy użytkownika obejmuje 6 miesięcy lub dłużej.

Wniosek jest prosty – współpraca z agencją pracy tymczasowej nie zrzuca odpowiedzialności z firmy za realną organizację pracy. Oczywiście agencja może przejąć i uporządkować wiele obowiązków formalnych, ale nie przejmie fizycznie nadzoru nad tym, czy pracownik na hali otrzymał właściwe instrukcje, czy zna zagrożenia stanowiskowe, czy ma środki ochrony i czy jego czas pracy jest prawidłowo ewidencjonowany przez firmę, w której faktycznie pracuje.

Agencja pracy tymczasowej a pracodawca użytkownik – tabela obowiązków

Obszar	Agencja pracy tymczasowej	Pracodawca użytkownik
Umowa z pracownikiem	Zawiera umowę i prowadzi dokumentację	Przekazuje agencji warunki pracy, stanowisko, miejsce i wymagania
Wynagrodzenie	Wypłaca wynagrodzenie i prowadzi rozliczenia	Przekazuje dane potrzebne do prawidłowego rozliczenia
Organizacja pracy	Kieruje pracownika do pracodawcy użytkownika	Wyznacza zadania i kontroluje ich wykonanie
BHP	Ma obowiązki formalne jako pracodawca	Zapewnia bezpieczne warunki w miejscu pracy, szkolenia, środki ochrony i ocenę ryzyka
Ewidencja czasu pracy	Korzysta z danych do rozliczeń	Prowadzi ewidencję czasu pracy
Limit 18/36 miesięcy	Musi kontrolować okres skierowania	Musi prowadzić ewidencję osób i kontrolować korzystanie z pracy tej samej osoby
Cudzoziemcy	Obsługuje legalność zatrudnienia w modelu APT	Musi zapewnić zgodność faktycznej pracy z ustaleniami i dokumentami
Wypadek przy pracy	Uczestniczy w obsłudze formalnej	Ustala okoliczności i przyczyny wypadku w miejscu pracy
Komunikacja z pracownikiem	Zapewnia kontakt z agencją	Organizuje codzienne wdrożenie i nadzór na stanowisku

Kto odpowiada za BHP pracownika tymczasowego?

Do nieporozumień we współpracy z agencją często dochodzi w obszarze BHP. Błędne jest założenie, że skoro pracownik jest “z agencji”, to agencja jest w całości odpowiedzialna za BHP. Takie stwierdzenie jest zbyt dużym uproszczeniem.

Oczywiście, agencja jest formalnym pracodawcą i co do zasady to po jej stronie mogą występować określone obowiązki organizacyjne związane z BHP. Jednak pracodawca użytkownik również ma własne obowiązki, ponieważ to na jego terenie pracownik tymczasowy faktycznie wykonuje pracę.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje:

„Pracodawca użytkownik także ma obowiązki w zakresie działania służb prewencyjnych”

PIP wskazuje również, że pracodawca użytkownik ma obowiązek wyznaczyć osobę sprawującą nadzór nad bezpieczeństwem i higieną pracy wszystkich osób świadczących pracę na jego terenie, w tym pracowników tymczasowych, oraz informować agencję i pracowników o działaniach zapobiegających zagrożeniom zawodowym.

Oznacza to, że obowiązki BHP nie są „po jednej stronie”. Agencja i pracodawca użytkownik muszą posiadać wiedzę w kwestii, kto za co odpowiada. Ale codzienne bezpieczeństwo na stanowisku pracy jest ściśle związane z miejscem, w którym praca faktycznie się odbywa.

To szczególnie ważne w branżach takich jak produkcja, logistyka, magazyny, przetwórstwo, hotelarstwo czy gastronomia. Nawet jeśli pracownik tymczasowy posiada doświadczenie, ale nie zna konkretnej hali, konkretnej linii, układu magazynu, stref załadunku, czy zasad poruszania się po obiekcie, istnieje duże ryzyko wypadku.

Dlatego PIP podkreśla znaczenie szkoleń BHP po stronie pracodawcy użytkownika. W przypadku pracowników tymczasowych szkolenia powinny być przeprowadzone w sposób, który realnie przygotowuje ich do pracy w danym miejscu, a nie tylko formalnie zamyka dokumentację.

Pracodawca użytkownik posiada większą wiedzę na temat zagrożeń, organizacji pracy, przepisów i zasad BHP w danym zakładzie niż agencja pracy. Dlatego te na nim spoczywa większa odpowiedzialność.

Samo podpisanie umowy z agencją nie zabezpiecza firmy, jeśli na hali nikt nie wie, kto odpowiada za szkolenie, środki ochrony, ewidencję, zgłaszanie wypadków i codzienny nadzór nad stanowiskiem.

Pracownicy tymczasowi z zagranicy – dodatkowe obowiązki i ryzyka

W przypadku zatrudniania pracowników z zagranicy sprawa staje się dodatkowo skomplikowana. W takim przypadku należy zadbać również o legalność pobytu, legalność pracy, zgodność dokumentów, język umowy i faktyczny model wykonywania pracy.

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jednym z kluczowych wymogów jest zawarcie umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy. Jeżeli cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, treść umowy musi zostać przedstawiona w wersji dla niego zrozumiałej.

To bardzo ważne w praktyce. W przypadku pracowników z Ukrainy, Gruzji, Mołdawii, Filipin, Kolumbii, Uzbekistanu czy innych krajów nie wystarczy „mieć dokument”. Musi zgadzać się dosłownie wszystko: podmiot powierzający pracę, podstawa zatrudnienia, miejsce wykonywania pracy, rodzaj pracy i faktyczne warunki wykonywania obowiązków.

W przypadku cudzoziemca kierowanego do innego podmiotu przepisy odnoszą się do sytuacji, w której cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej. To oznacza, że dokumentacja musi odzwierciedlać trójstronny charakter relacji.

Ryzyko jest poważne, bo sankcje są dotkliwe:

„Kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł.”

Należy wspomnieć, że kara może być naliczana za każdego cudzoziemca. Błąd formalny przy kilkuosobowym lub kilkunastoosobowym zespole może zmienić się z “niewielkiej” pomyłki administracyjnej w ogromną karę finansową.

Dlatego tak istotne jest, aby zatrudniając pracowników z zagranicy, współpracować z agencją pracy, która ma uporządkowane procedury legalizacji, dokumentacji, komunikacji i rozliczeń. Pozwoli to oszczędzić czas, stres i pieniądze. 

Jakich prac nie można powierzyć pracownikowi tymczasowemu?

Praca tymczasowa to prawdziwa elastyczność, o której tak głośno się mówi. Natomiast trzeba pamiętać, że nie może być ona stosowana do każdego rodzaju zadań.

Zgodnie z ustawą pracownikowi tymczasowemu nie można powierzyć między innymi:

1. pracy szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie Kodeksu pracy,
2. pracy na stanowisku, na którym jest zatrudniony pracownik pracodawcy użytkownika uczestniczący w strajku,
3. pracy tego samego rodzaju co praca wykonywana przez pracownika zwolnionego z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie ostatnich 3 miesięcy, jeżeli spełnione są warunki opisane w ustawie,
4. określonych prac ochroniarskich wymagających uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową lub środki przeznaczone do obezwładniania osób.

Oczywiście nie każda praca na produkcji, w magazynie czy w logistyce jest automatycznie pracą szczególnie niebezpieczną, jednakże każde stanowisko powinno zostać ocenione przed rozpoczęciem współpracy.

Profesjonalna agencja powinna zapytać o rzeczywisty zakres obowiązków, środowisko pracy, ryzyka stanowiskowe, wymagane uprawnienia i warunki organizacyjne. Dzięki temu firma nie uruchamia rekrutacji w modelu, który od początku może być problematyczny.

Ile czasu można korzystać z pracy tego samego pracownika tymczasowego?

Praca tymczasowa jest obarczona limitem czasu, przez jaki pracownik tymczasowy może wykonywać pracę dla jednego pracodawcy użytkownika.

Agencja może skierować danego pracownika tymczasowego do jednego pracodawcy użytkownika maksymalnie na 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Ten sam limit dotyczy również pracodawcy użytkownika. Firma nie może korzystać z pracy tej samej osoby przez okres dłuższy niż przewidziany w ustawie, nawet jeśli współpracuje z różnymi agencjami.

Ustawa przewiduje jednak wyjątek, w sytuacji zastępstwa nieobecnego pracownika – wtedy okres może być dłuższy. Tego wyjątku nie można jednak stosować automatycznie do każdej dłuższej współpracy. Właśnie dlatego pracodawca użytkownik musi prowadzić ewidencję osób wykonujących pracę tymczasową. Bez niej trudno kontrolować, czy limit nie został przekroczony.

Ryzyka współpracy z nieprofesjonalną agencją

Rozpoczęcie współpracy z agencją pracy to nie jest jedynie decyzja kadrowa. Ta decyzja dotyczy również kwestii prawnych, operacyjnych i organizacyjnych.

Do najczęstszych problemów podczas współpracy z nieprofesjonalną agencją można zaliczyć: brak wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, brak numeru KRAZ w dokumentach, ogłoszeniach i ofertach, niejasny podział obowiązków BHP, brak pisemnych ustaleń przed skierowaniem pracownika do pracy, błędne rozliczanie czasu pracy, brak kontroli limitu 18/36 miesięcy, błędy w legalizacji pracy cudzoziemców, brak umowy w wersji zrozumiałej dla cudzoziemca, przerzucanie odpowiedzialności między agencją a firmą użytkownikiem w przypadku wypadku, rotacji albo absencji.

Agencja zatrudnienia musi posiadać wpis do rejestru agencji zatrudnienia. Prowadzenie działalności bez wymaganego wpisu grozi grzywną.

Rejestr agencji zatrudnienia jest jawny, a sprawdzenie numeru KRAZ przed podpisaniem umowy zajmuje dosłownie chwilę. Te kilka minut poświęcone na wykonanie tej czynności pozwala wyeliminować jedno z najbardziej oczywistych ryzyk.

Warto również śledzić zmiany w uprawnieniach Państwowej Inspekcji Pracy. Od 8 lipca 2026 r. wchodzi w życie nowelizacja ustawy o PIP. Nie jest to główny temat pracy tymczasowej, ale pokazuje, że coraz większe znaczenie ma rzeczywisty sposób wykonywania pracy, a nie tylko nazwa umowy.

Dla firm oznacza to, że współpraca z agencją powinna być uporządkowana nie tylko „na papierze”, ale też operacyjnie. Dokumenty, grafik, BHP, zakres obowiązków, ewidencja, legalizacja i codzienna komunikacja muszą tworzyć jeden spójny proces.

Zmiana w podejściu do zarządzania zespołem, będzie wręcz wymuszona w polskich firmach. Jest to spowodowane jednoczesnym kurczeniem się zasobów wśród potencjalnych kandydatów oraz wzrostem kosztów pracy. GUS wskazuje, że w i kwartale 2026 roku odnotowano drugi rok z rzędu spadek w przeciętnym zatrudnieniu w sektorze przedsiębiorstw. Na domiar złego, wynagrodzenia rosną o ponad 6% rocznie, co sprawia, że każdy nieefektywnie obsadzony etat uderza w wynik finansowy firmy mocniej niż kiedykolwiek wcześniej. Najlepsze firmy zaznajomione z tym problemem, wprowadziły mechanizm do swojej organizacji, który jest w stanie zablokować te problemy. Oczywiście, nie pasuje on do każdej firmy, ponieważ nie wszędzie elastyczne formy zatrudnienia będą dobrym rozwiązaniem. W tym artykule pokazujemy, jak konkretnie to robią i dlaczego elastyczność zatrudnienia staje się jedną z kluczowych przewag konkurencyjnych niezależnie od branży. 

Spis treści

1. Zmieniający się rynek pracy – dlaczego klasyczne podejście do zatrudnienia przestaje wystarczać
1a. Niedobór pracowników i wzrost kosztów pracy – nowe realia dla pracodawców
2. Czym jest elastyczny model zatrudnienia i kiedy warto go wdrożyć
3. Elastyczna struktura kadrowa – rozwiązanie stosowane przez liderów rynku
4. Koszty zatrudnienia a elastyczność kadrowa – gdzie firmy mogą zyskać
5. Produkcja, logistyka i HoReCa – branże, w których elastyczność staje się standardem
6. Elastyczne rozwiązania kadrowe Intraservis – wsparcie dla firm w zmiennym rynku pracy
7. FAQ

---

1. Rynek pracy pod presją – dlaczego stare modele zatrudnienia zawodzą

Elastyczność zatrudnienia nie jest już domeną jedynie firm, opierających się na praca sezonowych i rozruchowych. Obecnie jest to jeden z kluczowych elementów strategii HR w ogromnej ilości organizacji. Mowa tu zarówno o średnich przedsiębiorstwach produkcyjnych jak i o wielkich korporacjach logistycznych. A samo otoczenie rynkowe, nie sprzyja przyzwyczajeniu do całości. 

Wraz z końcem marca 2026 r. w urzędach pracy zarejestrowanych było 949,8 tys. bezrobotnych, przy stopie bezrobocia rejestrowanego na poziomie 6,1%. Stanowi to wzrost o 0,7 p.proc. w stosunku do roku poprzedniego. To ciekawe zjawisko, ponieważ pomimo wzrostów – jak wskazują dane z Barometru Zawodów 2026 – w 17 zawodach utrzymują się trwałe niedobory pracowników. Widać to szczególnie w branży TSL, budownictwie i medycynie. Ten paradoks okazuje się czynnikiem kluczowym, ponieważ rosnące bezrobocie nie determinuje wzrostu dostępności kandydatów tam, gdzie firma ich potrzebuje.

