Zmiana w podejściu do zarządzania zespołem, będzie wręcz wymuszona w polskich firmach. Jest to spowodowane jednoczesnym kurczeniem się zasobów wśród potencjalnych kandydatów oraz wzrostem kosztów pracy. GUS wskazuje, że w i kwartale 2026 roku odnotowano drugi rok z rzędu spadek w przeciętnym zatrudnieniu w sektorze przedsiębiorstw. Na domiar złego, wynagrodzenia rosną o ponad 6% rocznie, co sprawia, że każdy nieefektywnie obsadzony etat uderza w wynik finansowy firmy mocniej niż kiedykolwiek wcześniej. Najlepsze firmy zaznajomione z tym problemem, wprowadziły mechanizm do swojej organizacji, który jest w stanie zablokować te problemy. Oczywiście, nie pasuje on do każdej firmy, ponieważ nie wszędzie elastyczne formy zatrudnienia będą dobrym rozwiązaniem. W tym artykule pokazujemy, jak konkretnie to robią i dlaczego elastyczność zatrudnienia staje się jedną z kluczowych przewag konkurencyjnych niezależnie od branży.
Spis treści
1. Zmieniający się rynek pracy – dlaczego klasyczne podejście do zatrudnienia przestaje wystarczać
1a. Niedobór pracowników i wzrost kosztów pracy – nowe realia dla pracodawców
2. Czym jest elastyczny model zatrudnienia i kiedy warto go wdrożyć
3. Elastyczna struktura kadrowa – rozwiązanie stosowane przez liderów rynku
4. Koszty zatrudnienia a elastyczność kadrowa – gdzie firmy mogą zyskać
5. rodukcja, logistyka i HoReCa – branże, w których elastyczność staje się standardem
6. Elastyczne rozwiązania kadrowe Intraservis – wsparcie dla firm w zmiennym rynku pracy
7. FAQ
1. Rynek pracy pod presją – dlaczego stare modele zatrudnienia zawodzą
Elastyczność zatrudnienia nie jest już domeną jedynie firm, opierających się na praca sezonowych i rozruchowych. Obecnie jest to jeden z kluczowych elementów strategii HR w ogromnej ilości organizacji. Mowa tu zarówno o średnich przedsiębiorstwach produkcyjnych jak i o wielkich korporacjach logistycznych. A samo otoczenie rynkowe, nie sprzyja przyzwyczajeniu do całości.
Wraz z końcem marca 2026 r. w urzędach pracy zarejestrowanych było 949,8 tys. bezrobotnych, przy stopie bezrobocia rejestrowanego na poziomie 6,1%. Stanowi to wzrost o 0,7 p.proc. w stosunku do roku poprzedniego. To ciekawe zjawisko, ponieważ pomimo wzrostów – jak wskazują dane z Barometru Zawodów 2026 – w 17 zawodach utrzymują się trwałe niedobory pracowników. Widać to szczególnie w branży TSL, budownictwie i medycynie. Ten paradoks okazuje się czynnikiem kluczowym, ponieważ rosnące bezrobocie nie determinuje wzrostu dostępności kandydatów tam, gdzie firma ich potrzebuje.
W tym samym czasie koniunktura gospodarcza w Polsce daje mieszane sygnały. Wskaźnik Miesięcznego Indeksu Koniunktury (MIK) opublikowany przez PIE w maju 2026 r. spadł do poziomu 94,5 pkt. Oznacza to, że niestety, ale w firmach negatywne nastroje górują nad pozytywnymi. Aż 67% przedsiębiorstw zdecydowało się na wstrzymanie wydatków na rozwój, a świadczy o tym komponent inwestycyjny, który osiągnął jedynie 52,6 pkt. W takich warunkach optymalizacja kosztów zatrudnienia wraz z utrzymaniem zdolności operacyjnych jest warunkiem koniecznym do dalszego działania firmy.
1a. Kurczące się zasoby pracy i rosnące koszty: co z tego wynika dla pracodawcy
W sektorze przedsiębiorstw odnotowano, że przeciętne zatrudnienie w I kwartale 2026 roku wyniosło 6389,8 tys. Ten wynik oznacza, spadek o 0,9% w stosunku do poprzedniego roku. Należy też pamiętać o tym, że rosną wynagrodzenia. A wzrost jest konsekwentny: w lutym 2026 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw wyniosło 9135,69 zł i było o 6,1% wyższe niż przed rokiem.
