Praca przy wielu stanowiskach, zwłaszcza na produkcji, w magazynie, logistyce czy branży HoReCa nie wymaga doświadczenia. Dodatkowo, część ważnych kompetencji, można zbudować już podczas wdrożenia. Natomiast żeby zatrudnienie pracownika faktycznie działało, ważne jest nie tylko przygotowanie kandydata do pracy, ale również samego stanowiska.
W artykule
- Czy każde stanowisko wymaga wcześniejszego doświadczenia?
- Których kompetencji można nauczyć już po zatrudnieniu?
- Jak powinna wyglądać dobra instrukcja stanowiskowa?
- Co decyduje o skutecznym wdrożeniu nowego pracownika?
- Kiedy nowy pracownik powinien osiągnąć pełną wydajność?
- Jak uprościć wdrożenie pracowników zagranicznych?
- Dlaczego przygotowanie stanowiska poszerza pulę kandydatów?
- FAQ
1. Brak doświadczenia nie jest problemem na każdym stanowisku
Kandydaci bez doświadczenia nie mogą pracować na każdym stanowisku. Gdy praca wymaga specjalistycznych uprawnień lub podejmowania decyzji wpływających na bezpieczeństwo, to konieczne jest wcześniejsze przygotowanie zawodowe. Sprawa natomiast wygląda inaczej w przypadku powtarzalnych czynności.
Idealnym przykładem będzie praca przy pakowaniu gotowych produktów. Pracownik pobiera produkt z linii, sprawdza oznaczenie, umieszcza go w odpowiednim opakowaniu i odkłada w wyznaczone miejsce. Taka praca wymaga wdrożenia, a nie doświadczenia, a każdy etap można pokazać i przećwiczyć bez większego ryzyka.
W przypadku takiego stanowiska, wymaganie doświadczenia, może w znaczący sposób ograniczyć liczbę kandydatów, a jednocześnie mieć zerowy lub niewielki wpływ na poprawę jakości wykonywanej pracy. Dlatego tak istotne jest to, aby firma przed rozpoczęciem rekrutacji ustaliła, nie tylko kogo chce zatrudnić, ale przede wszystkim czego naprawdę wymaga dane stanowisko.
Ten temat jest również związany z wcześniejszym artykułem, który dotyczył tego, czy wszystkie wymagania wobec kandydatów są rzeczywiście potrzebne. W tamtym przypadku analizowaliśmy profil kandydata. Natomiast tutaj najważniejsze jest inne pytanie: czy firma jest przygotowana na to, żeby części potrzebnych kompetencji nauczyć już po zatrudnieniu?
2. Nie wszystkie kompetencje muszą być gotowe pierwszego dnia
Najprostszym rozwiązaniem jest podzielenie wymagań na dwie grupy.
| Kandydat powinien posiadać przed rozpoczęciem pracy | Tego można nauczyć podczas wdrożenia |
| wymagane uprawnienia lub kwalifikacje | obsługi konkretnego skanera lub prostego urządzenia |
| predyspozycje potrzebne do bezpiecznego wykonywania pracy | standardu pakowania obowiązującego w zakładzie |
| wymagany poziom komunikacji | sposobu raportowania błędów |
| kompetencje, których nie można szybko uzupełnić | organizacji konkretnego stanowiska |
| wiedzę specjalistyczną, jeśli rzeczywiście jest konieczna | kontroli produktu według ustalonego wzoru |
Dzięki temu podziałowi, możemy zmienić sposób patrzenia na rekrutację. W tym wypadku, firma nie obniża wymagań lecz ustala, które są niezbędne przed zatrudnieniem, a które można zbudować podczas onboardingu. To szczególnie ważne na stanowiskach magazynowych oraz produkcyjnych, ponieważ dwa podobnie nazwane stanowiska w różnych zakładać mogą wymagać innych cech i umiejętności.
Nawet osoba, która posiada doświadczenie na magazynie nie musi znać sposobu obsługi konkretnego skanera, systemu kompletacji czy organizacji stref stosowanych przez nowego pracodawcę. Część wdrożenia i tak będzie więc potrzebne, dlatego doświadczenie nie powinno automatycznie zastępować analizy rzeczywistych obowiązków.