W tym samym czasie koniunktura gospodarcza w Polsce daje mieszane sygnały. Wskaźnik Miesięcznego Indeksu Koniunktury (MIK) opublikowany przez PIE w maju 2026 r. spadł do poziomu 94,5 pkt. Oznacza to, że niestety, ale w firmach negatywne nastroje górują nad pozytywnymi. Aż 67% przedsiębiorstw zdecydowało się na wstrzymanie wydatków na rozwój, a świadczy o tym komponent inwestycyjny, który osiągnął jedynie 52,6 pkt. W takich warunkach optymalizacja kosztów zatrudnienia wraz z utrzymaniem zdolności operacyjnych jest warunkiem koniecznym do dalszego działania firmy.

1a. Kurczące się zasoby pracy i rosnące koszty: co z tego wynika dla pracodawcy

W sektorze przedsiębiorstw odnotowano, że przeciętne zatrudnienie w I kwartale 2026 roku wyniosło 6389,8 tys. Ten wynik oznacza, spadek o 0,9% w stosunku do poprzedniego roku. Należy też pamiętać o tym, że rosną wynagrodzenia. A wzrost jest konsekwentny: w lutym 2026 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw wyniosło 9135,69 zł i było o 6,1% wyższe niż przed rokiem.

Reasumując: pracodawcy muszą walczyć z mniejszą liczbą pracowników oraz wyższymi kosztami jednostkowymi. To wręcz zmusza przedsiębiorstwa, do zmiany myślenia o modelach kadrowych.

Zatem w wielu firmach, zarządzanie zasobami ludzkimi nie może już opierać się wyłącznie na stałych etatach. Firmy powinny mieć możliwość dostosowywania struktur zatrudnienia w zależności od popytu. W przeciwnym wypadku, będą zmuszone płacić za nadmierny personel w słabszych miesiącach lub tracić zlecenia w przypadku zbyt małej liczby pracowników w sezonie.

---

2. Czym jest elastyczność zatrudnienia i jakie ma formy

Elastyczne formy zatrudnienia to naprawdę szerokie pojęcie, które jest często niestety stosowane, jedynie jako zabieg marketingowy. W rzeczywistości obejmuje różne mechanizmy, których zadaniem jest dopasowanie liczby zatrudnionych osób, do rzeczywistego zapotrzebowania. To wszystko bez ryzyka prawnego oraz finansowego dla pracodawcy. szerokie pojęcie obejmujące różne mechanizmy dopasowania poziomu zatrudnienia do aktualnych potrzeb operacyjnych bez nadmiernego ryzyka prawnego i finansowego dla pracodawcy. W praktyce wyróżnia się kilka głównych modeli:

Praca tymczasowa – pracownicy są delegowani przez agencję pracy na czas określony lub na zlecenie. Pracodawca użytkownik płaci jedną fakturę, a wszystkie formalności kadrowe, ZUS i HR są po stronie agencji.

Outsourcing procesowy – Outsourcing procesowy polega na przekazaniu zewnętrznemu partnerowi odpowiedzialności za konkretny obszar pracy w firmie. Partner nie tylko zapewnia ludzi, ale organizuje cały proces – od zarządzania zespołem po realizację zadań produkcyjnych, magazynowych lub logistycznych. W tym modelu firma zyskuje nie samo wsparcie kadrowe, lecz przejęcie odpowiedzialności za sprawne działanie wybranego procesu. 

Leasing pracowniczy – Leasing pracowników polega na skierowaniu przez agencję pracownika do innej firmy. Firma organizuje jego codzienną pracę, a agencja obsługuje kadry, płace i dokumentację. Rozliczenie odbywa się jedną fakturą, obejmującą koszty zatrudnienia i marżę agencji. 

Kontrakty projektowe i B2B – popularne w sektorach IT i usług profesjonalnych, gdzie specjalista świadczy usługę jako podmiot gospodarczy, a nie etatowy pracownik.

Powyższe formy różnią się profilem kosztowym i ryzykiem. Najważniejszy jest wybór odpowiedniego narzędzia, które będzie dopasowane do charakteru zapotrzebowania, uwzględniając np. sezonowość i cykliczność.

---

3. Jak najlepsze firmy wdrażają elastyczny model kadrowy

Jak wdrożyć elastyczne zatrudnienie w firmie? Według liderów rynku odpowiedź jest bardziej złożona niż zwykłe: „wziąć pracowników tymczasowych”. W całym tym procesie, chodzi o to, aby: „zbudować hybrydową strukturę kadrową z trwałym rdzeniem i elastyczną otoczką”. W celu zrealizowania takiej struktury, należy podjąć kilka konkretnych kroków.

Analiza popytu przed decyzją kadrową. W przypadku firm z sektora logistycznego i produkcyjnego, mapowanie sezonowości powinno odbywać się przynajmniej z kwartalnym wyprzedzeniem. Dopiero na tej podstawie powinny zapadać decyzje dotyczące zatrudnienia etatowego i zakresu, w jakim należy uzupełnić kadry pracownikami tymczasowymi. 

Partnerstwo z agencją, nie transakcja. Najlepsze organizacje traktują agencję zatrudnienia jako strategicznego i wartościowego partnera, a nie dostawcę usług. Dobra agencja rozumie profil potrzeb klienta i jest w stanie reagować w krótkim czasie, na zmianę zapotrzebowania.

Integracja elastycznych pracowników z kulturą organizacyjną. Niezwykle istotne jest, aby pracowników tymczasowych traktować na równi z pracownikami zatrudnionymi na stałe. Niezależnie od okresu i formy zatrudnienia, należy przeprowadzić pełne szkolenie BHP, onboarding i udzielać dostępu do informacji. Dzięki temu, przedsiębiorstwa notują wyższą produktywność i niższą rotację w firmie.

Planowanie z uwzględnieniem regulacji prawnych. Ustawa o zatrudnieniu pracowników tymczasowych określa maksymalny okres skierowania (18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych) oraz obowiązki agencji i pracodawcy użytkownika. Świadome zarządzanie tymi limitami pozwala unikać ryzyka prawnego.

Państwowa Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości w swojej analizie pt. „Rynek pracy pod presją – kluczowe kompetencje decydują o rozwoju” podkreśla, że w obecnych czasach, na długoterminowy rozwój firm wpływa głównie zdolność do adaptacji. Zatem elastyczność kadrowa to nie tylko reakcja na trudności obecnego rynku, ale również aktywne narzędzie budowania i rozwijania przedsiębiorstwa.

---

4. Elastyczność zatrudnienia a koszty pracy – bilans dla pracodawcy

Kłamstwem byłoby stwierdzenie, że nie jest to temat kontrowersyjny. Niestety, ale wśród wielu pracodawców istnieje przekonanie, że praca tymczasowa jest droższa niż etat. I oczywiście może tak być, jednakże nie jest to sytuacja zero jedynkowa.

W przypadku zatrudnienia etatowego mówimy o kosztach stałych takich jak wynagrodzenie zasadnicze, składki ZUS pracodawcy (~20,41% podstawy), urlopy, zwolnienia lekarskie, odprawy. W przypadku pracy tymczasowej pracodawca użytkownik płaci jedną stawkę obejmującą faktyczne godziny pracy, a po stronie agencji jest rozliczanie ZUSu i urlopy. W miesiącach spadku zamówień o 30–40% różnica kosztowa na korzyść modelu elastycznego może być naprawdę znacząca.

Nie można zapominać o presji płacowej. Jak podaje GUS, wynagrodzenia nominalne w sektorze przedsiębiorstw rosły w lutym 2026 r. o 6,1% rok do roku, a ich siła nabywcza zwiększyła się o 4,0%. Dlatego tym bardziej należy zwrócić uwagę na to, jak istotna z perspektywy kosztów może być możliwość regulowania poziomu zatrudnienia w firmie w zależności od aktualnych potrzeb.

Niestety, ale Barometr Zawodów 2026 wskazuje, że problemy kadrowe wśród kluczowych stanowisk (kierowcy, magazynierzy, spawacze, monterzy) mają charakter strukturalny i długoterminowy. Zatem firmy, które zbudowały relacje z zaufanymi agencjami pracy i posiadają możliwość modyfikowania swojej puli pracowników, zyskają przewagę konkurencyjną niedostępną dla firm działających wyłącznie przez rekrutację bezpośrednią.

---

5. Branże, które już to wiedzą: produkcja, TSL, HoReCa

Elastyczny model zatrudnienia nie został wprowadzony “ostatnio” jako modna opcja. Taki model pracy, jest standardem w wielu branżach od dekad.

Produkcja i przetwórstwo. Zakłady produkcyjne zarządzają sezonowością zatrudnienia przy pomocy pracowników tymczasowych od lat. Barometr Zawodów 2026 wskazuje, że w branży produkcyjnej MIK (Miesięczny Indeks Koniunktury) wyniósł 103,4 pkt. Jest to niestety jedyna branża z pozytywnym odczytem w maju 2026 r. Nie zmienia to jednak faktu, że przedsiębiorstwa deklarują plany zwiększania zatrudnienia. Kluczową rolę odgrywają spawacze i operatorzy obrabiarek, których niedobór wymaga stałego dostępu do zasobów agencyjnych.

Transport, spedycja, logistyka (TSL). Deficyt magazynierów oraz kierowców samochodów ciężarowych odnotowuje się od 10 lat. Braki odnotowuje się odpowiednio w 198 oraz 326 powiatach. Przedsiębiorstwa logistyczne, które współpracują z agencjami dysponującymi certyfikowanymi kierowcami kat. C+E, reagują na peak season bez opóźnień.

HoReCa (zakwaterowanie i gastronomia). To branża, która przychodzi na myśl jako pierwsza w przypadku sezonowości. GUS wskazuje, że zatrudnienie w zakwaterowaniu i gastronomii wzrosło rok do roku o 2,3% – jednej z nielicznych sekcji z dodatnim wynikiem w I kwartale 2026 r. Elastyczne formy pracy to podstawa tej branży, między innymi ze względu na możliwość skalowanie zespołów bez ryzyka wynikającego z nieoczekiwanego spadku rezerwacji.

---

6. Jak Intraservis pomaga firmom zbudować elastyczną strukturę kadrową

Optymalizacja kosztów pracy przez elastyczne zatrudnienie nie jest możliwa bez partnera, który rozumie specyfikę branż. Intraservis Group działa na polskim oraz zagranicznym rynku pracy jako agencja zatrudnienia, posiadająca ponad 11 letnie doświadczenie i łącząca pracodawców z pracownikami w branżach produkcyjnej, logistycznej, spożywczej i usługowej.

Posiadamy zdolności szybkiego reagowania na zmiany: dostarczania pracowników tymczasowych w modelu zgodnym z ustawą o zatrudnieniu pracowników tymczasowych, zarządzania dokumentacją kadrową oraz zapewnienia ciągłości obsady w zawodach deficytowych – tam, gdzie rekrutacja bezpośrednia może trwać tygodnie.

Dzięki współpracy z Intraservis, firmy które wdrożyły  hybrydowy model zatrudnienia, zyskały elastyczność oraz przewidywalność kosztów. Obie te cechy są realną przewagą konkurencyjną w czasach rosnącej presji płacowej i niepewności makroekonomicznej.

---

Podsumowanie

Elastyczność zatrudnienia należy traktować jako element strategii firmy, a nie wybór w przypadku kryzysu. Ze względu na rosnące wynagrodzenia, zdecydowanie mniejsze zasoby pracowników i niestabilną koniunkturę, połączenie stałego zatrudnienia i elastycznych form pracy daje pracodawcy rzeczywistą przewagę.

---

FAQ

1. Czy elastyczne zatrudnienie jest droższe niż etat? Przy uwzględnieniu pełnych kosztów etatu (ZUS pracodawcy, urlopy, zwolnienia, odprawy) i zmienności zamówień – w wielu przypadkach nie. Kluczowe jest porównanie całkowitego kosztu zatrudnienia z kosztem agencyjnym w danym horyzoncie czasowym.

2. Jak długo agencja może delegować pracownika tymczasowego do jednego pracodawcy użytkownika? Ustawa o zatrudnieniu pracowników tymczasowych określa limit 18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych. Przekroczenie tego limitu rodzi ryzyko prawne – zarówno dla agencji, jak i pracodawcy użytkownika.

3. W jakich branżach elastyczność zatrudnienia sprawdza się najlepiej? Najlepiej udokumentowane efekty obserwuje się w produkcji, logistyce i magazynowaniu, gastronomii i HoReCa, budownictwie oraz handlu – wszędzie tam, gdzie popyt jest zmienny sezonowo lub cyklicznie.

4. Jak zacząć wdrożenie elastycznego modelu kadrowego w firmie? Pierwszym krokiem jest analiza zmienności zapotrzebowania na pracowników w ciągu roku oraz identyfikacja stanowisk, które można bezpiecznie obsadzać pracownikami tymczasowymi bez strat dla jakości procesu. Następnie warto wybrać partnera agencyjnego z doświadczeniem w danej branży i zawrzeć umowę ramową regulującą warunki współpracy.