Reasumując: pracodawcy muszą walczyć z mniejszą liczbą pracowników oraz wyższymi kosztami jednostkowymi. To wręcz zmusza przedsiębiorstwa, do zmiany myślenia o modelach kadrowych.
Zatem w wielu firmach, zarządzanie zasobami ludzkimi nie może już opierać się wyłącznie na stałych etatach. Firmy powinny mieć możliwość dostosowywania struktur zatrudnienia w zależności od popytu. W przeciwnym wypadku, będą zmuszone płacić za nadmierny personel w słabszych miesiącach lub tracić zlecenia w przypadku zbyt małej liczby pracowników w sezonie.
2. Czym jest elastyczność zatrudnienia i jakie ma formy
Elastyczne formy zatrudnienia to naprawdę szerokie pojęcie, które jest często niestety stosowane, jedynie jako zabieg marketingowy. W rzeczywistości obejmuje różne mechanizmy, których zadaniem jest dopasowanie liczby zatrudnionych osób, do rzeczywistego zapotrzebowania. To wszystko bez ryzyka prawnego oraz finansowego dla pracodawcy. szerokie pojęcie obejmujące różne mechanizmy dopasowania poziomu zatrudnienia do aktualnych potrzeb operacyjnych bez nadmiernego ryzyka prawnego i finansowego dla pracodawcy. W praktyce wyróżnia się kilka głównych modeli:
Praca tymczasowa – pracownicy są delegowani przez agencję pracy na czas określony lub na zlecenie. Pracodawca użytkownik płaci jedną fakturę, a wszystkie formalności kadrowe, ZUS i HR są po stronie agencji.
Outsourcing procesowy – Outsourcing procesowy polega na przekazaniu zewnętrznemu partnerowi odpowiedzialności za konkretny obszar pracy w firmie. Partner nie tylko zapewnia ludzi, ale organizuje cały proces – od zarządzania zespołem po realizację zadań produkcyjnych, magazynowych lub logistycznych. W tym modelu firma zyskuje nie samo wsparcie kadrowe, lecz przejęcie odpowiedzialności za sprawne działanie wybranego procesu.
Leasing pracowniczy – Leasing pracowników polega na skierowaniu przez agencję pracownika do innej firmy. Firma organizuje jego codzienną pracę, a agencja obsługuje kadry, płace i dokumentację. Rozliczenie odbywa się jedną fakturą, obejmującą koszty zatrudnienia i marżę agencji.
Kontrakty projektowe i B2B – popularne w sektorach IT i usług profesjonalnych, gdzie specjalista świadczy usługę jako podmiot gospodarczy, a nie etatowy pracownik.
Powyższe formy różnią się profilem kosztowym i ryzykiem. Najważniejszy jest wybór odpowiedniego narzędzia, które będzie dopasowane do charakteru zapotrzebowania, uwzględniając np. sezonowość i cykliczność.
3. Jak najlepsze firmy wdrażają elastyczny model kadrowy
Jak wdrożyć elastyczne zatrudnienie w firmie? Według liderów rynku odpowiedź jest bardziej złożona niż zwykłe: „wziąć pracowników tymczasowych”. W całym tym procesie, chodzi o to, aby: „zbudować hybrydową strukturę kadrową z trwałym rdzeniem i elastyczną otoczką”. W celu zrealizowania takiej struktury, należy podjąć kilka konkretnych kroków.
Analiza popytu przed decyzją kadrową. W przypadku firm z sektora logistycznego i produkcyjnego, mapowanie sezonowości powinno odbywać się przynajmniej z kwartalnym wyprzedzeniem. Dopiero na tej podstawie powinny zapadać decyzje dotyczące zatrudnienia etatowego i zakresu, w jakim należy uzupełnić kadry pracownikami tymczasowymi.
Partnerstwo z agencją, nie transakcja. Najlepsze organizacje traktują agencję zatrudnienia jako strategicznego i wartościowego partnera, a nie dostawcę usług. Dobra agencja rozumie profil potrzeb klienta i jest w stanie reagować w krótkim czasie, na zmianę zapotrzebowania.