3. Dobre wdrożenie powinno zmniejszać liczbę rzeczy, których pracownik musi się domyślać
Ogromnym, a jednocześnie rzadko poruszanym problemem przy wdrażaniu nowych pracowników jest wiedza, którą bieżący zespół posiada, ale nigdy nie została jasno opisana. Doświadczony pracownik wie, gdzie odłożyć produkt z błędnym oznaczeniem, po czym rozpoznać nieprawidłowe opakowanie i kiedy zatrzymać proces. Po kilku miesiącach pracy wykonuje część tych czynności niemal automatycznie, natomiast nowa osoba jeszcze nie wie co i jak.
Z tego powodu dobra instrukcja stanowiskowa nie powinna jedynie opisywać obowiązków. Powinna przede wszystkim pokazywać, jak wygląda prawidłowe wykonanie zadania. Przy prostych procesach może wystarczyć kilka elementów: kolejność czynności, zdjęcie poprawnego rezultatu, przykład typowego błędu oraz jasna informacja, kiedy należy poprosić o pomoc. Dobrze sprawdzają się tutaj krótkie materiały wizualne typu one point lesson, zdjęcia produktów czy oznaczenia kolorystyczne.
Takie podejście ma również uzasadnienie w badaniach nad onboardingiem. Metaanaliza opublikowana w Journal of Applied Psychology, obejmująca 70 niezależnych prób nowych pracowników, wskazała, że jasna rola, poczucie własnej skuteczności i akceptacja społeczna są niezwykle ważnymi elementami procesu adaptacji oraz są powiązane m.in. z wynikami pracy, satysfakcją i pozostaniem w firmie. Innymi słowy, nowy pracownik powinien możliwie szybko wiedzieć co ma zrobić, jak ma to zrobić i po czym pozna, że zrobił to prawidłowo.
4. Samo pokazanie pracy nie wystarczy
Nawet najlepiej przygotowane punkty na papierze lub ilustracje nie zastąpią człowieka, który dobrze poprowadzi wdrożenie. Przegląd badań dotyczący formalnego onboardingu informuje, że duże znaczenie ma nie tylko szkolenie w miejscu pracy, ale również obserwacja doświadczonych pracowników, wsparcie oraz regularne sprawdzanie postępów. Autorzy zwracają uwagę na na jeden konkretny element skutecznego szkolenia:
“the newcomer should be given on-the-job training”
Choć wskazówka jest krótka, to w dobry sposób oddaje problem, który występuje w wielu procesach operacyjnych. Nowy pracownik nie powinien jedynie stanąć obok bardziej doświadczonej osoby i obserwować jej przez kilka minut. Znacznie lepiej działa prosty, powtarzalny schemat:
pokaz procesu → próbne wykonanie → korekta → kolejna próba → samodzielna praca pod nadzorem → ocena
Istotne jest to, aby firma wcześniej określiła, kto odpowiada za przeprowadzenie wdrożenia. Gdy każdego dnia szkolenie przeprowadza inna osoba, to każdorazowo nowi pracownicy mogą otrzymywać różne instrukcje na temat stanowiska. Może to być spowodowane indywidualnymi przyzwyczajeniami personelu. Jeśli w poniedziałek rozpoczyna pracę 20 nowych osób, nie wystarczy przygotować dla nich miejsc przy linii. Trzeba również mieć możliwość realnego wdrożenia 20 osób.
5. Pierwszym celem nie powinna być pełna wydajność
Błędem będzie porównywanie tempa nowego pracownika z osobą, która jest na stanowisku już np. pół roku. Nowa osoba musi jednocześnie poznać produkt, kolejność czynności, rozmieszczenie materiałów, system, zasady bezpieczeństwa i sposób komunikacji z zespołem, więc dodatkowa presja nie przyniesie korzyści.
W początkowych etapach najważniejsze jest, aby zadanie było wykonane prawidłowo i bezpiecznie. Dopiero następnym krokiem, może być wymaganie dotyczące zwiększenia tempa. To szczególnie ważne w pracach, gdzie pominięcie jednego elementu procesu, może w znaczący sposób wpływać na jakość np. produktu.
Weźmy za przykład pracownika, którego zadanie jest kompletacja zamówienia. W pierwszych godzinach pracy, będzie się on uczył lokalizacji produktów oraz obsługi skanera. Gdy trafi do niego komunikat “musisz to robić szybciej”, jego proces kontrolny może zostać zaburzony, a kilka zaoszczędzonych sekund może doprowadzić do błędnej wysyłki i konieczności obsługi zwrotu.