5. Czy pracownicy tymczasowi mają takie same prawa co etatowi? W zakresie warunków pracy i płacy – tak. Ustawa gwarantuje im co najmniej równoważne wynagrodzenie i warunki pracy jak pracownicy porównywalni u pracodawcy użytkownika. Różnice dotyczą głównie kwestii formalnych (stosunek pracy z agencją, nie z pracodawcą użytkownikiem).

---

Pierwszy kwartał dla polskiego rynku pracy tymczasowej okazał się bardzo dobry. Jego wartość osiągnęła 2 miliardy złotych co oznacza wzrost rok do roku o ponad 5 procent. Wzrost o 14 procent w skali roku odnotowano w liczbie pracowników tymczasowych skierowanych przez agencje do firm i wyniosła ona 287 tysięcy osób. To kolejny sygnały, że firmy coraz częściej stawiają na elastyczne formy zatrudnienia, zamiast bezrefleksyjnie budować stałe kadry. Natomiast sytuacja nie jest zerojedynkowa i nie każdy model będzie pasować do każdej firmy. Zatem pytanie nie brzmi „czy korzystać z agencji pracy”, ale „kiedy agencja pracy jest lepszym wyborem niż etat”. Ten artykuł odpowiada na to pytanie – opierając się na danych, przepisach i ekonomice zatrudnienia.

Spis treści:

1. Ile naprawdę kosztuje stały pracownik – pełny rachunek pracodawcy
   • Ukryte koszty etatu, których nie widać w umowie
2. Pracownik tymczasowy przez agencję: co płacisz i za co
3. Ramy prawne pracy tymczasowej: prawa i obowiązki pracodawcy użytkownika
4. Kiedy agencja pracy jest lepszym wyborem: 5 sytuacji z analizy rynku
5. Kiedy etat ma przewagę: uczciwa analiza
6. Jak Intraservis Group wspiera firmy w obu modelach zatrudnienia
7. Podsumowanie
8. FAQ

---

Ile naprawdę kosztuje stały pracownik – pełny rachunek pracodawcy

W przypadku pytania dotyczącego kosztu pracownika, większość pracodawców podaje kwotę brutto z umowy. Może to prowadzić do dużych błędów przy planowaniu budżetu. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę jest znacznie wyższy niż samo wynagrodzenie brutto. Zrozumienie tej różnicy jest pierwszym krokiem do racjonalnej decyzji o modelu zatrudnienia.

Przy minimalnym wynagrodzeniu wynoszącym w 2026 roku 4 666 złotych brutto, całkowity koszt pracodawcy to około 5 616 złotych miesięcznie. Różnica – blisko 1 000 złotych – wynika z obowiązkowych składek, które pracodawca odprowadza ponad wynagrodzenie brutto: ubezpieczenie emerytalne (9,76 procent), rentowe (6,5 procent), wypadkowe (od 0,67 do 3,33 procent w zależności od branży) oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Przy wyższych wynagrodzeniach wartości bezwzględne tych składek rosną proporcjonalnie.

Do tego dochodzą koszty, których nie ma w żadnej tabeli składek, ale które każdy pracodawca ponosi w praktyce.

Ukryte koszty etatu, których nie widać w umowie

Należy zacząć od rekrutacji nowego pracownika, ponieważ ona również kosztuje. Ogłoszenia, czas pracowników HR na rozmowy kwalifikacyjne, weryfikacja dokumentów i onboarding – to koszta, które trzeba ponieść nawet wielokrotnie w przypadku nieudanego zatrudnienia. Badania wskazują, że nieudana rekrutacja może kosztować tyle co kilka lub nawet kilkanaście pensji zastępowanego pracownika.

Kolejną kategorię kosztów stanowią urlopy i zwolnienia lekarskie. Pracownik na etacie ma prawo do 20 lub 26 dni urlopu w roku. Oznacz to, że firma nie otrzymuje w tym okresie pracy, lecz wciąż płaci wynagrodzenie. W przypadku zwolnień lekarskich pracodawca musi płacić przez pierwsze 33 dni w roku (14 dni w przypadku pracowników 50+). Kilkuosobowy zespół oznacza kilkadziesiąt dni rocznie, które pracodawca opłaca pomimo nieobecności.

Nie można zapominać odprawach i kosztach rozstania. Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem zatrudnionym powyżej 3 lat wymaga okresu wypowiedzenia wynoszącego 3 miesiące. W sytuacji, gdy firma traci kontrakt lub musi ograniczyć produkcję, te trzymiesięczne koszty mogą zdecydować o rentowności całego kwartału.

W tym przypadku warto również pamiętać o produktywności takiego pracownika. Oczywiście zgodnie z umową jest on zobowiązany do wykonywania sumiennie swoich zadań określonych w umowie. Jednakże rzeczywistość często wygląda inaczej.

---

Pracownik tymczasowy przez agencję: co płacisz i za co

W przypadku współpracy z agencją pracy, część kosztów i ryzyk kadrowych na agencję zatrudnienia. Dzieje się tak dlatego, że formalnym pracodawcą pracownika tymczasowego jest agencja. Odprowadza ona składki ZUS, prowadzi dokumentację kadrową, wypłaca wynagrodzenia, obsługuje zwolnienia lekarskie i urlopy. Firma korzystająca z pracownika (nazywana w przepisach pracodawcą użytkownikiem) skupia się na swojej działalności i ponosi jedynie koszty w wysokości stawki ustalonej z agencją.

W przypadku takiej współpracy pracodawca użytkownik nie ponosi kosztów rekrutacji, ponieważ agencja dostarcza gotowego kandydata. Nie płaci za urlopy i zwolnienia, bo to agencja zapewnia zastępstwo lub rozlicza faktycznie przepracowany czas. Nie ma również okresu wypowiedzenia w rozumieniu Kodeksu pracy – zakończenie współpracy z pracownikiem tymczasowym jest znacznie prostsze niż zwolnienie pracownika stałego. Prowadzenie pełnej dokumentacji kadrowej również jest obowiązkiem agencji.

Jak podkreśla Ewelina Glińska-Kołodziej, prezeska agencji Trenkwalder Polska i członkini zarządu PFHR, 14-procentowy wzrost liczby pracowników tymczasowych rok do roku przy stabilnym wzroście liczby pełnych etatów dowodzi, że elastyczność zatrudnienia stała się trwałym elementem strategii operacyjnych wielu przedsiębiorstw. Firmy, które to rozumieją, traktują agencję pracy nie jako droższą alternatywę dla etatu, ale jako narzędzie zarządzania ryzykiem kadrowym.

---

Ramy prawne pracy tymczasowej: prawa i obowiązki pracodawcy użytkownika

Decyzja o współpracy z agencją pracy jest ważna nie tylko pod względem ekonomiczny. Istotną rolę odgrywają również przepisy. Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych z 9 lipca 2003 roku (Dz.U.2025.0.236 t.j.) precyzyjnie określa zarówno prawa, jak i obowiązki pracodawcy użytkownika.

Po stronie obowiązków: pracodawca użytkownik jest zobowiązany zapewnić pracownikowi tymczasowemu bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić ewidencję czasu pracy (LexLege, art. 14). Innymi słowy, pracownik tymczasowy musi mieć takie same warunki BHP jak pracownicy stali – nie można go traktować jak pracownika drugiej kategorii w kwestiach bezpieczeństwa.

Po stronie limitów czasowych: agencja może skierować tego samego pracownika tymczasowego do jednego pracodawcy użytkownika przez maksymalnie 18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych miesięcy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik zastępuje nieobecnego pracownika stałego – wtedy limit wynosi 36 miesięcy (LexLege, art. 20). Te limity mają kluczowe znaczenie dla planowania – firma, która chce korzystać z tego samego pracownika dłużej niż 18 miesięcy, powinna rozważyć zatrudnienie stałe lub rotację przez agencję.

Znajomość tych przepisów jest istotna nie tylko dla uniknięcia ryzyka prawnego, ale także dla świadomego planowania struktury zatrudnienia. Dobra agencja pracy, taka jak Intraservis Group, aktywnie monitoruje te limity i informuje pracodawcę użytkownika z wyprzedzeniem o zbliżających się terminach.

---

Kiedy agencja pracy jest lepszym wyborem: 5 sytuacji z analizy rynku

Dane PFHR za pierwszy kwartał 2026 roku pokazują, że 61 procent pracowników tymczasowych trafia do sektora produkcyjnego, a 38 procent do sektora usług. To nie przypadek – pewne sytuacje biznesowe strukturalnie faworyzują pracę tymczasową nad stałym zatrudnieniem.

Sytuacja 1: Sezonowe szczyty produkcji lub sprzedaży. Branże spożywcza, logistyczna, handlowa i budowlana charakteryzują się regularnymi wahaniami zapotrzebowania na pracowników. Budowanie stałego zespołu pod szczytowe okresy oznacza, że przez resztę roku płacisz za nadmiarowe etaty. Agencja pozwala skalować zatrudnienie w górę i w dół zgodnie z rzeczywistymi potrzebami, bez kosztów zwolnień i nowych rekrutacji.

Sytuacja 2: Zastępstwo za nieobecnego pracownika. Urlop macierzyński, długotrwałe zwolnienie lekarskie, urlop bezpłatny – to sytuacje, w których firma potrzebuje kogoś na ściśle określony czas. Pracownik tymczasowy skierowany przez agencję może zastępować nieobecnego przez nawet 36 miesięcy bez konieczności nawiązywania stosunku pracy. To znacznie prostsze i bezpieczniejsze prawnie niż zatrudnianie na umowę na czas określony z perspektywą trudnego rozstania.

Sytuacja 3: Nowy projekt o niepewnym czasie trwania. Firma zdobywa duży kontrakt, ale nie wie, czy się przedłuży. Zatrudnianie stałych pracowników pod projekt, który może się skończyć za rok, to ryzyko kosztów odpraw i problemów wizerunkowych przy zwolnieniach. Agencja przenosi to ryzyko na siebie – kontrakt się kończy, pracownicy tymczasowi wracają do agencji, która kieruje ich do kolejnych pracodawców.

Sytuacja 4: Przetestowanie pracownika przed stałym zatrudnieniem. Wielu pracodawców korzysta z pracy tymczasowej jako rozszerzonego okresu próbnego. W ciągu kilku lub kilkunastu miesięcy można ocenić pracownika w realnych warunkach, bez ryzyka że trudno się będzie rozstać, jeśli nie spełni oczekiwań. Jeśli pracownik okaże się wartościowy, agencja może ułatwić transfer do stałego zatrudnienia. To model win-win dla obu stron.

Sytuacja 5: Szybka potrzeba kadrowa bez zasobów rekrutacyjnych. Firma potrzebuje 20 pracowników w ciągu tygodnia. Własny dział HR nie jest w stanie przeprowadzić takiej rekrutacji w tym czasie – nie ma bazy kandydatów, nie ma zasobów na weryfikację dokumentów i wdrożenie. Agencja z rozbudowaną bazą kandydatów i sprawdzonym procesem selekcji dostarczy pracowników w czasie, który byłby niemożliwy do osiągnięcia wewnętrznie.

---

Kiedy etat ma przewagę?

Aby rzetelnie przedstawić informacje, należy wziąć pod uwagę również drugą stronę medalu. Oczywiście są sytuacje, w których stałe zatrudnienie jest lepszym wyborem niż praca tymczasowa, a dobra agencja pracy zawsze powie o tym wprost.

Etat jest lepszy, gdy firma potrzebuje pracownika z głęboką wiedzą o specyficznych procesach wewnętrznych, których nauka zajmuje wiele miesięcy. Rotacja pracowników tymczasowych przy takich stanowiskach generuje wysokie koszty wdrożenia, które niwelują korzyści elastyczności.

Stałe zatrudnienie jest też właściwsze na stanowiskach wymagających wysokiego zaufania i odpowiedzialności: managerów, specjalistów z dostępem do wrażliwych danych, kluczowych ekspertów. Na tych stanowiskach lojalność i poczucie przynależności do firmy mają realną wartość ekonomiczną.

Należy również podkreślić, że jeśli firma działa w branży, gdzie stabilność zespołu jest wartością marketingową (np. premium obsługa klienta, usługi doradcze), rotacja typowa dla pracy tymczasowej może szkodzić wizerunkowi.

W praktyce większość firm stosuje oba modele jednocześnie: stały rdzeń organizacji zbudowany z pracowników etatowych i elastyczna warstwa pracowników tymczasowych do zadań operacyjnych i sezonowych. Dane PFHR potwierdzają ten trend – 82 procent umów zawieranych przez agencje to umowy o pracę (nie umowy cywilnoprawne), co oznacza że pracownicy tymczasowi mają pełną ochronę pracowniczą, a różnica między nimi a pracownikami stałymi dotyczy głównie formalnego pracodawcy i elastyczności, nie standardów zatrudnienia.

---

Jak Intraservis Group wspiera firmy w obu modelach zatrudnienia

Intraservis Group specjalizuje się w kompleksowych usługach HR dla firm z sektorów produkcji, logistyki, budownictwa i przetwórstwa spożywczego – czyli dokładnie tych branż, gdzie elastyczność zatrudnienia ma największą wartość operacyjną. Agencja rekrutuje pracowników z Polski, Ukrainy i innych krajów Europy Środkowej, oferując pracodawcom dostęp do kandydatów, których lokalny rynek pracy nie jest w stanie dostarczyć samodzielnie.