Integracja elastycznych pracowników z kulturą organizacyjną. Niezwykle istotne jest, aby pracowników tymczasowych traktować na równi z pracownikami zatrudnionymi na stałe. Niezależnie od okresu i formy zatrudnienia, należy przeprowadzić pełne szkolenie BHP, onboarding i udzielać dostępu do informacji. Dzięki temu, przedsiębiorstwa notują wyższą produktywność i niższą rotację w firmie.
Planowanie z uwzględnieniem regulacji prawnych. Ustawa o zatrudnieniu pracowników tymczasowych określa maksymalny okres skierowania (18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych) oraz obowiązki agencji i pracodawcy użytkownika. Świadome zarządzanie tymi limitami pozwala unikać ryzyka prawnego.
Państwowa Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości w swojej analizie pt. „Rynek pracy pod presją – kluczowe kompetencje decydują o rozwoju” podkreśla, że w obecnych czasach, na długoterminowy rozwój firm wpływa głównie zdolność do adaptacji. Zatem elastyczność kadrowa to nie tylko reakcja na trudności obecnego rynku, ale również aktywne narzędzie budowania i rozwijania przedsiębiorstwa.
4. Elastyczność zatrudnienia a koszty pracy – bilans dla pracodawcy
Kłamstwem byłoby stwierdzenie, że nie jest to temat kontrowersyjny. Niestety, ale wśród wielu pracodawców istnieje przekonanie, że praca tymczasowa jest droższa niż etat. I oczywiście może tak być, jednakże nie jest to sytuacja zero jedynkowa.
W przypadku zatrudnienia etatowego mówimy o kosztach stałych takich jak wynagrodzenie zasadnicze, składki ZUS pracodawcy (~20,41% podstawy), urlopy, zwolnienia lekarskie, odprawy. W przypadku pracy tymczasowej pracodawca użytkownik płaci jedną stawkę obejmującą faktyczne godziny pracy, a po stronie agencji jest rozliczanie ZUSu i urlopy. W miesiącach spadku zamówień o 30–40% różnica kosztowa na korzyść modelu elastycznego może być naprawdę znacząca.
Nie można zapominać o presji płacowej. Jak podaje GUS, wynagrodzenia nominalne w sektorze przedsiębiorstw rosły w lutym 2026 r. o 6,1% rok do roku, a ich siła nabywcza zwiększyła się o 4,0%. Dlatego tym bardziej należy zwrócić uwagę na to, jak istotna z perspektywy kosztów może być możliwość regulowania poziomu zatrudnienia w firmie w zależności od aktualnych potrzeb.
Niestety, ale Barometr Zawodów 2026 wskazuje, że problemy kadrowe wśród kluczowych stanowisk (kierowcy, magazynierzy, spawacze, monterzy) mają charakter strukturalny i długoterminowy. Zatem firmy, które zbudowały relacje z zaufanymi agencjami pracy i posiadają możliwość modyfikowania swojej puli pracowników, zyskają przewagę konkurencyjną niedostępną dla firm działających wyłącznie przez rekrutację bezpośrednią.
5. Branże, które już to wiedzą: produkcja, TSL, HoReCa
Elastyczny model zatrudnienia nie został wprowadzony “ostatnio” jako modna opcja. Taki model pracy, jest standardem w wielu branżach od dekad.
Produkcja i przetwórstwo. Zakłady produkcyjne zarządzają sezonowością zatrudnienia przy pomocy pracowników tymczasowych od lat. Barometr Zawodów 2026 wskazuje, że w branży produkcyjnej MIK (Miesięczny Indeks Koniunktury) wyniósł 103,4 pkt. Jest to niestety jedyna branża z pozytywnym odczytem w maju 2026 r. Nie zmienia to jednak faktu, że przedsiębiorstwa deklarują plany zwiększania zatrudnienia. Kluczową rolę odgrywają spawacze i operatorzy obrabiarek, których niedobór wymaga stałego dostępu do zasobów agencyjnych.