Dobrze przygotowane stanowisko powinno więc określać również moment osiągnięcia samodzielności. Firma może obserwować np. czas potrzebny do samodzielnego wykonywania podstawowych zadań, liczbę błędów podczas pierwszych zmian czy wynik sprawdzenia umiejętności po szkoleniu.
6. Proste instrukcje są szczególnie ważne przy pracownikach zagranicznych
W przedsiębiorstwach, które zatrudniają osoby z różnych krajów dobre przygotowanie stanowiska nabiera dodatkowego znaczenia. W takich miejscach istotną rolę odgrywa również znajomość języka, ponieważ może to wpływać na liczbę sytuacji, w których prawidłowe wykonanie zadania zależy od zrozumienia długiego, skomplikowanego wyjaśnienia.
Jeśli pracownik ma odkładać produkt z czerwonym oznaczeniem do osobnej strefy, można powiedzieć mu o tym ustnie. Można też jednocześnie pokazać produkt, oznaczyć miejsce tym samym kolorem i przećwiczyć sytuację podczas szkolenia. Im mniej miejsca pozostaje na interpretację, tym mniejsze ryzyko błędu.
Dotyczy to zresztą nie tylko cudzoziemców, ponieważ proste instrukcje, materiały wizualne i jednoznaczne kryteria pomagają każdej osobie rozpoczynającej pracę. Natomiast jeżeli kilka kolejnych pracowników popełnia dokładnie ten sam błąd, to nie zawsze oznacza to serię nietrafionych rekrutacji. Czasami warto sprawdzić, czy problem nie znajduje się w samym sposobie przekazywania informacji.
Przygotowanie stanowiska może zwiększyć dostępność kandydatów
Otwarcie stanowiska na osoby bez doświadczenia nie powinno oznaczać rezygnacji z jakości. Firma może nadal wymagać odpowiednich predyspozycji, komunikacji, uprawnień czy kompetencji potrzebnych do bezpiecznej pracy. Jednocześnie nie musi odrzucać kandydatów tylko dlatego, że nigdy wcześniej nie pracowali przy dokładnie takiej samej linii, produkcie czy systemie.
Warunkiem jest możliwość nauczenia ich pozostałych elementów. Dobrze przygotowane stanowisko daje więc firmie dwie korzyści. Poszerza pulę kandydatów, a jednocześnie porządkuje sposób wdrażania każdej kolejnej osoby.
W Intraservis możemy pomóc już na etapie określania profilu kandydata. Jeśli znamy rzeczywisty zakres pracy, możemy wspólnie oddzielić kompetencje konieczne przed rozpoczęciem zatrudnienia od tych, które można zdobyć podczas wdrożenia.
Powiedz nam, czego wymaga dane stanowisko, a pomożemy znaleźć osoby posiadające odpowiednie predyspozycje i gotowe nauczyć się pozostałych obowiązków już w zakładzie.
FAQ
Czy warto zatrudniać pracowników bez doświadczenia?
Tak, jeśli charakter stanowiska pozwala na bezpieczne nauczenie obowiązków podczas wdrożenia. Dotyczy to szczególnie części powtarzalnych prac w produkcji, magazynach, logistyce, przetwórstwie czy HoReCa.
Jak przygotować onboarding pracownika bez doświadczenia?
Proces powinien obejmować pokaz zadania, próbne wykonanie, korektę, ponowną próbę oraz samodzielną pracę pod nadzorem. Ważne jest również określenie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie oraz jasnych kryteriów samodzielności.
Czy nowy pracownik powinien od razu realizować pełną normę?
Najpierw należy potwierdzić prawidłowe i bezpieczne wykonywanie zadania. Tempo można zwiększać wraz z opanowaniem procesu i osiąganiem samodzielności.
Jakie stanowiska najłatwiej otworzyć na osoby bez doświadczenia?
Przede wszystkim takie, w których zadania są powtarzalne, proces można jasno podzielić na etapy, wynik pracy jest łatwy do oceny, a bezpiecznego wykonywania obowiązków można nauczyć podczas odpowiedniego szkolenia.