Dla firm rozważających model pracy tymczasowej, Intraservis Group eliminuje największe bariery wejścia.

Rekrutacja i weryfikacja kandydatów – agencja dostarcza sprawdzonych pracowników dopasowanych do specyfiki stanowiska, bez konieczności angażowania wewnętrznych zasobów HR.

Obsługa administracyjna i kadrowa – formalności związane z zatrudnieniem, składkami i dokumentacją prowadzi agencja, nie pracodawca użytkownik.

Zakwaterowanie dla pracowników zagranicznych – Intraservis organizuje godne warunki mieszkaniowe w pobliżu miejsca pracy, co eliminuje logistyczną barierę rekrutacji międzynarodowej i zapewnia gotowość pracownika od pierwszego dnia.

Dla firm, które po przetestowaniu pracownika tymczasowego chcą go zatrudnić na stałe, Intraservis oferuje wsparcie w tym procesie – agencja zna pracownika, zna pracodawcę i może ułatwić płynne przejście do stałego zatrudnienia bez zbędnych formalności.

Kontakt z agencją jest pierwszym krokiem do zrozumienia, który model zatrudnienia – lub ich połączenie – będzie optymalny dla konkretnej firmy i konkretnych potrzeb kadrowych. Intraservis Group prowadzi bezpłatne konsultacje dla pracodawców, podczas których analizuje potrzeby i proponuje rozwiązania dopasowane do skali działalności, sezonowości i profilu poszukiwanych pracowników.

---

Podsumowanie

Pytanie „etat czy agencja?” nie ma jednej słusznej odpowiedzi, ponieważ jest ona zależna od kontekstu. 287 tysięcy pracowników tymczasowych w pierwszym kwartale 2026 roku trafiło do polskich firm przez agencje, a cały rynek urósł do 2 miliardów złotych. To nie są przedsiębiorstwa, które nie mogą sobie pozwolić na etaty, lecz miejsca pracy, które świadomie wybrały elastyczność jako element strategii.

Pełny koszt pracownika na etacie to nie tylko wynagrodzenie brutto, ale składki pracodawcy, koszty rekrutacji, urlopy, zwolnienia i okresy wypowiedzenia. Model agencyjny przenosi znaczną część tych kosztów i ryzyk na agencję, w zamian za stawkę obejmującą pełną obsługę kadrową. Przepisy ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych precyzyjnie określają prawa i obowiązki obu stron – znajomość tych przepisów pozwala korzystać z modelu świadomie i bezpiecznie.

Agencja jest lepszym wyborem przy sezonowych szczytach, zastępstwach, nowych projektach o niepewnym czasie trwania, testowaniu kandydatów i nagłych potrzebach kadrowych. Etat ma przewagę przy stanowiskach wymagających głębokiej wiedzy wewnętrznej, wysokiego zaufania i długoterminowej lojalności. Najlepiej działające firmy łączą oba modele – i to właśnie w takim połączeniu Intraservis Group jest najlepszym partnerem.

---

FAQ

Ile kosztuje pracownik tymczasowy w porównaniu do stałego? Całkowity koszt pracownika na etacie to wynagrodzenie brutto powiększone o składki pracodawcy (około 20 procent brutto) plus koszty rekrutacji, urlopów i zwolnień. Stawka agencji obejmuje wynagrodzenie pracownika plus marżę agencji, ale eliminuje koszty rekrutacji, administracji kadrowej i ryzyk związanych z nieobecnościami. Dla krótkich i sezonowych potrzeb model agencyjny jest zazwyczaj tańszy w ujęciu całkowitym.

Jak długo można korzystać z pracownika tymczasowego? Standardowy limit to 18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych miesięcy u jednego pracodawcy użytkownika. W przypadku zastępstwa za nieobecnego pracownika stałego limit wynosi 36 miesięcy.

Kto jest odpowiedzialny za BHP pracownika tymczasowego? Obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy spoczywa na pracodawcy użytkowniku. Agencja jest formalnym pracodawcą, ale BHP w miejscu pracy to odpowiedzialność firmy, do której pracownik jest skierowany.

Czy pracownik tymczasowy może zostać zatrudniony na stałe? Tak. Ustawa nie zabrania pracodawcy użytkownikowi zatrudnienia pracownika tymczasowego na stałe w dowolnym momencie. Wiele firm celowo korzysta z pracy tymczasowej jako rozszerzonego okresu próbnego przed podjęciem decyzji o stałym zatrudnieniu.

Jak szybko Intraservis Group może dostarczyć pracowników? Czas reakcji zależy od profilu stanowiska i liczby potrzebnych pracowników. Przy standardowych stanowiskach produkcyjnych i logistycznych, przy istniejącej bazie kandydatów, realizacja może nastąpić w ciągu kilku dni roboczych. Szczegóły dostępne są podczas bezpłatnej konsultacji pod adresem intraservis.pl/kontakt.

Polska już wkrótce będzie musiała zmierzyć się z jednym z największych wyzwań w historii, dotyczących rynku pracy. Mowa tutaj o spadku liczby ludności z 37,4 miliona do 33,7 miliona do 2050 roku. Równocześnie zmniejszy się populacja ludzi w wieku produkcyjnym o blisko 4,75 miliona osób. Co rok z rynku pracy ubywa około 100 tysięcy osób i ta liczba będzie jedynie rosnąć. W dodatku pogarszają się nastroje obecnych pracowników, a właściciele firm alarmują, że zaczyna brakować ludzi będących w stanie zapełnić wakaty. 

Spis treści:

1. Zatrudnienie w Polsce spada: twarde dane z pierwszego kwartału 2026
   • Które branże tracą pracowników najszybciej?
2. Nastroje na rynku pracy: pracownicy czują niepewność, pracodawcy odczuwają pustkę
3. Demograficzne tąpnięcie: 4,75 miliona pracowników mniej do 2050 roku
4. Luka kompetencyjna nakłada się na lukę ilościową
5. Technologia nie wystarczy – firmy potrzebują ludzi już teraz
6. Jak Intraservis Group pomaga firmom działać przed kryzysem, nie w kryzysie
7. Podsumowanie
8. FAQ

---

Zatrudnienie w Polsce spada: twarde dane z pierwszego kwartału 2026

Dane Głównego Urzędu Statystycznego za pierwszy kwartał 2026 roku są brutalne. Przeciętne zatrudnienie w sektorze przedsiębiorstw wyniosło 6 389,8 tysięcy etatów i było o 0,9 procent niższe niż w analogicznym okresie roku poprzedniego. To kontynuacja trendu spadkowego – w tym samym czasie rok wcześniej notowano podobną skalę spadku. W przeciwieństwie do oczekiwań wielu pracodawców, rynek pracy nie odrodził się po pandemicznych turbulencjach, lecz jedynie się skurczył. 

Jednocześnie stopa bezrobocia rejestrowanego w końcu marca 2026 roku wyniosła 6,1 procent, czyli o 0,7 punktu procentowego więcej niż rok wcześniej. W urzędach pracy zarejestrowanych było 949,8 tysięcy bezrobotnych, czyli o 14,5 procent więcej niż w marcu ubiegłego roku.

Zatem skoro zatrudnienie spada, a bezrobocie rośnie (mimo, że zostaje na historycznie niskim poziomie) to o co właściwie chodzi? Wyjaśnienie choć jest proste, to niestety nie przynosi dobrych informacji: część osób rezygnuje z aktywności zawodowej, inni przechodzą na emeryturę, a kolejni bezpowrotnie opuszczają rynek pracy. Pula dostępnych pracowników maleje szybciej niż jakiekolwiek statystyki bezrobocia są w stanie uchwycić.

Które branże tracą pracowników najszybciej?

Właściciele firm z konkretnych sektorów mają większe problemy niż inni i wskazują na to dane GUS. Przetwórstwo przemysłowe zanotowało spadek zatrudnienia o 1,4 procent rok do roku.Transport i gospodarka magazynowa – o 1,0 procent. Budownictwo – o 0,7 procent.

Wspomniane trzy sektory są niezwykle istotne dla polskiej gospodarki. Jednocześnie są to obszary, w których zapotrzebowanie na pracowników fizycznych jest największe i najtrudniejsze do zaspokojenia przez automatyzację.

Produkcja szczególnie boleśnie odczuwa ubytek w wybranych działach. Produkcja pojazdów samochodowych zanotowała spadek o 3,6 procent, produkcja mebli – o 3,4 procent, produkcja wyrobów z gumy i tworzyw sztucznych – o 2,8 procent.

Jedynym jaśniejszym punktem jest wzrost zatrudnienia w produkcji artykułów spożywczych (o 0,3 procent) oraz w magazynowaniu i działalności usługowej wspomagającej transport (o 0,3 procent) – ale skala tego wzrostu jest zbyt mała wobec realnych potrzeb tych branż.

Co to oznacza dla pracodawcy poszukującego pracowników? Walka o pracowników nie toczy się już jedynie z innymi firmami o tę samą pulę. Dochodzi do tego aspekt naturalnego kurczenia się tejże puli, a każdy miesiąc bez przemyślanej strategii rekrutacyjnej powoduje, że każdy kolejny będzie trudniejszy.

---

Nastroje na rynku pracy: pracownicy czują niepewność, pracodawcy odczuwają pustkę

Badanie CBOS z kwietnia 2026 roku pokazuje niepokojącą rozbieżność nastrojów po obu stronach rynku pracy. Z jednej strony – 74 procent pracowników deklaruje poczucie bezpieczeństwa zatrudnienia. Z drugiej – zmieniają się proporcje odpowiedzi, które za tym stoją.

Odsetek osób uznających utratę pracy za mało prawdopodobną wzrósł z 34 do 40 procent, ale jednocześnie odsetek tych, którzy poważnie liczą się z takim ryzykiem, wzrósł z 4 do 5 procent. Choć wydaje się to niewielką zmianą, to należy zwrócić uwagę na to, że próba wynosiła 944 osoby podczas każdego badania. W dodatku, trend jest powtarzalny z miesiąca na miesiąc, a to wyraźny sygnał narastającej niepewności.

Wyraźnemu pogorszeniu uległy oceny lokalnych rynków pracy. Odsetek badanych uznających znalezienie pracy za bardzo trudne lub wręcz niemożliwe wzrósł z 26 do 29 procent w ciągu jednego miesiąca. Szczególnie dramatycznie ten problem odczuwają mieszkańcy mniejszych miejscowości – na wsi trudności ze znalezieniem pracy zgłasza aż 39 procent respondentów. Kobiety wskazują na te trudności znacznie częściej niż mężczyźni (33 procent wobec 24 procent).

W czym więc problem? Skoro więcej ludzi uważa, że znalezienie pracy jest trudne, to dlaczego pracodawcy mają problem ze znalezieniem pracowników? Odpowiedź jest zawarta nie tylko w strukturze rynku, ale również w położeniu geograficznym.

Osoby zarejestrowane jako bezrobotne często nie posiadają kwalifikacji dopasowanych do potrzeb pracodawców, mieszkają w innych regionach lub – jak pokazują dane GUS – stanowią coraz większy odsetek długotrwale bezrobotnych (47,3 procent ogółu zarejestrowanych). To nie są kandydaci, których szuka przemysł, logistyka czy budownictwo. To jest strukturalna niedopasowanie podaży do popytu, które z każdym kwartałem się pogłębia.

---

Demograficzne tąpnięcie: 4,75 miliona pracowników mniej do 2050 roku

Eksperci zebrani podczas debaty „Demografia a rynek pracy” na Europejskim Kongresie Gospodarczym 2026 nie używali łagodnych słów. Andrzej Kubisiak z Ministerstwa Finansów przedstawił dane, które powinny przykuć uwagę każdego pracodawcy planującego działalność w perspektywie kolejnej dekady: populacja Polski ma spaść z 37,4 miliona do 33,7 miliona do roku 2050, a liczba osób w wieku produkcyjnym zmniejszy się o około 4,75 miliona.

Prezes GUS Marek Cierpiał-Wolak podkreślił, że z rynku pracy ubywa dziś około 100 tysięcy osób rocznie. Patrząc na to krótkoterminowo może się wydawać, że wszystko jest ok, ale to tylko pozory. Ratuje nas jedynie demograficzna dywidenda poprzednich dekad, a ta nieubłaganie się kończy.

Andrzej Kubisiak mówił otwarcie, że kryzys demograficzny, który odczujemy namacalnie w statystykach makroekonomicznych i w codziennym funkcjonowaniu firm, nadejdzie w latach czterdziestych tego wieku. Jego skutki są odczuwalne już dziś i będą jedynie narastać. Firmy, które wciąż czekają na kolejne sygnały informujące o problemie, będą działać z wyraźnym opóźnieniem. W rekrutacji, tak jak w logistyce, liczy się czas reakcji – a ten w sprawach strukturalnych mierzy się w latach, nie w tygodniach.

Warto pamiętać o jeszcze jednym wymiarze tego problemu: Polska schodziła przez dekady z nadwyżki demograficznej, która była podstawą jej wzrostu gospodarczego. To właśnie ta nadwyżka pozwoliła zbudować przewagi kosztowe, które przyciągały inwestycje zagraniczne i napędzały eksport. Dziś tej nadwyżki już nie ma. Współczynnik dzietności wynosi około 1,16 – drastycznie poniżej progu prostej zastępowalności pokoleń wynoszącego 2,1. Każdy kolejny rocznik wchodzący na rynek pracy jest mniejszy od poprzedniego.