Transport, spedycja, logistyka (TSL). Deficyt magazynierów oraz kierowców samochodów ciężarowych odnotowuje się od 10 lat. Braki odnotowuje się odpowiednio w 198 oraz 326 powiatach. Przedsiębiorstwa logistyczne, które współpracują z agencjami dysponującymi certyfikowanymi kierowcami kat. C+E, reagują na peak season bez opóźnień.
HoReCa (zakwaterowanie i gastronomia). To branża, która przychodzi na myśl jako pierwsza w przypadku sezonowości. GUS wskazuje, że zatrudnienie w zakwaterowaniu i gastronomii wzrosło rok do roku o 2,3% – jednej z nielicznych sekcji z dodatnim wynikiem w I kwartale 2026 r. Elastyczne formy pracy to podstawa tej branży, między innymi ze względu na możliwość skalowanie zespołów bez ryzyka wynikającego z nieoczekiwanego spadku rezerwacji.
6. Jak Intraservis pomaga firmom zbudować elastyczną strukturę kadrową
Optymalizacja kosztów pracy przez elastyczne zatrudnienie nie jest możliwa bez partnera, który rozumie specyfikę branż. Intraservis Group działa na polskim oraz zagranicznym rynku pracy jako agencja zatrudnienia, posiadająca ponad 11 letnie doświadczenie i łącząca pracodawców z pracownikami w branżach produkcyjnej, logistycznej, spożywczej i usługowej.
Posiadamy zdolności szybkiego reagowania na zmiany: dostarczania pracowników tymczasowych w modelu zgodnym z ustawą o zatrudnieniu pracowników tymczasowych, zarządzania dokumentacją kadrową oraz zapewnienia ciągłości obsady w zawodach deficytowych – tam, gdzie rekrutacja bezpośrednia może trwać tygodnie.
Dzięki współpracy z Intraservis, firmy które wdrożyły hybrydowy model zatrudnienia, zyskały elastyczność oraz przewidywalność kosztów. Obie te cechy są realną przewagą konkurencyjną w czasach rosnącej presji płacowej i niepewności makroekonomicznej.
Podsumowanie
Elastyczność zatrudnienia należy traktować jako element strategii firmy, a nie wybór w przypadku kryzysu. Ze względu na rosnące wynagrodzenia, zdecydowanie mniejsze zasoby pracowników i niestabilną koniunkturę, połączenie stałego zatrudnienia i elastycznych form pracy daje pracodawcy rzeczywistą przewagę.
FAQ
1. Czy elastyczne zatrudnienie jest droższe niż etat? Przy uwzględnieniu pełnych kosztów etatu (ZUS pracodawcy, urlopy, zwolnienia, odprawy) i zmienności zamówień – w wielu przypadkach nie. Kluczowe jest porównanie całkowitego kosztu zatrudnienia z kosztem agencyjnym w danym horyzoncie czasowym.
2. Jak długo agencja może delegować pracownika tymczasowego do jednego pracodawcy użytkownika? Ustawa o zatrudnieniu pracowników tymczasowych określa limit 18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych. Przekroczenie tego limitu rodzi ryzyko prawne – zarówno dla agencji, jak i pracodawcy użytkownika.
3. W jakich branżach elastyczność zatrudnienia sprawdza się najlepiej? Najlepiej udokumentowane efekty obserwuje się w produkcji, logistyce i magazynowaniu, gastronomii i HoReCa, budownictwie oraz handlu – wszędzie tam, gdzie popyt jest zmienny sezonowo lub cyklicznie.
4. Jak zacząć wdrożenie elastycznego modelu kadrowego w firmie? Pierwszym krokiem jest analiza zmienności zapotrzebowania na pracowników w ciągu roku oraz identyfikacja stanowisk, które można bezpiecznie obsadzać pracownikami tymczasowymi bez strat dla jakości procesu. Następnie warto wybrać partnera agencyjnego z doświadczeniem w danej branży i zawrzeć umowę ramową regulującą warunki współpracy.
5. Czy pracownicy tymczasowi mają takie same prawa co etatowi? W zakresie warunków pracy i płacy – tak. Ustawa gwarantuje im co najmniej równoważne wynagrodzenie i warunki pracy jak pracownicy porównywalni u pracodawcy użytkownika. Różnice dotyczą głównie kwestii formalnych (stosunek pracy z agencją, nie z pracodawcą użytkownikiem).