---

Luka kompetencyjna nakłada się na lukę ilościową

Sytuacja byłaby prostsza do opanowania, gdyby problem ograniczał się jedynie do niewystarczającej liczby pracowników. Oczywiście rozwiązanie byłoby ciężkie, ale przynajmniej byłoby jednowymiarowe. Rzeczywistość natomiast stanowi jeszcze większe wyzwanie: luka ilościowa nakłada się na lukę kompetencyjną, tworząc kłopot, z którym firmy coraz częściej zmagają się operacyjnie, nie tylko strategicznie.

Anna Karyś-Sosińska, dyrektor zarządzający zasobami ludzkimi w Budimexie, mówiła wprost:w zeszłym roku firma zatrudniła 1500 osób i to nie wystarczy. Strategia na kolejne pięć do dziesięciu lat musi uwzględniać fakt, że luka kompetencyjna nakłada się na ilościową – jakość dostępnych kandydatów jest coraz niższa, co wymusza zatrudnianie większej ich liczby dla osiągnięcia tego samego efektu. Budimex musiał stworzyć własny program przebranżowienia – zatrudniać ludzi bez kwalifikacji i samodzielnie ich szkolić. To kosztowne rozwiązanie, które pokazuje skalę problemu.

Renata Wozba, prezes grupy T2S, działającej w logistyce i przemyśle, potwierdziła ten obraz z perspektywy swojej branży: w samym sektorze logistycznym brakuje prawie miliona pracowników liniowych. Duże huby logistyczne budowane w Polsce – ze względu na jej doskonałe położenie geograficzne i tranzyt drogowy – często świecą pustkami. Firmy logistyczne inwestują w automatyzację i robotyzację nie dlatego, że tego chcą, ale dlatego że nie mają wyboru. To odpowiedź na trendy demograficzne, nie na ambicje technologiczne.

Na rynku brakuje elektromonterów, operatorów maszyn, pracowników budowlanych. Młodzi wybierają wyższe wykształcenie – co samo w sobie jest pozytywną zmianą społeczną – ale system edukacji zawodowej nie nadąża za potrzebami rynku. Efekt? Firmy mają pieniądze na wynagrodzenia, mają zamówienia, mają możliwości rozwoju, ale nie mają kogo zatrudnić.

---

Technologia nie wystarczy – firmy potrzebują ludzi już teraz

Automatyzacja i sztuczna inteligencja są często wskazywane jako odpowiedź na niedobory kadrowe. To rozwiązanie prawdziwe, ale niepełne i spóźnione w stosunku do bieżących potrzeb.

Polska odnotowuje wysoki wzrost produktywności pracy – według danych Eurostatu, w ostatnich trzech latach wynosił on średnio 7,5 procent rocznie, co jest najwyższym wynikiem w całej Unii Europejskiej. To imponujące tempo. Ale jednocześnie tylko 8 procent polskich firm używa rozwiązań opartych na AI, podczas gdy średnia unijna wynosi 30 procent.

Dystans do nadrobienia jest ogromny, a wdrożenie automatyzacji w skali przemysłowej wymaga lat planowania, inwestycji oraz – paradoksalnie – wykwalifikowanych pracowników, którzy te systemy będą obsługiwać.

Andrzej Kubisiak z Ministerstwa Finansów wskazał, że rewolucja technologiczna dzieje się w najlepszym możliwym momencie dla demografii — część wakatów, które inaczej by powstały, nie powstanie. Ale jednocześnie podkreślił kluczowy problem: na rynek pracy wchodzi dziś pokolenie o zupełnie innych kompetencjach niż to, które go opuszcza.

Starsi pracownicy odchodzący na emeryturę mają bezcenne umiejętności praktyczne budowane przez dekady. Młodsi kandydaci, nawet jeśli są technicznie biegli, tych kompetencji nie posiadają. To nie jest problem, który technologia rozwiąże natychmiast.

Dla firmy, która potrzebuje pracowników dziś – na linii produkcyjnej, w magazynie, na budowie – automatyzacja jest strategią na jutro. Rozwiązaniem na dziś jest dostęp do sprawdzonych kandydatów z krajowych i zagranicznych rynków pracy.

---

Jak Intraservis pomaga firmom działać przed kryzysem, nie w kryzysie

Patrząc na dane przedstawione w tym artykule, a konkretniej na spadek zatrudnienia, rosnącą lukę kompetencyjną, demograficzne kurczenie się zasobów kadrowych i narastającej niepewności na rynku pracy – pytania dla pracodawcy powinny brzmieć “kiedy” oraz “jak duże” będą problemy z rekrutacją. Firmy działające reaktywnie będą szukać pracowników w warunkach ostrej konkurencji i rosnących kosztów. Firmy, które działają wyprzedzająco, będą miały wybór.

W Intraservis działamy w tych obszarach, gdzie presja demograficzna i kadrowa jest największa: produkcja, logistyka i przetwórstwo spożywcze. To sektory, które według danych GUS tracą pracowników najszybciej i które – jak wskazują eksperci z EEC 2026 – będą odczuwać niedobory kadrowe najdotkliwiej w nadchodzących dekadach.

Kluczową przewagą współpracy z Intraservis jest dostęp do pracowników tam, gdzie krajowy rynek ich już nie oferuje. Agencja rekrutuje z Polski, Ukrainy i innych krajów Europy Środkowo-Wschodniej, dysponując sprawdzonymi kanałami dotarcia do kandydatów, których samodzielna rekrutacja by nie znalazła – albo znalazłaby zbyt późno. Gdy logistyczny hub pod Warszawą lub zakład produkcyjny na Śląsku potrzebuje pracowników na już, Intraservis reaguje w czasie, który jest niemożliwy do osiągnięcia przy rekrutacji prowadzonej własnymi siłami.

Elastyczność modelu zatrudnienia jest szczególnie cenna w warunkach niepewności, którą pokazuje badanie CBOS – zarówno pracodawcy, jak i pracownicy ostrożniej planują przyszłość. Intraservis oferuje modele współpracy dopasowane do sezonowych szczytów produkcji, nagłych wzrostów zamówień i długoterminowych potrzeb kadrowych. Firma nie musi budować stałej struktury zatrudnienia, której utrzymanie będzie kosztowne w momentach spowolnienia i której brakuje w momentach przyspieszenia.

Kompleksowe wsparcie agencji eliminuje bariery, które często powstrzymują firmy od sięgania po pracowników zagranicznych: formalności administracyjne, organizacja zakwaterowania, obsługa kadrowa pracowników z różnych krajów. Intraservis przejmuje ten ciężar, pozwalając pracodawcy skupić się na tym, co robi najlepiej.

---

Podsumowanie

Demograficzne tąpnięcie, przed którym ostrzegają ekonomiści i eksperci rynku pracy, nie jest odległą prognozą. Jego skutki są widoczne już w danych GUS za pierwszy kwartał 2026 roku, w nastrojach pracowników badanych przez CBOS i w codziennych operacjach firm z branży budowlanej, logistycznej i przemysłowej.

Zatrudnienie w kluczowych sektorach spada. Luka kompetencyjna narasta. Populacja w wieku produkcyjnym kurczy się o 100 tysięcy osób rocznie i tempo tego kurczenia się będzie rosnąć.

Technologia jest częścią odpowiedzi na te wyzwania, ale nie całkowitą odpowiedzią i nie natychmiastową. Firmy potrzebują pracowników teraz, żeby realizować zamówienia już dziś. Rozpoczynając współpracę z Intraservis, firma otrzymuje dostęp do sprawdzonych kandydatów z rynków krajowych i zagranicznych, elastycznych modeli zatrudnienia i kompleksowego wsparcie eliminującego bariery rekrutacji międzynarodowej. 

---

FAQ

Dlaczego zatrudnienie w Polsce spada, skoro gospodarka rośnie? Wzrost PKB nie przekłada się automatycznie na wzrost zatrudnienia. Polska gospodarka zmaga się ze strukturalnym kurczeniem zasobów kadrowych – populacja w wieku produkcyjnym maleje, a odpływ pracowników z rynku pracy przewyższa napływ nowych kandydatów. Dane GUS za pierwszy kwartał 2026 roku pokazują spadek zatrudnienia o 0,9 procent rok do roku w sektorze przedsiębiorstw, szczególnie w produkcji, transporcie i budownictwie.

Kiedy demograficzny kryzys kadrowy będzie naprawdę odczuwalny? Według prognoz przedstawionych na EEC 2026 przez Ministerstwo Finansów, najdotkliwsze skutki demografii odczujemy w latach czterdziestych tego wieku. Jednak już teraz z rynku pracy ubywa około 100 tysięcy osób rocznie. Firmy, które będą czekać na wyraźny sygnał, będą działać z wieloletnim opóźnieniem.

Dlaczego pracodawcy mają trudności z rekrutacją, skoro bezrobocie jest? Bezrobotni zarejestrowani w urzędach pracy coraz częściej to osoby długotrwale bezrobotne (47,3 procent ogółu) lub osoby bez kwalifikacji zawodowych (33,2 procent). To strukturalne niedopasowanie – dostępni kandydaci nie posiadają kompetencji potrzebnych w przemyśle, logistyce czy budownictwie.

Co to jest luka kompetencyjna i dlaczego jest groźniejsza niż niedobór ilościowy? Luka kompetencyjna oznacza, że nawet gdy kandydaci są dostępni, nie posiadają wymaganych umiejętności praktycznych. Jak wskazała Anna Karyś-Sosińska z Budimeksu, jakość dostępnych kandydatów jest coraz niższa, co wymusza zatrudnianie większej ich liczby dla osiągnięcia tego samego efektu operacyjnego. To nakręca koszty i zmniejsza efektywność.

Jak Intraservis Group pomaga firmom wobec tych wyzwań? Intraservis specjalizuje się w rekrutacji do sektorów produkcji, logistyki i budownictwa z Polski, Ukrainy i innych krajów Europy Środkowo-Wschodniej. Oferuje szybki dostęp do sprawdzonych kandydatów, elastyczne modele zatrudnienia dostosowane do sezonowych potrzeb oraz kompleksowe wsparcie administracyjne i zakwaterowanie dla pracowników zagranicznych – eliminując bariery, które często powstrzymują firmy od sięgania po kandydatów spoza lokalnego rynku.

Przez niemal trzy dekady polskie firmy mogły cieszyć się z dostępu do taniej oraz wykwalifikowanej siły roboczej. Niestety, ale trzeba spojrzeć prawdzie w oczy – ten model właśnie się kończy. Wzrost PKB Polski plasuje nas w czołówce Unii Europejskiej, ale nie możemy pozwolić, by te dobre wyniki przesłoniły nam realne problemy. Koszty pracy wzrosły w ciągu czterech ostatnich lat o 40 procent. Stopa bezrobocia wynosi około 3 procent, co oznacza, że rynek pracy jest bliski pełnego nasycenia. A współczynnik dzietności na poziomie 1,16 gwarantuje, że za kilka lat sytuacja kadrowa będzie jeszcze trudniejsza. Jeśli firmy nadal będą szukać pracowników metodami sprzed dekady, to spotkają się z barierą, która ograniczy ich wzrost.

Spis treści:

1. Polska gospodarka w 2025 roku: dobry wzrost, ale wyczerpujący się model
   Dlaczego wzrost PKB 3,6% nie przekłada się na łatwość rekrutacji?
2. Koszty pracy wzrosły o 40 procent w cztery lata
3. Rynek pracy bliski nasycenia: 3 procent bezrobocia i malejąca liczba pracowników
4. Produktywność rośnie, ale Polska wciąż na końcu unijnej stawki
5. Co to oznacza dla pracodawców szukających pracowników?
6. Jak Intraservis Group odpowiada na nową rzeczywistość rynku pracy
7. Podsumowanie
8. FAQ

Polska gospodarka w 2025 roku: dobry wzrost, ale wyczerpujący się model

Polska gospodarka zanotowała wzrost w wysokości 3,6 procent w 2025 roku. Wśród państw Unii Europejskiej był to jeden z najlepszych wyników. Ożywienie popytu potwierdza również Miesięczny Indeks Koniunktury Polskiego Instytutu Ekonomicznego, który w kwietniu 2026 roku wzrósł do 103,6 punktów. To dobry wynik, który stawia Polskę w pozycji jednej z najdynamiczniej rozwijających się gospodarek regionu.

Jednak za tymi liczbami kryje się niepokojący trend strukturalny. Wskaźnik inwestycji w Polsce wynosi zaledwie 71,3 punktów w tym samym badaniu, co oznacza, że firmy widzą wzrost wokół siebie, ale wstrzymują się z decyzjami o własnym rozwoju. Poziom inwestycji w Polsce to około 17 procent PKB, podczas gdy średnia unijna sięga 21 procent. To cztery punkty procentowe poniżej europejskiej normy, które informują, że przedsiębiorcy nie są pewni, czy warunki ich rozwoju pozostaną stabilne.

– Polska gospodarka przez ostatnie 35 lat opierała swój rozwój na niskich kosztach pracy. Na taniej i dostępnej sile roboczej oraz funduszach europejskich. Ten model się wyczerpuje. Koszty pracy w ciągu ostatnich czterech lat wzrosły o 40 proc. To bardzo szybki wzrost w stosunku do tego, co jest w Unii Europejskiej – ocenia Mariusz Zielonka, główny ekonomista Konfederacji Lewiatan.

Dlaczego wzrost PKB 3,6% nie przekłada się na łatwość rekrutacji?

Wydawać by się mogło, że skoro gospodarka odnotowuje wzrost, to rynek pracy powinien stawać się łatwiejszy. Przecież powinno to oznaczać więcej firm, co z kolei przekłada się na więcej miejsc pracy oraz więcej kandydatów. Niestety, ale w Polsce ta logika działa odwrotnie. Zrozumienie tej dziwnej zależności jest kluczowe dla każdego pracodawcy planującego zatrudnienie.

Wzrost PKB o 3,6 procent oznacza, że firmy produkują więcej, sprzedają więcej i generują więcej przychodów. Wiąże się to z tym, że przedsiębiorstwa potrzebują więcej pracowników, aby móc sprostać popytowi. Rynek pracy jest bliski pełnego nasycenia, na co wskazuje bezrobocie bliskie poziomu 3 procent. W tym wypadku, wzrost popytu na pracowników nie przekłada się na pojawienie się nowych kandydatów, ponieważ fizycznie ich brakuje. Przekłada się natomiast na wzrost presji płacowej i wydłużenie czasu rekrutacji.

Paradoks polega na tym, że im lepiej gospodarka radzi sobie w krótkim terminie, tym trudniej jest firmom znaleźć pracowników. Dobry rok dla przedsiębiorstwa to zły rok dla działu HR. Firma, która trzy lata temu mogła pozwolić sobie na samodzielną rekrutację przy umiarkowanych kosztach i przewidywalnym czasie oczekiwania, dziś staje przed wyborem: albo płacić znacznie więcej i czekać dłużej, albo szukać kandydatów tam, gdzie inni jeszcze nie dotarli. To drugie wymaga partnerów z dostępem do zagranicznych rynków pracy – dokładnie tego, czym zajmuje się Intraservis Group.

Koszty pracy wzrosły o 40 procent w cztery lata

W Polsce odnotowano najwyższy wzrost kosztów pracy w całej Unii Europejskiej i wyniósł on czterdzieści procent. To oznacza, że jeden z najważniejszych atutów polskiej gospodarki, który przez dekady przyciągał zagraniczne inwestycje i pozwalał krajowym firmom budować przewagę kosztową, skurczył się w zastraszającym tempie.

Dla pracodawców to duże obciążenie dla budżetu, które rośnie każdego roku, wraz z podwyżkami płacy minimalnej i renegocjonowanymi umowami z pracownikami. Wzrost płac nie jest czymś złym, ponieważ motywuje i zwiększa lojalność pracowników. Ale w wielu wypadkach tempo tych zmian jest na tyle wysokie, że firmy nie są w stanie dostosować swoich modeli biznesowych do nowej rzeczywistości.

Warto zestawić ten wzrost kosztów z innym wskaźnikiem: produktywność pracy w Polsce wynosiła w 2024 roku zaledwie 66,4 procent średniej unijnej, plasując nas na czwartym miejscu od końca w całej Unii. Koszty rosną w tempie europejskim, a wydajność wciąż jest poniżej europejskiej normy. Dla firm oznacza to malejące marże i rosnącą presję na optymalizację zatrudnienia, a nie na jego rozbudowywanie.

Co istotne, trend wzrostu kosztów pracy będzie kontynuowany. Polska musi nadrabiać dystans płacowy do Europy Zachodniej, a polityka waloryzacji płacy minimalnej na to wskazuje. Dla pracodawców planujących zatrudnienie na kolejne lata, to ważna informacja: koszty pozyskania pracownika przez tradycyjne kanały rekrutacji, jego wdrożenia i utrzymania będą rosły. W tym kontekście outsourcing procesów rekrutacyjnych do wyspecjalizowanej agencji coraz częściej okazuje się tańszy niż samodzielne poszukiwania.

Rynek pracy bliski nasycenia: 3 procent bezrobocia i malejąca liczba pracowników

Z drugiej jednak strony, w Polsce odnotowano jedną z najniższych stóp bezrobocia w skali Unii Europejskiej.

Trzy procent – taka stopa bezrobocia utrzymuje się w Polsce i jest jedną z najniższych w całej Unii Europejskiej. Dane PARP i Eurostat z początku 2025 roku potwierdzają, że Polska, razem z Czechami, należy do europejskich liderów stabilności zatrudnienia, z bezrobociem na poziomie 2,6 procent w porównaniu ze średnią unijną wynoszącą 5,8 procent.

Dla pracodawców to sygnał ostrzegawczy, ponieważ taki poziom bezrobocia oznacza brak rezerw wolnych pracowników na rynku. Co zatem może zrobić firma chcąca rozszerzyć działalność lub przejąć pracowników od konkurencji? Pole manewru nie jest duże – firma może przejąć pracowników od konkurencji (zazwyczaj za pomocą wyższych płac), sięgnąć po kandydatów z zagranicy, albo wydłużyć czas rekrutacji i pogodzić się z tym, że stanowisko będzie puste przez tygodnie lub nawet miesiące.

Sytuację dodatkowo komplikuje demografia. Współczynnik dzietności w Polsce wynosi około 1,16, czyli znacznie poniżej progu prostej zastępowalności pokoleń wynoszącego 2,1. To nie jest problem, który objawi się za 50 lat. Roczniki wchodzące na rynek pracy są systematycznie mniejsze niż te, które z niego wychodzą na emeryturę. Za kilka lat niedobory kadrowe, które dziś są odczuwalne w wybranych sektorach, staną się powszechną rzeczywistością w całej gospodarce.

Oznacza to, że firmy, które już dziś zbudują sprawne ścieżki dostępu do pracowników zagranicznych, będą miały zdecydowaną przewagę nad tymi, które zareagują zbyt późno. Agencje pracy z doświadczeniem w rekrutacji międzynarodowej stają się w tym kontekście strategicznym aktywem, a nie dodatkowym kosztem.

Produktywność rośnie, ale Polska wciąż na końcu unijnej stawki

Polska należy do liderów wzrostu produktywności pracy w Europie – w latach 2015–2025 wskaźnik ten wzrósł o 34 procent, co dało nam drugie miejsce w Unii. Badania EY potwierdzają ten trend: w latach 2019–2024 wydajność pracy w Polsce mierzona jako PKB na przepracowaną godzinę wzrosła o 9,6 procent, wyprzedzając Stany Zjednoczone (7,3 procent) i zdecydowanie dystansując największe gospodarki Europy Zachodniej — Niemcy zanotowały w tym czasie jedynie 0,7 procent wzrostu, a Francja odnotowała wręcz spadek.

To imponujące dynamiki wzrostu, które świadczą o realnym postępie polskiej gospodarki. Problem tkwi jednak w punkcie startowym. Mimo dynamicznego wzrostu produktywność pracy w Polsce w ujęciu nominalnym wyniosła w 2024 roku zaledwie 66,4 procent średniej unijnej – co plasuje nas na czwartym miejscu od końca w całej Unii (rp.pl). Dla porównania, Niemcy osiągają 121,5 procent średniej unijnej. Różnica jest ogromna i nie zniknie przez kilka kolejnych lat nawet przy utrzymaniu obecnego tempa wzrostu.

Polskie firmy działają więc na rynku, gdzie koszty pracy szybko zbliżają się do europejskiego poziomu, ale produktywność wciąż za nim nie nadąża. To strukturalna nierównowaga, która wymaga od firm jednoczesnego dbania o kontrolę kosztów zatrudnienia i wzrostu efektywności. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tej równowagi jest współpraca z agencją pracy, która pozwala elastycznie zarządzać poziomem zatrudnienia bez stałych kosztów administracyjnych i rekrutacyjnych.

Prognoza Komisji Europejskiej wskazuje, że do 2027 roku polska produktywność wzrośnie do około 72 procent średniej unijnej. To pozytywna informacja, ale firmy nie mogą czekać na poprawę warunków makroekonomicznych – muszą działać w rzeczywistości, która jest tu i teraz.

Co to oznacza dla pracodawców szukających pracowników?

Połączenie rosnących kosztów pracy, nasyconego rynku i niskiej dzietności tworzy dla pracodawców środowisko, w którym tradycyjne metody rekrutacji przestają być wystarczające. Ogłoszenie na portalu z ofertami pracy i czekanie na aplikacje może działać przy jeden lub dwóch wakatach rocznie. Przy regularnych potrzebach zatrudnienia, sezonowych szczytach produkcji lub gwałtownym wzroście zamówień, taki model rekrutacji po prostu nie działa.

Firmy stoją przed wyborem między kilkoma podejściami, z których każde ma swoje ograniczenia. Samodzielna rekrutacja jest kosztowna czasowo i finansowo – opublikowanie oferty, przegląd aplikacji, przeprowadzenie rozmów, sprawdzenie referencji i wdrożenie pracownika to cały proces, który przy niskim bezrobociu może trwać tygodnie lub miesiące. Podwyżki płac przyciągają kandydatów, ale nakręcają spiralę kosztów i nie rozwiązują problemu braku kandydatów na rynku. Automatyzacja jest rozwiązaniem długoterminowym, wymagającym wysokich nakładów inwestycyjnych, które – jak pokazują dane PIE – polskie firmy wyraźnie ograniczają.

Opcją, którą coraz więcej firm wybiera jako odpowiedź na te wyzwania, jest współpraca z wyspecjalizowaną agencją pracy posiadającą dostęp do pracowników z zagranicy. Dla sektorów takich jak produkcja, logistyka, budownictwo czy przetwórstwo spożywcze, gdzie zapotrzebowanie na pracowników fizycznych jest duże i regularne, taki model współpracy pozwala reagować na potrzeby kadrowe znacznie szybciej niż jakakolwiek inna metoda.

Jak Intraservis Group odpowiada na nową rzeczywistość rynku pracy

Intraservis działa dokładnie w tym obszarze, gdzie skrzyżują się kluczowe wyzwania opisane powyżej. Specjalizując się w rekrutacji pracowników z Polski, Ukrainy i innych krajów Europy Środkowo-Wschodniej dla firm w Polsce, Holandii i Niemczech, agencja budowała swoje kompetencje przez lata, kiedy skala tych wyzwań była mniejsza – i jest dziś gotowa obsługiwać pracodawców, którzy właśnie zderzają się z nimi po raz pierwszy.

Kluczową wartością, którą Intraservis dostarcza pracodawcom, jest szybkość. W obliczu bezrobocia na poziomie 3 procent i realnie pustego rynku kandydatów, czas rekrutacji to konkretna strata operacyjna. Nieobsadzone stanowisko produkcyjne lub logistyczne to niezrealizowane zamówienia i koszty nadgodzin u pozostałych pracowników. Agencja posiadająca sprawdzone kanały rekrutacyjne w wielu krajach może obsadzić wakaty w czasie, który byłby niemożliwy do osiągnięcia przy samodzielnych poszukiwaniach.

Elastyczność modelu zatrudnienia to kolejny element, który odpowiada na realia opisane przez dane makroekonomiczne. Rosnące koszty pracy sprawiają, że firmy muszą ostrożniej zarządzać stałą strukturą zatrudnienia. Model współpracy z agencją pozwala na dostosowywanie liczby pracowników do aktualnych potrzeb bez konieczności przeprowadzania kosztownych procesów zwalniania i rekrutacji przy każdej zmianie poziomu produkcji. Sezonowe szczyty w branży spożywczej, budowlanej czy logistycznej wymagają elastyczności, której nie zapewnia wyłącznie stały etat.

Intraservis oferuje również kompleksowe wsparcie dla pracodawców w obszarach administracyjnych związanych z zatrudnieniem pracowników zagranicznych. Formalności związane z dokumentacją, legalizacją pobytu, obsługą kadrową pracowników z różnych krajów mogą być dla firm bez doświadczenia w tym obszarze poważną barierą wejścia. Agencja przejmuje ten ciężar, pozwalając pracodawcy skupić się na tym, co robi najlepiej, czyli na swojej podstawowej działalności.

Ważnym elementem oferty Intraservis jest też wsparcie w zakwaterowaniu pracowników, co przy obecnych cenach nieruchomości w Polsce i krajach zachodnich jest dla wielu pracowników zagranicznych barierą niemożliwą do pokonania samodzielnie. Agencja organizuje godne warunki mieszkaniowe w rozsądnej odległości od miejsca pracy, co przekłada się na niższą rotację i wyższą motywację pracowników od pierwszego dnia zatrudnienia.

W kontekście danych opisanych w tym artykule – rosnących kosztów pracy, nasyconego rynku krajowego i prognozowanych niedoborów kadrowych wynikających z demografii – Intraservis jest partnerem, który pomaga firmom działać efektywnie w nowych warunkach. Nie jest to rozwiązanie dla firm chcących obejść rynek pracy, ale dla tych, które chcą na nim wygrywać: pozyskując odpowiednich ludzi, w odpowiednim czasie i na warunkach, które pozwalają obu stronom odnieść sukces.

Firmy, które już dziś wypracują sprawny model współpracy z agencją pracy i zbudują dostęp do kandydatów z rynków zagranicznych, będą miały przewagę, której nie można kupić w ostatniej chwili. W obliczu strukturalnego niedoboru pracowników, który będzie się pogłębiał przez kolejne lata, ta przewaga może być decydująca.

Podsumowanie

Polska gospodarka jest w dobrej kondycji, ale jej dotychczasowy model oparty na taniej pracy i dostępności siły roboczej dobiega końca. Wzrost kosztów pracy o 40 procent w czterech latach, bezrobocie na poziomie 3 procent i demograficzna pułapka niskiej dzietności tworzą środowisko, w którym firmy szukające pracowników tradycyjnymi metodami będą traciły konkurencyjność. Produktywność pracy w Polsce rośnie dynamicznie (drugie miejsce w UE pod względem tempa wzrostu w latach 2015-2025), ale nominalnie wciąż wynosi zaledwie 66,4 procent średniej unijnej. Koszty zbliżają się do europejskiego poziomu szybciej niż wydajność.

Dla pracodawców to jasny sygnał: czas na zmianę podejścia do rekrutacji i zarządzania zasobami ludzkimi. Intraservis Group oferuje odpowiedź na konkretne potrzeby firm w tej nowej rzeczywistości – szybki dostęp do kandydatów, elastyczne modele zatrudnienia i kompleksowe wsparcie w obsłudze pracowników zagranicznych. To nie jest produkt dla firm, które mają problem z rekrutacją raz na jakiś czas. To strategiczne narzędzie dla pracodawców, którzy chcą zarządzać zatrudnieniem tak sprawnie, jak zarządzają produkcją czy sprzedażą.

FAQ

Dlaczego znalezienie pracowników w Polsce jest coraz trudniejsze? Bezrobocie w Polsce wynosi około 3 procent i jest jednym z najniższych w Unii Europejskiej. Oznacza to, że rynek pracy jest praktycznie nasycony – dostępna pula kandydatów jest bardzo ograniczona. Jednocześnie rosnące koszty pracy i demograficzny niedobór nowych pracowników sprawiają, że sytuacja będzie się pogarszać w kolejnych latach.

O ile wzrosły koszty pracy w Polsce? Według danych Konfederacji Lewiatan, koszty pracy w Polsce wzrosły w ciągu ostatnich czterech lat o 40 procent. To jedno z najwyższych temp wzrostu w całej Unii Europejskiej i oznacza realne obciążenie dla firm zatrudniających pracowników fizycznych w sektorach produkcji, logistyki i budownictwa.

Gdzie Polska plasuje się pod względem produktywności w UE? Polska należy do liderów wzrostu produktywności – w latach 2015-2025 wskaźnik ten wzrósł o 34 procent, co daje nam drugie miejsce w Unii pod względem dynamiki. Jednak w ujęciu nominalnym produktywność polskich pracowników wynosi zaledwie 66,4 procent średniej unijnej, co plasuje nas na czwartym miejscu od końca. Koszty pracy rosną szybciej niż wydajność, co jest wyzwaniem dla firm operujących na konkurencyjnych rynkach.

Co mogą zrobić firmy, żeby poradzić sobie z niedoborem pracowników? Firmy mają kilka opcji: podwyżki płac (kosztowne i niepewne), automatyzacja (długoterminowa inwestycja), lub współpraca z agencją pracy mającą dostęp do kandydatów z zagranicy. Ta ostatnia opcja jest często najszybsza i najbardziej elastyczna, szczególnie dla firm z regularnymi lub sezonowymi potrzebami zatrudnienia.

Jakie branże najbardziej odczują niedobory kadrowe? Sektory produkcji, logistyki, budownictwa i przetwórstwa spożywczego są szczególnie narażone na niedobory kadrowe, ponieważ wymagają dużej liczby pracowników fizycznych i są najbardziej wrażliwe na wahania dostępności siły roboczej. To właśnie w tych branżach współpraca z agencją pracy daje największą przewagę operacyjną.

Dlaczego warto współpracować z Intraservis Group? Intraservis specjalizuje się w rekrutacji pracowników dla sektorów produkcji, logistyki i budownictwa z Polski, Ukrainy i innych krajów Europy Środkowo-Wschodniej. Oferuje szybki dostęp do sprawdzonych kandydatów, elastyczne modele zatrudnienia dostosowane do potrzeb pracodawcy, kompleksową obsługę formalności administracyjnych oraz wsparcie w zakwaterowaniu pracowników. To kompleksowe podejście odpowiada bezpośrednio na wyzwania, przed którymi stają dziś polscy pracodawcy.

Nastawienie Polaków wobec sztucznej inteligencji zmieniło się diametralnie w ciągu ostatnich miesięcy. Odsetek osób z Pokolenia Z, które wyrażały pozytywny stosunek wobec AI spadł w ciągu kilku miesięcy z 64 procent do zaledwie 42 procent. Narastająca wśród młodych ludzi obawa, może spowodować, że praca fizyczna stanie się dla nich jeszcze atrakcyjniejsza. Według badań już 53% przedstawicieli Generacji Z uważa tę ścieżkę kariery za atrakcyjną, szczególnie w przypadku nowoczesnej automatyzacji i dobrego wynagrodzenia.

Spis treści:

1. Spadek entuzjazmu wobec AI: z 64 do 42 procent w pół roku
2. Dlaczego młodzi się boją AI?
   Konkurencja z algorytmami na starcie kariery
3. Paradoks: automatyzacja może uczynić pracę fizyczną bardziej atrakcyjną
4. Co musi się zmienić: nowoczesność, automatyzacja i wynagrodzenie
5. Jak Intraservis łączy młodych z nowoczesnymi zakładami pracy
6. FAQ

Spadek entuzjazmu wobec AI: z 64 do 42 procent w pół roku

Firma “Zymetria” przedstawiła dane z najnowszej odsłony AI Barometr. Jeszcze w trzecim kwartale 2025 roku, 64 procent przedstawicieli Pokolenia Z (osoby w wieku 18-31 lat) oceniało swoje podejście do sztucznej inteligencji jako pozytywne. Choć minęło zaledwie kilka miesięcy, to sytuacja mocno się zmieniła.

Odsetek spadł do zaledwie 42 procent. Spadek aż o 22 punkty procentowe to bardzo rzadkie zjawisko w badaniach nastrojów społecznych, dlatego tym bardziej, należy je odpowiednio zbadać. Badanie również pokazuje, że 13 procent Polaków postrzega AI jako technologię niezależną od człowieka oraz samoświadomą. Wydawać by się mogło, że tak będą myślały głównie osoby starsze, jednak to właśnie przedstawiciele Generacji Z dominują w tej grupie.

Co więcej, 13 procent Polaków postrzega sztuczną inteligencję jako technologię samoświadomą i niezależną od człowieka, a w tej grupie zdecydowanie dominują właśnie przedstawiciele Pokolenia Z. Do najczęściej wymienianych obaw związanych z AI należą manipulacja informacjami, trudności w ocenie prawdziwości danych oraz rosnące uzależnienie od technologii.

“Choć mogłoby wydawać się, że młodzi ludzie, wychowani w erze internetu, będą naturalnie najbardziej otwarci na technologie napędzane AI, wyniki pokazują rosnącą ostrożność i krytyczne spojrzenie. To sygnał, że dla najmłodszych dorosłych sztuczna inteligencja przestaje być wyłącznie symbolem innowacji, a zaczyna być realnym czynnikiem wpływającym na ich bezpieczeństwo informacyjne i perspektywy zawodowe.” – komentuje Barbara Krug, Prezeska Zymetrii.

Ta zmiana nastawienia jest niezwykle istotna, szczególnie ze względu na wcześniejsze podejście Pokolenia Z do tego tematu. Można zatem stwierdzić, że w kraju, w którym 95 procent społeczeństwa jest zaznajomione z sztuczną inteligencją, rośnie lęk niekoniecznie przed samą technologią, ale zmianami między innymi na rynku pracy, wiarygodności treści i odpowiedzialności za błędy algorytmów.

Dlaczego młodzi się boją AI?

Przedstawiciele Pokolenia Z, którzy w większości dopiero zaczynają swoją karierę zawodową mają coraz większe obawy dotyczące rozwoju AI na rynku pracy. Według Pani Barbary Krug, może to wynikać między innymi ze specyfiki wczesnego etapu kariery. Na początku tej drogi, najczęściej są wykonywane żmudne, rutynowe i raczej schematyczne działania. Dziś mogą one być zastąpione niewielkim kosztem za pomocą AI, efektem czego osoby młode, mogą silniej odczuwać potencjalne ryzyko zastąpienia.

Ryzyko błędów, za które odpowiedzialność będą ponosić pracownicy, kwestie bezpieczeństwa i poufności danych oraz możliwość redukcji części miejsc pracy – to najczęściej wymieniane przez młode osoby związane z AI. Co ciekawe, badania pokazują, że o intensywności korzystania ze sztucznej inteligencji nie decyduje demografia, lecz stanowisko i doświadczenie. Najczęściej z pomocy sztucznej inteligencji korzystają osoby na wyższych stanowiskach i posiadające ponad 10-letni staż pracy. Na drugim biegunie, z większą ostrożnością wobec AI znajdują młodsi i mniej doświadczeni pracownicy. 

Konkurencja z algorytmami na starcie kariery

Sytuacja osób młodych na rynku pracy jest szczególnie trudna. Jak pokazują dane PLPK Global, bezrobocie wśród osób w wieku 18-25 lat wynosi od 12 do 13 procent, gdy ogólna stopa bezrobocia w Polsce oscyluje wokół 4 procent. Średni czas znalezienia pracy dla młodych wynosi już około czterech miesięcy. Nie pomaga fakt, że tradycyjne stanowiska “entry-level” są coraz częściej zastępowane przez sztuczną inteligencję.

Co ciekawe, aż 6 z 10 przedstawicieli Generacji Z deklaruje, że duża powszechność AI skłoni ich do szukania pracy, która nie jest tak podatna na automatyzację. Oliwy do ognia dolewają liderzy biznesu. Aż 40 procent z nich twierdzi, że absolwenci nie są przygotowani do wymogów rynku pracy, a 88 procent uważa, że ten problem narasta z każdym rokiem. 

Należy więc jasno zaznaczyć, że młodzi dorośli nie konkurują już tylko między sobą. Do grona konkurentów o stanowisko dołączyła sztuczna inteligencja, która nie potrzebuje przerwy na sen czy urlop i może wykonywać wiele zadań szybciej i przede wszystkim – taniej.

Osoby z większym doświadczeniem zawodowym,które zajmują wyższe stanowiska, częściej mają poczucie większej kontroli nad zakresem swoich kompetencji i stabilności zatrudnienia, dlatego poziom ich niepokoju pozostaje wyraźnie niższy. Młodzi natomiast stoją przed dylematem: jak zbudować karierę w świecie, gdzie algorytmy mogą wykonać ich pierwsze zadania zawodowe równie dobrze lub lepiej?

Paradoks: automatyzacja może uczynić pracę fizyczną bardziej atrakcyjną

Ta rosnąca wśród młodych osób obawa, może prowadzić do tego, że praca fizyczna stanie się dla nich jeszcze bardziej atrakcyjna. Nie chodzi oczywiście o taką pracę fizyczną, jaka była wykonywana kilka dekad temu. Mowa tutaj o nowoczesnych zakładach produkcyjnych, magazynach wyposażonych w systemy automatyzacji i halach, gdzie człowiek współpracuje z robotami, a nie konkuruje z nimi o każde zadanie.

Rynek robotów przemysłowych osiągnął wartość 16,7 miliarda dolarów, a automatyzacja magazynów jest warta już 30 miliardów dolarów, z prognozą podwojenia tej wartości do 2030 roku. Co istotne, roboty nie zastępują wszystkich pracowników, ale przejmują najbardziej monotonne, fizycznie obciążające i niebezpieczne zadania. Powstają tak zwane lights-out warehouses, magazyny które mogą pracować całą noc bez obecności ludzi, ale w dzień wciąż potrzebują pracowników do zadań wymagających elastyczności, podejmowania decyzji i obsługi wyjątków.

Nowe generacje robotów humanoidalnych, takich jak Figure 03, są wdrażane w realnych zastosowaniach przemysłowych nie po to, by zastąpić wszystkich ludzi, ale by przejąć te elementy pracy, które ludzie uznają za najmniej satysfakcjonujące. Robot potrafi wkręcić śrubę szybciej i precyzyjniej niż człowiek, ale to człowiek nadal podejmuje decyzje o tym, jak organizować produkcję, rozwiązywać nietypowe problemy i dbać o jakość finalnego produktu. W efekcie praca fizyczna w nowoczesnym zakładzie staje się mniej męcząca fizycznie, bardziej bezpieczna i często lepiej płatna niż wiele stanowisk biurowych zagrożonych automatyzacją.

Jak pokazują dane z amerykańskiego rynku pracy, wakaty nie spadają i to pomimo wzrostu płac w fabrykach o 21 procent od 2020 roku (pulshr.pl). Jest to spowodowane między innymi dlatego, że młode pokolenie wciąż postrzega pracę w fabryce przez pryzmat przeszłości. Tymczasem nowoczesne zakłady produkcyjne to środowiska wypełnione technologią, systemami wizyjnymi, robotami współpracującymi i zaawansowanym oprogramowaniem. Praca tam wymaga nie tylko siły fizycznej, ale także umiejętności obsługi nowoczesnych systemów, myślenia analitycznego i ciągłego uczenia się.

Co musi się zmienić: nowoczesność, automatyzacja i wynagrodzenie

Żeby przekonać Pokolenie Z do pracy w produkcji, logistyce czy budownictwie, branża musi przejść fundamentalną transformację wizerunkową i rzeczywistą. Dane pokazują, że młodzi są otwarci na tę ścieżkę kariery, ale pod pewnymi warunkami. Kluczem jest połączenie trzech elementów: nowoczesnej technologii, konkurencyjnego wynagrodzenia i możliwości rozwoju.

Po pierwsze, automatyzacja i nowoczesność. Oczekiwanie 35 procent młodych na automatyzację procesów nie jest kaprysem, ale pragmatycznym podejściem do pracy. Młodzi ludzie wyrastali otoczeni technologią i oczekują, że ich miejsce pracy również będzie nowoczesne. Zakłady produkcyjne wyposażone w roboty współpracujące, systemy wizyjne, zaawansowane oprogramowanie do zarządzania produkcją i tablety do monitorowania procesów są dla nich znacznie bardziej atrakcyjne niż tradycyjne fabryki oparte wyłącznie na pracy ręcznej. Automatyzacja oznacza również mniejsze obciążenie fizyczne, co bezpośrednio odpowiada na główną obawę młodych.

Po drugie, wynagrodzenie. Połowa młodych wskazuje dobre wynagrodzenie jako główny czynnik przyciągający do pracy fizycznej. Dane z amerykańskiego rynku pokazują, że płace w sektorze przemysłowym wzrosły o 21 procent od 2020 roku, ale to wciąż nie wystarczyło, żeby całkowicie rozwiązać problem niedoborów kadr. W Polsce sektor produkcyjny i logistyczny coraz częściej oferuje wynagrodzenia konkurencyjne wobec biur, szczególnie na stanowiskach wymagających obsługi nowoczesnych systemów. Dla młodych ludzi obciążonych kredytami studenckimi i wysokimi kosztami życia w miastach, możliwość szybkiego wejścia na rynek pracy z przyzwoitym wynagrodzeniem może być atrakcyjniejsza niż długie poszukiwanie stanowiska biurowego.

Po trzecie, rozwój i prestiż. Aż 33 procent młodych oczekuje szkoleń i możliwości rozwoju zawodowego. Praca fizyczna nie może być postrzegana jako ślepy zaułek kariery, ale jako punkt startowy do rozwoju w kierunku stanowisk specjalistycznych, kierowniczych czy technicznych. Certyfikaty obsługi robotów, szkolenia z Przemysłu 4.0, kursy zarządzania produkcją to elementy, które mogą zmienić postrzeganie pracy w zakładzie produkcyjnym z konieczności na świadomą ścieżkę kariery. Firmy, które inwestują w rozwój swoich pracowników i pokazują jasne ścieżki awansu, będą miały przewagę w przyciąganiu młodych talentów.

Wreszcie, kwestia prestiżu społecznego. Niemal połowa młodych obawia się niskiego prestiżu pracy fizycznej. To nie jest problem, który rozwiąże się sam. Wymaga aktywnych działań komunikacyjnych pokazujących nowoczesne oblicze przemysłu, sukcesy młodych ludzi, którzy wybrali tę ścieżkę kariery, oraz realny wkład sektora produkcyjnego w gospodarkę i innowacyjność. Media społecznościowe, kampanie employer branding i transparentna komunikacja o warunkach pracy mogą stopniowo zmieniać ten obraz.

Jak Intraservis łączy młodych z nowoczesnymi zakładami pracy

Dla agencji pracy takich jak Intraservis, specjalizujących się w rekrutacji dla sektorów produkcji, logistyki, ogrodnictwa i budownictwa, obecna sytuacja jest jednocześnie wyzwaniem i szansą. Z jednej strony, trzeba zmierzyć się z obawami młodych przed pracą fizyczną i przekonać ich, że nowoczesne zakłady to zupełnie inne środowisko niż te, które znali ich rodzice. Z drugiej strony, dane pokazujące że 53 procent Generacji Z jest otwartych na pracę fizyczną, otwierają zupełnie nowe możliwości rekrutacyjne.

Kluczem do sukcesu jest precyzyjne dopasowanie oczekiwań młodych kandydatów do możliwości, jakie oferują nowoczesne zakłady pracy. Intraservis współpracuje z firmami, które inwestują w automatyzację, oferują konkurencyjne wynagrodzenia i zapewniają możliwości rozwoju. Rekrutując pracowników z Polski, Ukrainy i innych krajów Europy Środkowo-Wschodniej, agencja nie tylko wypełnia luki kadrowe u pracodawców, ale także pomaga młodym ludziom znaleźć stabilną pracę w czasach, gdy tradycyjne stanowiska entry-level w biurach są zagrożone automatyzacją.

Proces rekrutacji Intraservis uwzględnia specyfikę młodego pokolenia. Komunikacja odbywa się przez kanały, z których młodzi korzystają na co dzień. Prezentacja miejsc pracy skupia się nie tylko na obowiązkach, ale także na technologiach używanych w zakładzie, możliwościach szkoleń i jasnych ścieżkach kariery. Dla młodych ludzi, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę zawodową, Intraservis oferuje również kompleksowe wsparcie wykraczające poza samą rekrutację.

Pomoc w zakwaterowaniu jest szczególnie ważna dla młodych pracowników, którzy często przeprowadzają się do nowego miasta lub kraju po raz pierwszy w życiu. Zamiast zostawiać ich samych z problemem znalezienia mieszkania, Intraservis organizuje godne warunki zakwaterowania, co daje młodym poczucie bezpieczeństwa i stabilności od pierwszego dnia. Wsparcie w formalnościach administracyjnych, takich jak uzyskanie numerów identyfikacyjnych, załatwienie ubezpieczenia czy pomoc w kontaktach z urzędami, jest również kluczowe dla osób, które nie mają jeszcze doświadczenia w poruszaniu się po labiryncie przepisów.

Co istotne, Intraservis aktywnie współpracuje z pracodawcami, którzy rozumieją specyfikę Pokolenia Z i są gotowi inwestować w ich rozwój. To nie są zakłady, które szukają taniej siły roboczej do wykonywania najbardziej monotonnych zadań, ale firmy, które widzą w młodych ludziach przyszłych specjalistów i liderów. Programy mentorskie, szkolenia techniczne, jasne ścieżki awansu to elementy, które Intraservis pomaga wdrażać u swoich partnerów biznesowych.

Agencja działa również jako bufor między młodymi pracownikami a pracodawcami w początkowym okresie zatrudnienia, pomagając obu stronom zrozumieć wzajemne oczekiwania i dostosować się do siebie. Dla młodego człowieka, który po raz pierwszy pracuje fizycznie, obecność agencji jako pośrednika może być uspokajająca. Dla pracodawcy, który próbuje przyciągnąć i zatrzymać młodych pracowników w konkurencyjnym środowisku, Intraservis oferuje nie tylko kandydatów, ale także wiedzę o tym, czego oczekuje to pokolenie i jak budować miejsca pracy, które będą dla nich atrakcyjne.

Podsumowanie

Pokolenie Z stoi przed paradoksalnym wyborem. Z jednej strony, rosnąca obecność sztucznej inteligencji w miejscach pracy wywołuje u młodych coraz większy niepokój o przyszłość zawodową. Spadek pozytywnego nastawienia do AI z 64 do 42 procent w ciągu zaledwie kilku miesięcy to sygnał, że młodzi ludzie coraz bardziej realnie oceniają zagrożenia płynące z automatyzacji, szczególnie dla stanowisk entry-level, które tradycyjnie były ich pierwszym krokiem na rynku pracy. Z drugiej strony, ten sam strach przed zastąpieniem przez algorytmy może pchnąć ich w kierunku pracy fizycznej, która dzięki automatyzacji monotonnych zadań staje się mniej obciążająca, bardziej atrakcyjna finansowo i paradoksalnie bardziej odporna na pełną automatyzację niż wiele prac biurowych.

Dane pokazują, że 53 procent przedstawicieli Generacji Z jest otwartych na pracę fizyczną, szczególnie gdy towarzyszy jej dobre wynagrodzenie, szybkie wejście na rynek pracy i stabilność zatrudnienia. Jednocześnie młodzi oczekują nowoczesności: 35 procent chce automatyzacji procesów, a 33 procent wymaga szkoleń i możliwości rozwoju. To nie jest pokolenie, które ucieka od technologii, ale pokolenie, które chce pracować z technologią na swoich warunkach, w środowisku gdzie algorytmy są narzędziem wspierającym, a nie zagrożeniem zastępującym.

Dla sektorów produkcji, logistyki i budownictwa to wyjątkowa szansa. Rynek robotów przemysłowych wart 16,7 miliarda dolarów i magazyny automatyczne o wartości 30 miliardów dolarów to nie przyszłość, ale teraźniejszość. Firmy, które inwestują w te technologie, nie tylko zwiększają swoją wydajność, ale także stają się bardziej atrakcyjne dla młodych pracowników, którzy szukają nowoczesnych miejsc pracy. Płace w sektorze przemysłowym rosną szybciej niż w wielu innych branżach, a mimo to wakaty pozostają nieobsadzone, bo młodzi wciąż postrzegają te miejsca przez pryzmat przeszłości.

Agencje pracy takie jak Intraservis odgrywają kluczową rolę w tym procesie transformacji. Działając jako pomost między młodymi kandydatami a nowoczesnymi zakładami pracy, pomagają obu stronom zrozumieć wzajemne oczekiwania i znaleźć wspólny język. Oferując nie tylko rekrutację, ale także zakwaterowanie, wsparcie w formalnościach i długoterminowe partnerstwo, Intraservis odpowiada na potrzeby pokolenia, które szuka stabilności w niestabilnym świecie oraz bezpieczeństwa w czasach, gdy tradycyjne ścieżki kariery są podważane przez rozwój sztucznej inteligencji.

Paradoks Pokolenia Z uciekającego od AI do pracy fizycznej może być początkiem głębszej zmiany na polskim rynku pracy. Jeśli sektor przemysłowy potrafi wykorzystać ten moment i pokazać młodym, że nowoczesna praca fizyczna to atrakcyjna ścieżka kariery, może rozwiązać swoje problemy kadrowe i jednocześnie dać młodym ludziom to, czego szukają: stabilność, godne wynagrodzenie i poczucie, że ich praca ma sens i przyszłość.

FAQ

Dlaczego Pokolenie Z boi się sztucznej inteligencji? Młodzi ludzie obawiają się, że AI zastąpi ich na stanowiskach entry-level, które wymagają wykonywania rutynowych, schematycznych zadań. Odsetek pozytywnie nastawionych do AI spadł z 64 do 42 procent w ciągu kilku miesięcy. Młodzi martwią się również odpowiedzialnością za błędy algorytmów, bezpieczeństwem danych i ogólnym wpływem AI na ich przyszłość zawodową.

Czy Pokolenie Z rzeczywiście jest zainteresowane pracą fizyczną? Tak, badania pokazują że 53 procent przedstawicieli Generacji Z uważa pracę fizyczną za atrakcyjną opcję kariery. Przyciąga ich głównie dobre wynagrodzenie (50 procent), szybkie wejście na rynek pracy (48 procent) i stabilność zatrudnienia (44 procent). Jednocześnie 35 procent oczekuje automatyzacji procesów, a 33 procent chce szkoleń i rozwoju.

Co odstrasza młodych od pracy fizycznej? Największą barierą jest obawa przed dużym obciążeniem fizycznym (55 procent), obawa przed niskim wynagrodzeniem (50 procent) oraz postrzegany niski prestiż społeczny (48 procent). Te obawy pokazują, że kluczem jest transformacja sposobu wykonywania i postrzegania pracy fizycznej.

Jak automatyzacja wpływa na atrakcyjność pracy fizycznej? Automatyzacja paradoksalnie może uczynić pracę fizyczną bardziej atrakcyjną dla młodych. Roboty przejmują najbardziej monotonne, fizycznie obciążające i niebezpieczne zadania, podczas gdy ludzie zajmują się zadaniami wymagającymi elastyczności i podejmowania decyzji. Rynek robotów przemysłowych osiągnął wartość 16,7 miliarda dolarów, a młodzi szukają właśnie takich nowoczesnych miejsc pracy.

Jak Intraservis pomaga młodym znaleźć pracę fizyczną? Intraservis łączy młodych kandydatów z nowoczesnymi zakładami produkcyjnymi, logistycznymi i budowlanymi, które inwestują w automatyzację i oferują konkurencyjne wynagrodzenia. Agencja zapewnia kompleksowe wsparcie: pomoc w zakwaterowaniu, wsparcie w formalnościach oraz długoterminowe partnerstwo. Współpracuje z pracodawcami, którzy rozumieją oczekiwania Pokolenia Z i oferują szkolenia oraz jasne ścieżki kariery.

Czy praca fizyczna jest odporna na automatyzację? Tak, ale w inny sposób niż się powszechnie myśli. Podczas gdy wiele zadań biurowych i analitycznych może być w pełni zautomatyzowanych przez AI, praca fizyczna wymaga elastyczności, podejmowania decyzji w zmiennych warunkach i rozwiązywania nietypowych problemów. Nowoczesne zakłady używają robotów do wspierania ludzi, nie zastępowania ich całkowicie. Paradoksalnie, praca fizyczna może być bardziej odporna na pełną automatyzację niż niektóre stanowiska biurowe.